Nhờ sự phát triển công nghệ thông tin ngày càng mạnh mẽ mà việc trao đổi công việc qua email. các phương tiện truyền thông xã hội trở nên phổ biến và mang đến hiệu quả cao. Cùng với đó, các ứng dụng này không chỉ giới hạn sử dụng phiên bản trên máy tính, laptop mà còn mở rộng với cả điện thoại thông minh. Vì vậy, người dùng có thể gửi email công việc ngay trên điện thoại nhanh chóng. Tuy nhiên, bạn cần biết
cách viết email công việc đúng chuẩn để dù viết trên điện thoại hay máy tính cũng thực hiện đúng để cho thấy sự chuyên nghiệp của mình nhé.
Làm thế nào để viết email trên điện thoại chuyên nghiệp?
Viết email trên điện thoại thông minh như thế nào?
Dưới đây, là một số cách viết email chuyên nghiệp trên điện thoại thông minh do Joboko.com biên soạn:
- Viết tiêu đề ngắn gọn nhưng vẫn phải đảm bảo bao quát tất cả nội dung quan trọng.
- Tất cả các từ ngữ trong email đều phải có ý nghĩa rõ ràng, mạch lạc và tập trung thể hiện ý chính.
- Lưu ý tới cách trình bày. Email được gửi từ máy tính sẽ được hiển thị như thế nào trên điện thoại thông minh? Bạn cần phải lưu ý tới font chữ, cỡ chữ, khoảng cách giữa các dòng, ký tự đặc biệt,... khi soạn email.
- Đừng bắt người nhận phải download file đính kèm, hãy paste nội dung trực tiếp vào email. Giả sử bạn đang gửi bản thảo chương trình cho một ai đó với mong muốn người đó sẽ gửi cho bạn phản hồi nhanh nhất từ điện thoại thông minh. Hãy viết chủ để email thật rõ ràng, một vài câu ghi chú ngắn gọn và đính kèm bản thảo.
- Sau đó, hãy paste toàn bộ nội dung bản thảo vào phần nội dung email, phía dưới phần ghi chú và kiểm tra lại định dạng để nó không bị trùng với phần ghi chú. Cách viết email như này sẽ cho phép người nhận xem toàn bộ nội dùng tài liệu mà không cần phải mở hoặc tải file đính kèm. Bạn có thể không nhận thấy nhưng điều này sẽ đặc biệt hữu ích khi mà người nhận đang bận hoặc đang trên đường di chuyển. Nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm pin và tránh việc phải tải tài liệu xuống. Khi thiết bị không hỗ trợ xem trước hoặc tải xuống, nếu bạn chỉ đính kèm tài liệu mà không viết trong phần nội dung, thì việc gửi email của bạn coi như vô ích.
- Đảm bảo tính chuyên nghiệp của email gửi đi từ thiết bị di động. Hãy nhớ rằng kể cả khi bạn tranh thủ trả lời nhanh email qua điện thoại khi đang họp, thì người nhận vẫn có thể sẽ đọc nó trên máy tính. Vì thế, bất cứ lỗi sai nào cũng sẽ được hiển thị rõ nét trên màn hình lớn. Bạn đã bao giờ nhận được một email ngắn ngủn, cẩu thả từ một người nào đó và thắc mắc tại sao người đó lại có thể viết một email tồi tệ như vậy? Và, bạn nhận ra rằng nó có thể đã được gửi vội vàng từ điện thoại. Phải thừa nhận rằng nhiều thiết bị di động không có chức năng kiểm tra chính tả giống như máy tính, vậy nên việc xảy ra lỗi là điều khá thường xuyên. Đó cũng là lý do mà đôi lúc bạn sẽ thấy trong email dòng chữ “Sent from iPhone” (được gửi từ iPhone).
Hướng dẫn cách viết email trên điện thoại thông minh chuyên nghiệp
Tuy nhiên, cho dù bạn gửi email từ đâu và sử dụng cách bào chữa nào, thì đây vẫn là một cách phản ánh con người bạn. Vậy nên, đừng lấy lý do gửi email từ điện thoại để bào chữa cho sự cẩu thả của mình. Tốt nhất, bạn nên dành vài phút kiểm tra chính tả, cách trình bày,... trước khi gửi để đảm bảo tin nhắn của bạn hoàn hảo và không có bất cứ lỗi nào cả. Hãy coi đây là một cách để phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Trong kinh doanh, đọc email trên điện thoại thông minh cũng chỉ là giải pháp tình thế. Những email công việc quan trọng thường được đọc và giải quyết trên máy tính hoặc những thiết bị được cài đặt ứng dụng khác. Tuy nhiên, những email qua điện thoại sẽ vẫn phản ánh tính cách, sự chuyên nghiệp của bạn và nó sẽ để lại ấn tượng sâu sắc đối với người nhận, đặc biệt khi đó là đối tác hay cấp trên của bạn. Chính vì vậy, bạn cần nắm được
5 quy tắc viết email gửi đối tác để tránh bị "mất điểm" và làm hỏng mối quan hệ tốt đẹp nhé.