Chữ ký số được xem là giải pháp lý tưởng để xác thực các tài liệu điện tử, chẳng hạn như bảng tính Excel, Email,... Xác thực ở đây được hiểu là xác thực danh tính người tạo tài liệu cũng như đảm bảo tính nguyên vẹn của các tài liệu này.
Vai trò của chữ ký số trong doanh nghiệp
Chữ ký số sử dụng một thuật toán để xác nhận tính xác thực của các loại thư tín điện tử (ví dụ như email, giao dịch thẻ tín dụng hoặc tài liệu kỹ thuật số). Chữ ký số tạo ra một dấu vân tay ảo duy nhất cho một cá nhân hoặc tổ chức, dùng để xác định người dùng và bảo vệ thông tin trong các loại thư tín điện tử hay tài liệu kỹ thuật số, đảm bảo không xảy ra biến dạng khi chuyển tiếp giữa người ký và người nhận. Chữ ký số an toàn và đáng tin cậy hơn so với các loại chữ ký điện tử khác.
Chữ ký số hoạt động bằng cách sử dụng mật mã hóa khóa công khai (public-key cryptography). Phương thức mật mã hóa công khai sử dụng hệ thống cặp mã hóa gồm khóa riêng tư và công khai. Khóa riêng tư giúp mã hóa các dữ liệu và chỉ sẵn có đối với người ký.
Mã khóa công khai được sử dụng để giải mã dữ liệu liên quan đến tài liệu kỹ thuật số và được cấp cho người nhận. Tuy nhiên, cả hai bên phải có chứng nhận kỹ thuật số (digital certificate) đã đăng ký với nhà cung cấp chứng chỉ số (Certificate Authority) để kết nối người ký và chữ ký của họ. Mật mã khóa công khai đảm bảo độ bảo mật, tính chính xác và xác thực của tài liệu. Dữ liệu được mã hóa dưới dạng mà khi gửi đến người nhận, chỉ người nhận mới có thể giải mã được.
Tương tự như mọi chữ ký viết tay là duy nhất và độc nhất, chữ ký số của mỗi cá nhân đều được cấp danh tính số (digital identity) duy nhất từ nhà cung cấp dịch vụ tin cậy. Khi người ký thực hiện ký tài liệu, danh tính của người ký sẽ được xác thực và chữ ký được mã hóa bằng công nghệ hạ tầng mã khoá công khai.
Các thỏa thuận và giao dịch từng được ký kết trên giấy và được chuyển giao trên thực tế, giờ đây dần được thay thế bằng các tài liệu và quy trình làm việc ứng dụng kỹ thuật số khi mà xu hướng công nghệ bùng nổ và ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển sang hoạt động trực tuyến.
Để hạn chế tối đa nguy cơ bị các bên thứ 3 giả mạo tài liệu buộc lòng các doanh nghiệp phải đưa ra giải pháp an toàn để kiểm tra và xác thực các tài liệu, dữ liệu và thông tin liên lạc quan trọng của mình là đáng tin cậy và được phân phối an toàn.
Ngoài việc bảo vệ những dữ liệu trực tuyến nhạy cảm, chữ ký số không gây cản trở hiệu quả của các quy trình làm việc với dữ liệu trực tuyến, đồng thời giúp quản lý tài liệu tốt hơn khi so sánh với các quy trình làm việc trên giấy.
Nhờ có chữ ký số, việc ký tài liệu trở nên đơn giản và có thể được thực hiện trên mọi máy tính hoặc thiết bị di động. Bằng cách cung cấp trạng thái của tất cả các loại tài liệu, xác định xem chúng đã được ký hay chưa, các tài liệu được ký điện tử cũng dễ dàng được theo dõi và kiểm soát.
Tuy nhiên, điều quan trọng là các thỏa thuận sử dụng chữ ký số này phải được công nhận về mặt pháp lý, đảm bảo tuân thủ các quy định về chữ ký số của đạo luật quốc gia.
