Câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng Hành chính Nhân sự

Nhân lực là một trong những nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp, do đó, người quản lý hành chính nhân sự đóng vai trò then chốt. Tuỳ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, người đứng đầu bộ phận có thể được gọi là trưởng phòng/giám đốc hành chính nhân sự. Họ chịu trách nhiệm cho tất cả các vấn đề liên quan tới tuyển dụng, nhân sự, quản lý hành chính và xây dựng văn hoá doanh nghiệp.

Cách trả lời những câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng hành chính nhân sự phổ biến

Bởi vì tính chất quan trọng của vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự, các công ty thường rất gắt gao trong quá trình tuyển dụng. Ngoài bản CV đẹp, ứng viên phải gây được ấn tượng tốt với trong cuộc phỏng vấn, thể hiện phong thái tự tin, khả năng lãnh đạo, sự am hiểu các quy định và phản ứng, xử lý tốt tình huống phát sinh.

I. Câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng hành chính nhân sự hay và gợi ý trả lời

1. Thời gian tới, công ty muốn tăng cường quỹ phúc lợi cho nhân viên để thúc đẩy họ làm việc, cống hiến. Là trưởng phòng hành chính nhân sự, bạn có ý tưởng gì cho câu hỏi này?​
Một phần chính công việc của trưởng phòng hành chính nhân sự là quản lý hành chính và hỗ trợ tối đa cho nhân viên với những điều kiện phúc lợi tốt hơn. Trưởng phòng cũng là người đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nhận được các đặc quyền mà công ty đã hứa.
Câu hỏi này được đề cập đến để đánh giá ứng viên tiềm năng có hiểu được tầm quan trọng của việc thúc đẩy nhân viên và biết cách duy trì nó hay không. Những gì bạn nên đề cập đến trong câu trả lời:

• Hiểu được những giá trị, điều kiện mà nhân viên coi trọng.
• Đưa ra ví dụ về đặc quyền hoặc phúc lợi cụ thể.
• Các bước để thực hiện.

Gợi ý trả lời: "Hầu hết mọi người đều muốn những nỗ lực, đóng góp của mình được ghi nhận. Do đó, những khoản tiền thưởng hoặc thêm ngày nghỉ phép, tuyên dương trong cuộc họp,... có thể là ý tưởng tốt để giúp nhân viên cảm thấy có động lực và gắn bó hơn với công ty. Những phần thưởng có thể không nhiều nhưng họ sẽ thấy rằng mình được coi trọng và sẵn sàng cống hiến nhiều hơn".
2. Là một trưởng phòng hành chính nhân sự, bạn có thể sẽ phải giải quyết tranh chấp giữa một số nhân viên với nhau. Theo bạn, cách xử lý phù hợp nhất là gì?
Môi trường tập thể luôn tồn tại những nguy cơ tranh chấp hoặc xung đột. Trên cương vị một trưởng phòng hành chính nhân sự, giải quyết vấn đề phát sinh giữa nhân viên với nhau một cách chuyên nghiệp là trách nhiệm của bạn.
Thông qua nhiều phương pháp khác nhau, bạn phải xác định chính xác vấn đề, nguyên nhân, diễn biến và phân định đúng sai. Lý tưởng nhất là bạn phải giúp cả hai bên cảm thấy hài lòng và không để tình trạng tương tự tái diễn. Câu trả lời của bạn nên bao gồm các ý sau:

• Kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời.
• Giao tiếp rõ ràng, hiệu quả.
• Có kiến thức tâm lý học, biết xoa dịu những nhân viên đang ở trong điều kiện tiêu cực.

Gợi ý trả lời: "Tôi sẽ lắng nghe riêng cả 2 bên tham gia tranh chấp để hiểu quan điểm của từng người. Bên cạnh đó tôi cũng sẽ xử lý theo quy định, chính sách nội bộ của công ty. Ở vai trò trưởng phòng hành chính nhân sự, tôi luôn nỗ lực đảm bảo giải quyết công bằng, không để nhân viên có sự bất mãn, nghi ngờ về sau".

