JD là gì? Cách viết mô tả công việc trong tuyển dụng ra sao?

Nếu bạn là chuyên viên nhân sự thì việc nắm được cách viết JD (mô tả công việc) vô cùng quan trọng. Bởi bạn có thu hút được ứng viên quan tâm, tham gia ứng tuyển vị trí bạn đăng tuyển dụng hay không cũng một phần phụ thuộc vào JD. Vậy làm thế nào để viết được mô tả công việc ấn tượng, thu hút ứng viên tiềm năng?

Hướng dẫn cách viết JD trong tin đăng tuyển dụng thu hút ứng viên

I. JD là gì? Mô tả mẫu JD tuyển dụng

Ngày nay, với những người làm nhân sự thì JD là điều kiện không thể thiếu trong công tác tuyển dụng người tài cho công ty. Vậy trong tuyển dụng JD là gì? Mô tả mẫu JD tuyển dụng như thế nào?

1. JD là gì?

JD là viết tắt của cụm từ Job Description là bản mô tả công việc cụ thể về chức năng cũng như nhiệm vụ của vị trí nhà tuyển dụng đề ra. Một mẫu JD tuyển dụng chuẩn cần đầy đủ những thông tin đó là:

• Vị trí.
• Nhiệm vụ.
• Trách nhiệm.
• Chỉ tiêu.
• Công việc.
• Quyền hạn.

2. Mô tả nội dung mẫu JD tuyển dụng

Trên thực tế, người làm nhân sự phải tự mình tìm tòi để có thể trình bày được bản mô tả công việc. Và vì vậy, sẽ không có một khuôn mẫu JD nào trở thành tiêu chuẩn cho các nhà tuyển dụng tham khảo. Vậy jd gồm những gì? Để tạo một JD thu hút ứng viên tham gia ứng tuyển, nhà tuyển dụng cần đảm bảo những yếu tố đó là:

• Tên công việc: Thể hiện chức danh công việc và cho biết vị trí này nằm dưới sự quản lý bộ phận nào.
• Mô tả công việc: Phần này giúp cho ứng viên hiểu được công việc mình cần đảm nhận là gì, cần làm những gì để hoàn thành tốt công việc đó.
• Trách nhiệm công việc: Nhận biết được nhiệm vụ cốt lõi mà vị trí này đảm nhận. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của cả công ty.
• Yêu cầu kinh nghiệm làm việc: Là những điều kiện cần cho vị trí công việc.
• Trình độ học vấn: Là yêu cầu cần có do tính chất công việc đòi hỏi người đạt đủ bằng cấp chuyên ngành thuộc lĩnh vực tuyển dụng mới có thể hoàn thành tốt được công việc.
• Mức lương: Dựa vào vị trí tuyển dụng, người làm nhân sự sẽ đưa ra mức lương cụ thể, trong đó, bao gồm lương cứng, phụ cấp và các khoản thưởng khi hoàn thành công việc được giao.

II. Sự khác nhau giữa các thuật ngữ JD, JP, JS, CV, KPA và KPI

Bên cạnh câu hỏi JD là gì? Mô tả nội dung JD như thế nào? Nhiều bạn thắc mắc về những thuật ngữ khác như JP, JS, CV, KPA, KPI. Vậy JP là gì? JS là gì? CV, KPA, KPI là gì? Sự khác nhau giữa các thuật ngữ ký hiệu này là gì? Đó là:

• JP (Job Profile) dịch ra tiếng Việt là hồ sơ công việc. Về nhiệm vụ, chức năng thì JP có sự tương đồng với JD. Nếu JD nhằm trả lời cho câu hỏi "Phải làm gì?", thì JP trả lời cho 2 câu hỏi "Chủ yếu làm gì?" và "Làm tốt như thế nào?".
• Đối với KPA (Key Performance Area) được hiểu là một lĩnh vực công việc chủ yếu, được hiểu tương đương với một chức năng (Function).
• KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá mức độ thực hiện công việc của mỗi cá nhân, team hay là phòng.
• JS (Job Specification) là hệ thống các yêu cầu về tiêu chuẩn, điều kiện của từng vị trí để có thể hoàn thành các chức năng, những nhiệm vụ được mô tả.
• Với CV (Curriculum Vitae) được dịch là hồ sơ xin việc. Là một văn bản được sử dụng chủ yếu đi xin việc và được xem là loại giấy tờ không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin việc. Một bản CV xin việc đầy đủ bao gồm những thông tin như: Thông tin cá nhân, Mục tiêu nghề nghiệp, Trình độ học vấn, Kinh nghiệm làm việc, Kỹ năng làm việc.

III. 4 bước xây dựng bản mô tả công việc thành công

Để tạo JD công việc thành công, bạn cần tiến hành theo 4 bước. Đó là:

• Lập kế hoạch.
• Thu thập thông tin.
• Phác thảo bản mô tả công việc.
• Phê chuẩn bản mô tả công việc.