Mục đích của việc sử dụng chữ ký số
Công nghệ chữ ký số đảm bảo quá trình ký các văn bản số sẽ diễn ra dễ dàng và an toàn. Công nghệ này cung cấp một nền tảng phục vụ quá trình trao đổi và ký các văn bản trực tuyến, đồng thời làm việc với nhà cung cấp chứng chỉ số để được cung cấp một chứng nhận kỹ thuật số đáng tin cậy.
Họ sẽ xác minh các thông tin mà bạn được yêu cầu cung cấp, đồng thời có các quy định về cách thức ký tài liệu số và quy trình gửi chúng. Khi bạn nhận được tài liệu để ký qua email, bạn phải tiến hành xác thực theo yêu cầu và ký tài liệu bằng cách điền vào biểu mẫu trực tuyến.
Thuật toán học sẽ tạo ra một mã khóa công khai và một mã khóa riêng tư liên kết với nhau. Khi người ký ký tên vào tài liệu bằng chữ ký điện tử, thuật toán toán học sẽ tạo dữ liệu liên quan đến tài liệu đã ký, dữ liệu này sau đó sẽ được mã hóa và được gọi là băm mật mã. Hàm băm là một chuỗi số và chữ cái có độ dài cố định được tạo ra từ một thuật toán học.
Chuỗi được tạo này là duy nhất cho tệp được băm và là hàm một chiều, không thể đảo ngược hàm băm được tính toán để tìm các tệp khác có thể tạo cùng giá trị băm. Người ký có quyền truy cập duy nhất vào khóa riêng tư, khóa này được sử dụng để mã hóa dữ liệu. Sau đó, thông tin được mã hóa hoặc mã băm được mã hóa sẽ được truyền đi và chỉ có thể được giải mã bằng khóa công khai của người ký. Người nhận tài liệu sẽ nhận được bản sao khóa công khai của người ký và có thể sử dụng để giải mã chữ ký. Một băm mật mã lại được tạo ở phía người nhận. Cả hai hàm băm mật mã đều được kiểm tra để xác nhận tính xác thực.
Mặc dù chữ ký số thu hút được nhiều sự quan tâm của doanh nghiệp và các giám đốc điều hành, nhưng bản chất là gì? Nói đơn giản, chữ ký số là dấu vân tay điện tử của bạn, cho phép bạn ký một tài liệu điện tử và xác nhận người ký. Đó là một mã toán học xác thực tài liệu từ người gửi và đảm bảo tài liệu này sẽ không bị thay đổi cho đến khi tới tay người nhận.
Có những lo ngại về tính bảo mật của chữ ký số là hợp lý, tuy nhiên, chữ ký số sử dụng một định dạng là mã hóa công khai, cung cấp mức độ bảo mật rất cao nên rất khó để sao chép. Chữ ký số giúp công việc giấy tờ hành chính văn phòng trở nên hiệu quả, song pháp luật liên quan đến công nghệ này sẽ có sự khác nhau giữa các quốc gia. Những lợi ích mà chữ ký số đem lại khiến nhiều văn phòng và công ty tham gia ủng hộ chữ ký số, tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả, bằng kỹ thuật số.
Ở nhiều nơi trên thế giới bao gồm Bắc Mỹ, Liên minh châu Âu và APAC, chữ ký số là hợp pháp và có giá trị tương đương như chữ ký tay.
Lý do doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số
Bạn sẽ không cần phải chờ đợi sếp hay quản lý trở về sau chuyến công tác dài ngày cho chữ ký. Chữ ký số đảm bảo các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí với những tài liệu cùng hợp đồng được ký kết chỉ bằng một nút bấm, đặc biệt là khi hai bên được yêu cầu ký ở hai địa điểm rất khác nhau. Các tài liệu có thể được ký gần như lập tức, từ bất cứ nơi đâu, dù sử dụng ipad, điện thoại hay máy tính, cũng chỉ tốn thời gian vài phút.