Trưởng phòng hành chính nhân sự là vị trí không phải ai cũng có thể đảm nhận

3. Trưởng phòng hành chính nhân sự phải tuân thủ luật lao động, bảo hiểm và các quy định nội bộ của doanh nghiệp. Bạn kiểm soát quy trình này như thế nào?
Các trưởng phòng hành chính nhân sự giải quyết tranh chấp giữa nhân viên với nhau. Tuy nhiên, một phần công việc khác của bạn là bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và công ty. Việc am hiểu luật pháp, quy định và gương mẫu thực thi, truyền đạt, phổ biến cho nhân viên rất quan trọng. Đó là phương pháp tốt nhất để hạn chế tranh chấp về quyền lợi và tăng hiệu suất công việc.
Câu trả lời của ứng viên trưởng phòng hành chính nhân sự cần đề cập đến một số nội dung như sau:

• Các quy trình thực hiện để xử lý khiếu nại, tranh chấp về quyền lợi giữa người lao động với doanh nghiệp.
• Khả năng đảm bảo nhân viên và doanh nghiệp đều tuân thủ luật pháp, quy định.
• Kế hoạch cập nhật, thay đổi các quy định nội bộ khi cần thiết.

Gợi ý trả lời: "Ngay trong quá trình theo học chuyên ngành Quản trị Nhân sự trong trường đại học, tôi đã đọc và ghi nhớ những nội dung trong luật lao động, bảo hiểm. Sau này, khi làm việc 5 năm trong lĩnh vực hành chính nhân sự, tôi không ngừng nỗ lực và tích luỹ kiến thức qua các trường hợp thực tế.
Khi xảy ra tranh chấp về lợi ích, điều đầu tiên tôi làm là tìm hiểu nguyên nhân vấn đề và trao đổi dựa trên giấy tờ hai bên đã ký kết. Ngoài ra, tôi cũng cho rằng việc hoà giải là nhẹ nhàng và có lợi nhất cho cả người lao động và công ty".
4. Doanh nghiệp nào cũng có định hướng phát triển văn hóa công ty rõ ràng. Với bạn, văn hoá công ty có ý nghĩa như thế nào và bạn thúc đẩy nó phát triển như thế nào?
Doanh nghiệp mà bạn ứng tuyển có thể có một nền văn hóa công ty được xây dựng trong nhiều năm, tập trung vào một loạt các giá trị cũng như mục tiêu chuyên nghiệp, cụ thể. Khi trả lời câu hỏi này của nhà tuyển dụng, bạn không nên nói quá chủ quan. Hãy chủ động đề cập đến việc tìm hiểu và làm quen với văn hoá hiện tại, sau đó tìm cách duy trì và mở rộng nó.

Gợi ý trả lời: "Qua những thông tin tự tìm hiểu, tôi có thể thấy rằng công ty mình có văn hoá công ty vô cùng tích cực, hướng đến xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng cởi mở, đánh giá cao sự chính trực, kiên trì và trung thành. Nếu may mắn trúng tuyển, tôi sẽ dành thời gian tìm hiểu và hoà nhập với môi trường, sau đó tìm cách mở rộng, phát triển các giá trị này và sử dụng chúng để cải thiện tỷ lệ hài lòng của nhân viên".

