Câu hỏi tình huống Nhân viên Xuất nhập khẩu và cách trả lời hay nhất

Phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu là một quá trình đầy thử thách bởi chính tính chất khó khăn, phức tạp của công việc này. Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu là điều phối chuỗi cung ứng và vận dụng công nghệ logistics để tối ưu quy trình xuất nhập khẩu cũng như sử dụng hiệu quả mọi nguồn tài nguyên của công ty. Trong quá trình làm việc, họ sẽ phải hợp tác, liên kết với nhiều bên khác nhau trong chuỗi cung ứng; vì thế, sự linh hoạt và kỹ năng giải quyết vấn đề là cực kỳ cần thiết. Đó cũng là lý do tại sao nhà tuyển dụng thường xuyên đặt ra các câu hỏi tình huống cho nhân viên xuất nhập khẩu trong quá trình phỏng vấn.

Những câu hỏi tình huống nhân viên xuất nhập khẩu thường gặp

I. Câu hỏi tình huống phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu và gợi ý trả lời​

1. Tình huống khó khăn nhất mà bạn gặp phải khi làm nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Bạn đã giải quyết nó như thế nào?

Lý do nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi này là để tìm hiểu quan điểm và cách tiếp cận các tình huống khác nhau của bạn trong công việc. Hãy lấy ví dụ về một tình huống khó khăn mà bạn đã từng gặp phải. Tuy nhiên, khó khăn đó phải là do tác động bên ngoài, không phải do bạn tạo ra thì mới có thể làm nổi bật được kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn.
Gợi ý trả lời: "Trong 2 năm làm nhân viên xuất nhập khẩu, tôi từng nhiều lần phải đối diện với những khó khăn trong công việc, đáng kể nhất là việc xảy ra vài tháng trước. Lô hàng công ty nhập khẩu từ Hàn Quốc về bất ngờ xảy ra vấn đề vận chuyển và thủ tục, có thể không đến kịp thời. Trong khi thời hạn bàn giao trong hợp đồng đã đến, công ty có thể phải đền bù một số tiền rất lớn. Lúc đó, tôi đã cố gắng dùng mọi quan hệ mình có và làm việc với cơ quan hải quan, đơn vị vận chuyển tại Việt Nam. Ngay sau khi tàu cập bến và kiểm tra hàng hóa hoàn tất, hàng đã được chuyển đến tay khách hàng kịp thời, tránh thất thoát khoảng 5 tỷ đồng".

2. Đâu là quyết định sáng suốt nhất của bạn trong quá trình làm việc nhân viên xuất nhập khẩu? Điều gì đã khiến bạn đưa ra quyết định này?

Câu trả lời của bạn cần phải làm nổi bật được khả năng tổng hợp và phân tích thông tin liên quan của bạn, cách bạn cân nhắc một vài quyết định khác nhau và rồi đưa ra quyết định cuối cùng.
Gợi ý trả lời: "Không dễ để nhận định đâu là quyết định sáng suốt nhất vì thực tế công việc của tôi trong vai trò nhân viên xuất nhập khẩu không có quá nhiều biến động. Tôi làm việc theo quy trình chuyên nghiệp, luôn cố gắng và được hỗ trợ kịp thời. Để nói, có lẽ tôi hài lòng nhất với việc thi lấy chứng chỉ IELTS và học thêm về thư tín thương mại. Tất cả chúng đều hữu ích và được ứng dụng thực tế vào công việc của tôi".

3. Thành tích tốt nhất của bạn khi làm công việc nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Bạn nhận ra được điều gì sau khi đạt được thành tích xuất sắc như vậy?

Câu hỏi phỏng vấn xuất nhập khẩu này cũng tương tự như câu "Điểm mạnh lớn nhất của bạn là gì?" Hãy chọn một thành tích có thể chứng minh được năng lực của bạn trong công việc hoặc một dự án thành công mà trong đó bạn đóng vai trò chủ chốt. Bạn có thể đã đạt được rất nhiều thành tích trong những năm qua nhưng khi phỏng vấn, hãy chọn một ví dụ nổi bật nhất và có liên quan nhất. Hầu hết trong CV xin việc nhân viên xuất nhập khẩu có thể bạn đã nói đến thành tích của bản thân, đây có thể là câu hỏi mà nhà tuyển dụng đánh giá mức độ thành thật của bạn.

Gợi ý trả lời: "Chỉ sau hơn 2 năm bước chân vào một ngành nghề cạnh tranh như xuất nhập khẩu, tôi đã vinh dự được công ty tặng danh hiệu nhân viên xuất sắc và thăng tiến lên làm leader. Mặc dù đó chưa phải mục tiêu sự nghiệp cuối cùng của tôi nhưng tôi khá hài lòng với lộ trình này. Phần thưởng không quá lớn nhưng vẫn là một sự ghi nhận ý nghĩa với nỗ lực của tôi. Tôi nhận ra rằng, phải luôn cố gắng hết sức, nhất định sẽ được đền đáp".