Nhiều công ty cũng tiết kiệm được chi phí đáng kể cho mực in, giấy in, scan, vận chuyển, giao hàng hay chi phí đi lại. Ngoài ra cũng tiết kiệm được các khoản chi gián tiếp khác như nộp hồ sơ, ghi chép, lưu trữ và theo dõi dữ liệu.
Với việc ít gây chậm trễ, chữ ký số đảm bảo hiệu quả tốt hơn trong quá trình làm việc. Việc quản lý và theo dõi tài liệu được thực hiện tốn ít công sức và thời gian. Nhiều tính năng của chữ ký số sẽ giúp đẩy nhanh tiến trình làm việc, ví dụ: thông báo qua email nhắc nhở người ký; theo dõi trạng thái giúp biết tài liệu đang ở giai đoạn nào,...
Chữ ký số mang lại sự tiện lợi khi có thể được ký ở bất cứ đâu có khách hàng hoặc người ký. Nhân viên bán hàng sẽ không phải đợi khách hàng tới ngân hàng hoặc văn phòng. Điều này là lý tưởng, đặc biệt ở các khu vực hẻo lánh và các thị trấn nhỏ cung cấp những dịch vụ cá nhân hóa. Khách hàng có quyền tham gia cùng với công ty dù ở bất cứ đâu, giúp cho các dịch vụ kinh doanh trở nên nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều.
Khi nói đến chữ ký, tính xác thực và bảo mật là ưu tiên hàng đầu. Chữ ký số giúp làm giảm nguy cơ tài liệu bị sao chép hoặc thay đổi. Chữ ký số đảm bảo được xác minh, xác thực và hợp pháp. Người ký được cung cấp mã PIN, mật khẩu và mã xác thực để xác minh danh tính cũng như phê duyệt chữ ký của mình. Dấu thời gian cung cấp ngày giờ chữ ký sẽ cung cấp đồng thời dấu vết tài liệu, giảm thiểu mọi rủi ro giả mạo hoặc gian lận. Các tính năng bảo mật được dùng trong chữ ký điện tử đảm bảo rằng tài liệu sẽ không được thay đổi khi chưa được cho phép.
Chữ ký điện tử cung cấp tính xác thực và đảm bảo rằng chữ ký được xác nhận. Điều này đảm bảo các tài liệu đã lý có tính hợp pháp. Thời gian ký cùng khả năng theo dõi và lưu trữ tài liệu sẽ giúp việc kiểm tra tài liệu dễ dàng hơn.
Sử dụng chữ ký số mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Chữ ký số cũng có giá trị trong tương lai với các định dạng chữ ký lâu dài. Nếu có những thay đổi về công nghệ, chữ ký số vẫn sẽ có giá trị trong tương lai gần.
Khi các doanh nghiệp có ý thức hơn về tính bền vững, chữ ký số là một nỗ lực trong việc giảm thiểu chất thải và thân thiện với môi trường.
Chi phí liên quan đến việc tích hợp chữ ký số vào quy trình làm việc là tương đối nhỏ so với lợi ích của nó. Với thời gian quay vòng hợp đồng nhanh hơn và giảm thời gian quy trình làm việc, chữ ký số là công cụ lý tưởng cho tất cả doanh nghiệp lớn nhỏ.
Nắm được chữ ký số là gì cũng như cách tạo và sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro không đáng có và tăng tính bảo mật cho các giao dịch hơn.
MỤC LỤC:
1. Chữ ký số là gì?
2. Tại sao chữ ký số được coi là an toàn?
3. Vai trò của chữ ký số
4. Làm thế nào để tạo chữ ký số?
5. Chữ ký số hoạt động như thế nào?
6. Chữ ký số được sử dụng như thế nào?
7. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số
8. Ưu điểm của chữ ký số
Đọc thêm: Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Đọc thêm: Mã số thuế công ty là gì? Cách tra mã số thuế doanh nghiệp