Nhà tuyển dụng luôn chú trọng tuyển trưởng phòng hành chính nhân sự chất lượng cao

5. Theo bạn, trưởng phòng hành chính nhân sự nên ưu tiên những loại chính sách nhân viên nào? Tại sao chúng quan trọng và bạn dự định phác thảo chúng như thế nào để đảm bảo các nhân viên đều tuân thủ?
Trưởng phòng hành chính nhân sự triển khai thực hiện các chính sách khác nhau, có thể ảnh hưởng đến tương tác hàng ngày giữa các nhân viên tại công ty. Một người quản lý tốt sẽ tự biết đánh giá xem chính sách nhân viên nào hiệu quả nhất và làm thế nào có thể tích hợp chúng vào công ty một cách nhanh chóng.
Câu trả lời cần thể hiện được kiến thức về cung ứng nguồn nhân lực trong mối tương quan với mục tiêu nhân sự của công ty. Đừng quên đề cập đến nội dung sau:

• Khả năng ưu tiên các chính sách làm việc theo thứ tự quan trọng.
• Phân tích chính sách nào có lợi cho công ty.
• Các bước thực hiện chính sách.

Gợi ý trả lời: "Dựa trên sứ mệnh và giá trị mà công ty coi trọng, định hướng, tôi sẽ đưa ra một số ý tưởng thực tiễn cho các chính sách mới có thể mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Về cơ bản, mọi chính sách đều xoay quanh việc nhân viên hài lòng, nỗ lực nhiều hơn, trong khi công ty có thể dẫn dắt tất cả cùng hướng tới mục tiêu chung".

II. Một số câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng hành chính nhân sự khác

6. Bạn làm thế nào để xác định mức lương cho một vị trí tuyển dụng, đảm bảo phù hợp với dự toán ngân sách ban đầu?
7. Bạn đã bao giờ phải đề xuất định mức cho các gói bồi thường? Bạn tính toán bằng cách nào?
8. Bạn dùng phương pháp nào để xác định được các ứng viên đáp ứng đủ yêu cầu về trình độ, kỹ năng và phù hợp với vai trò tuyển dụng, văn hoá công ty?
9. Bạn đã bao giờ tính toán và đề xuất thay đổi mức lương của nhân sự?
10. Bạn dùng hệ thống nào để quản lý nhân tài? Tại sao?

Luyện tập trả lời các câu hỏi phỏng vấn phổ biến sẽ giúp bạn gia tăng sự tự tin

11. Hãy cho tôi biết về một số sáng kiến mà bạn đã đưa ra trước đây để giúp phát triển văn hóa công ty theo hướng tích cực.
12. Với bạn, văn hóa công ty lý tưởng nên được định hướng như thế nào? Bạn sẽ làm gì để thúc đẩy phát triển văn hoá công ty tích cực?
13. Bạn có nghĩ rằng văn hóa công ty và hiệu suất công việc của nhân viên liên quan với nhau hay không? Hãy giải thích nhận định của mình.
14. Bạn làm thế nào để đảm bảo sàng lọc ứng viên của phòng nhân sự đáp ứng được yêu cầu cụ thể của từng phòng ban, bộ phận khác?
15. Bạn đã bao giờ phải xử lý một tình huống mà trong đó một hoặc một nhóm nhân viên phân biệt đối xử với nhân viên khác? Bạn đã xử lí tình huống đó như thế nào?
16. Bạn có nghĩ rằng các hoạt động ngoài văn phòng giúp xây dựng môi trường làm việc lành mạnh hơn hay không?
17. Theo bạn, công nghệ nào là quan trọng nhất để điều hành bộ phận tuyển dụng hiệu quả?
18. Bạn thích tự quản lý toàn bộ chức năng tuyển dụng hay hỗ trợ thuê ngoài?
19. Trước đây, bạn đã bao giờ phải dẫn dắt xây dựng một thương hiệu nhà tuyển dụng hay chưa? Bạn đã thực hiện những hành động nào để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực?
20. Bạn hãy mô tả quy trình bạn sử dụng để đào tạo nhân viên trong bộ phận của bạn chuyên nghiệp hơn trong tuyển dụng.

MỤC LỤC BÀI VIẾT:
I. Câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng hành chính nhân sự hay và gợi ý trả lời
II. Một số câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng hành chính nhân sự khác