Bước 1: Lập kế hoạch

Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị và trả lời các câu hỏi như:

• Công việc đó nhằm đạt được điều gì? (Nhiệm vụ).
• Người giữ chức vụ công việc đó cần phải cố gắng như thế nào? (Trách nhiệm).
• Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra).

Bước 2: Thu thập thông tin

Tiếp theo, bạn cần biết cách thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào hoàn cảnh liên quan đến công việc khác trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, đồng thời thông báo về các mối quan hệ có liên quan.

Bước 3: Phác thảo bản mô tả của công việc

Bước này, bạn hãy chuyển những thông tin thu thập được thành một bản mô tả công việc hoàn chỉnh để cả người làm vị trí đó cũng như người quản lý có thể hình dung công việc rõ nét.

Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc

Cuối cùng, người làm vị trí đó và người quản lý phải biết cách thảo luận đưa ra ý kiến thống nhất về bản mô tả công việc. Phê chuẩn công việc đưa vào hoạt động.

IV. Bí quyết để viết được mẫu JD thu hút

Để có bản JD chuyên nghiệp và thu hút, hãy lưu ý một số điều dưới đây. Đó là:

• Hãy viết một cách rõ ràng, cụ thể chi tiết.
• Không nên viết thông tin chung chung bởi ứng viên sẽ không hiểu rõ công việc mình cần thực hiện là gì. Nhà tuyển dụng sẽ phải mất nhiều thời gian để giải thích cho ứng viên hiểu.
• Tránh những từ ngữ sáo rỗng, hoa mỹ. Thay vào đó, hãy mô tả kỹ năng cần thiết để tìm ra được ứng viên phù hợp.
• Hãy nêu rõ vị trí cần tuyển dụng. Điều này giúp ứng viên hiểu rõ về vị trí, vai trò của họ trong công ty.
• Giới thiệu môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp. Điều này giúp cho doanh nghiệp bạn thu hút nhiều ứng viên hơn.

V. Mẫu JD công việc vị trí nhân viên lễ tân

Như vậy, những phần trên chúng tôi đã giải đáp bạn đọc những câu hỏi liên quan "JD là gì? Mô tả về JD cùng những thuật ngữ liên quan." Tại mục này chúng tôi chia sẻ bạn đọc mẫu bảng mô tả công việc nhân viên lễ tân.

Cách viết mô tả công việc khi tuyển dụng nhân viên lễ tân

Vị trí tuyển dụng: Nhân viên lễ tân full time, part time.

Mô tả công việc:

• Tiếp đón, hướng dẫn khách đến làm việc tại doanh nghiệp.
• Trực, giải quyết thắc mắc của khách hàng qua điện thoại.
• Tiếp nhận, xử lý tài liệu, thư từ, công văn.
• Phối hợp quản trị hành chính văn phòng.
• Chuẩn bị hậu cần cho những sự kiện, cuộc họp của doanh nghiệp.
• Những công việc khác theo sự sắp xếp của cấp trên.

Yêu cầu công việc:

• 18 tuổi trở lên, không cần kinh nghiệm.
• Giao tiếp tốt, ngoại hình ưa nhìn.
• Năng động, hoạt bát.
• Mong muốn được học hỏi và tiếp thu làm việc.

Trình độ học vấn:

• Không yêu cầu.

Quyền lợi được hưởng:

• Lương cố định, có thưởng.
• Được đào tạo kỹ năng trở thành nhân viên lễ tân giỏi.
• Được làm việc trong môi trường trẻ trung, năng động.

Mức lương:

• Đối với nhân viên lễ tân full time, mức lương dao động từ 5-8 triệu đồng/tháng.

• Đối với nhân viên lễ tân part time, mức lương dao động từ 2-4 triệu đồng/tháng.

Trên đây là đáp án cho câu hỏi "JD là gì? Mô tả về JD cùng những kiến thức liên quan đến thuật ngữ JD." Bên cạnh đó, bạn cũng cần biết được 7 lỗi nhà tuyển dụng nên tránh trong mô tả công việc để quá trình đăng tuyển, tìm kiếm nhân sự đạt hiệu quả cao. Hy vọng, bài viết chúng tôi chia sẻ trên đây đã giúp bạn đọc có thêm nhiều kiến thức hữu ích để ứng dụng vào công việc sao cho đạt kết quả tốt nhất.

MỤC LỤC:
I. JD là gì? Mô tả mẫu JD tuyển dụng
II. Sự khác nhau giữa các thuật ngữ JD, JP, JS, CV, KPA và KPI
III. 4 bước xây dựng bản mô tả công việc thành công
IV. Bí quyết để viết được mẫu JD thu hút
V. Mẫu JD công việc vị trí nhân viên lễ tân