4. Bạn thường phản ứng như thế nào trước những áp lực trong công việc? Cho ví dụ cụ thể.

Đây là một trong những bài test nhân viên xuất nhập khẩu phổ biến nhất bởi áp lực chính là một trong những đặc trưng của ngành này. Đối với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn tìm kiếm ở ứng viên một thái độ tích cực và sẵn sàng vượt qua thử thách. Những ứng viên luôn cố gắng tìm ra giải pháp chứ không tập trung vào những khó khăn cũng sẽ ghi điểm cao hơn.
Gợi ý trả lời: "Tôi hiểu rằng công việc nào cũng có áp lực và nhất là với nhân viên xuất nhập khẩu, bận rộn cũng như luôn phải xác định, dự đoán các vấn đề phát sinh và có nhiều kế hoạch dự phòng để giải quyết kịp thời. Trước áp lực công việc, tôi cố gắng cân bằng qua phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, cân bằng với cuộc sống cá nhân và dành thời gian nghỉ ngơi, thư giãn để có động lực cho những dự án mới".

5. Với thang điểm từ 1 - 5 thì bạn cho rằng khả năng áp dụng công nghệ thông tin vào thực tế công việc của bạn đang ở mức mấy? Có dự án nào mà bạn đã từng tham gia giúp bạn khẳng định điều này hay không?

Kinh nghiệm phỏng vấn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cho thấy hầu hết nhà tuyển dụng đều muốn nhân viên của mình phải có kiến thức về công nghệ hoặc ít nhất là biết cách sử dụng những công nghệ cơ bản phục vụ cho công việc. Do vậy, nếu bạn thành thạo một công nghệ nào đó, hãy cho nhà tuyển dụng biết. Ngược lại, hãy cố gắng tìm hiểu trước khi đến phỏng vấn và thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy quyết tâm học hỏi của bạn.
Gợi ý trả lời: "Tôi tự tin đánh giá rằng khả năng áp dụng CNTT của mình vào công việc ở trong mức 4 - 5 điểm. Những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản cũng như các phần mềm quản trị, trao đổi công việc, đàm phán trực tuyến... tôi đều thành thạo và có khả năng thích nghi rất nhanh với những quy trình, chương trình làm việc mới".

Cách trả lời câu hỏi phỏng vấn Nhân viên xuất nhập khẩu

II. Một số câu hỏi tình huống nhân viên xuất nhập khẩu phổ biến khác

6. Bạn đã bao giờ bị chậm deadline xuất/nhập hàng hay chưa? Nguyên nhân của sự chậm trễ này là gì? Bạn đã khắc phục như thế nào?
7. Bạn có tự tin vào khả năng đàm phán của mình? Đã lần nào bạn đàm phán thất bại hay chưa?
8. Hãy nêu một ý tưởng của bạn đã được cấp trên thông qua và đưa vào áp dụng trong thực tế công việc?
9. Bạn đã từng soạn thảo bộ quy tắc hay chính sách nào cho khách hàng, đối tác hay cho chính công ty hay chưa? Tại sao bạn lại đưa ra những quy tắc như vậy?
10. Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu nào khiến bạn cảm thất mệt mỏi nhất? Bạn đã làm gì để cải thiện tình hình?
11. Bạn đã đặt ra các mục tiêu trong xuất nhập khẩu và thực hiện chúng như thế nào?
12. Quyết định công việc nào đã chiếm của bạn nhiều thời gian cân nhắc nhất? Tại sao lại như vậy?
13. Trước những khó khăn, áp lực trong công việc, bạn thường làm gì để bản thân không bị quá tải hay stress?
14. Hãy kể về một ngày làm việc nhân viên xuất nhập khẩu của bạn ở công ty cũ.
15. Xuất nhập khẩu là một trong những ngành phát triển nhanh và mạnh, bạn đã làm những gì để chuẩn bị kiến thức để theo kịp những thay đổi đó?
16. Hãy kể lại một hợp đồng/thỏa thuận xuất nhập khẩu thành công nhất của bạn. Để đạt được thỏa thuận đó, bạn đã phải làm những công việc gì? Đàm phán như thế nào?
17. Hãy chia sẻ một vài kinh nghiệm của bạn liên quan đến kỹ năng làm việc nhóm (teamwork) của bạn trong ngành xuất nhập khẩu? Theo bạn, kỹ năng teamwork có quan trọng hay không?
18. Nhân viên xuất nhập khẩu nhiều khi phải làm thêm vào buổi tối hoặc vào cuối tuần để đáp ứng nhanh yêu cầu của đối tác lệch múi giờ, bạn có sẵn sàng làm việc tăng ca như vậy hay không? Khi đó, bạn làm thế nào để cân bằng giữa cuộc sống và công việc?
19. Bạn sẽ làm gì khi lô hàng bạn phụ trách bị vỡ/hỏng/giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển?
20. Bạn sẽ làm gì khi hàng hóa bị giao nhầm địa chỉ và đối tác đổ lỗi cho bạn?

MỤC LỤC:
I. Câu hỏi tình huống phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu và gợi ý trả lời​​
II. Một số câu hỏi tình huống nhân viên xuất nhập khẩu thường gặp khác

Đọc thêm: 5 kỹ năng quan trọng của một nhân viên xuất nhập khẩu

Đọc thêm: Có nên làm Nhân viên Xuất Nhập Khẩu?