Trưởng phòng Hành chính tổng hợp

Mô tả Công việc
1.Quản lý công tác hành chính - văn phòng
Xây dựng, ban hành và kiểm soát việc thực hiện các quy trình, quy định hành chính.
Quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ hồ sơ, công văn đi - đến.
Quản lý con dấu, hồ sơ pháp lý, giấy phép và các tài liệu hành chính của Công ty.
Tổ chức công tác lễ tân, tiếp khách, hậu cần các cuộc họp và sự kiện nội bộ.
Đảm bảo môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp và tuân thủ nội quy Công ty.
2.Quản lý tài sản, cơ sở vật chất
Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ và văn phòng phẩm.
Xây dựng kế hoạch mua sắm, bảo trì, sửa chữa và thay thế tài sản.
Kiểm kê tài sản định kỳ và kiểm soát việc sử dụng tài sản hiệu quả.
Giám sát tình trạng văn phòng, hệ thống điện, nước, internet, máy lạnh và các hạng mục liên quan.
3.Quản lý chi phí hành chính
Lập và quản lý ngân sách hành chính hàng năm.
Kiểm soát chi phí văn phòng, điện nước, thuê mặt bằng, dịch vụ và các chi phí vận hành khác.
Đề xuất các giải pháp tiết kiệm và tối ưu chi phí hành chính.
4.Công tác mua sắm và quản lý nhà cung cấp
Tổ chức lựa chọn, đánh giá và quản lý nhà cung cấp.
Đàm phán các điều khoản thương mại, hợp đồng dịch vụ hành chính.
Theo dõi chất lượng dịch vụ và hiệu quả hợp tác với nhà cung cấp.
Đảm bảo việc mua sắm tuân thủ quy định và ngân sách được phê duyệt.
5.Quản lý an toàn, an ninh và PCCC
Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và an ninh văn phòng.
Tổ chức kiểm tra, diễn tập và đào tạo định kỳ về PCCC.
Phối hợp xử lý các tình huống khẩn cấp, sự cố phát sinh tại nơi làm việc.
6.Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ
Lập kế hoạch và tổ chức các chương trình nội bộ, hội nghị, hội thảo, teambuilding, lễ kỷ niệm.
Quản lý công tác hậu cần phục vụ các sự kiện của Công ty.
Phối hợp với các phòng ban để nâng cao trải nghiệm nhân viên.
7.Quản lý nhân sự thuộc phòng Hành chính
Phân công, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng.
Đào tạo, hướng dẫn và phát triển đội ngũ hành chính.
Xây dựng kế hoạch nhân sự và cải tiến quy trình vận hành phòng ban.
8.Công tác đối ngoại và hỗ trợ pháp lý hành chính
Làm việc với cơ quan nhà nước, chủ tòa nhà, đơn vị dịch vụ và đối tác liên quan.
Theo dõi các giấy phép hành chính, hồ sơ pháp lý phục vụ hoạt động doanh nghiệp.
Hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính phát sinh theo yêu cầu của Công ty.