Tìm việc làm nhân viên tổng đài, ứng viên cần lưu ý điều gì?
Nhân viên Tổng đài chịu trách nhiệm vận hành tổng đài điện thoại. Họ nhận được các cuộc gọi đến từ khách hàng, người dùng sản phẩm/dịch vụ. Nhân viên Tổng đài cần am hiểu về sản phẩm/dịch vụ, thành thạo các quy trình xử lý tiêu chuẩn, đưa ra phản hồi nhanh chóng, chuyên nghiệp, thân thiện và lịch sự.
Khi trả lời điện thoại, các Nhân viên Tổng đài phải nhanh chóng đánh giá và xác định nội dung, mục đích của cuộc gọi, cung cấp các thông tin được yêu cầu và chuyển cuộc gọi đến người được yêu cầu hoặc bộ phận thích hợp. Các nhiệm vụ khác của Nhân viên Tổng đài bao gồm lưu nhật ký các cuộc gọi nhận được trong ngày và cập nhật danh bạ điện thoại nội bộ của công ty. Họ cũng có thể được yêu cầu ghi lại tin nhắn thư thoại cho đường dây điện thoại chính của công ty.
Ngoài ra, các Nhân viên Tổng đài còn có thể thực hiện một loạt các nhiệm vụ hành chính tương tự như các nhân viên lễ tân hoặc thư ký, bao gồm nhận và phân phối thư đến, chuẩn bị thư và bưu kiện gửi đi, gửi fax.
Nhân viên Tổng đài làm việc cho các công ty thương mại, tư vấn, văn phòng, bệnh viện, trường học, phẫu thuật y tế, tổng đài dịch vụ taxi, đặt xe,... Công việc Nhân viên Tổng đài thường yêu cầu làm việc theo ca, luân phiên giữa ngày và đêm cũng như các ngày lễ. Tính linh hoạt trở thành một trong những yêu cầu quan trọng đối với các Nhân viên Tổng đài.
Về cơ bản, nhà tuyển dụng thường không yêu cầu quá cao đối với trình độ học vấn của Nhân viên Tổng đài, trừ những doanh nghiệm chuyên môn yêu cầu sự am hiểu sâu sắc đối với sản phẩm và dịch vụ công nghệ cao. Những ứng viên tốt nghiệp trung học phổ thông cũng có thể xin việc làm Nhân viên Tổng đài. Với nghề này, giọng nói, kỹ năng và khả năng xử lý tình huống được cho là quan trọng nhất.
Để xin việc làm Nhân viên Tổng đài hay Call Center, ứng viên sẽ cần trải qua một quá trình, từ sự quyết tâm theo đuổi nghề nghiệp đến điều chỉnh CV và luyện tập trả lời phỏng vấn. Tất cả những bước này đều không được phép xảy ra sai sót vì chỉ một lỗi nhỏ cũng ảnh hưởng đến thời gian xin việc cũng như có thể khiến bạn bị loại.
Nghề Nhân viên Tổng đài cung cấp cho bạn cơ hội làm việc trong văn phòng, ổn định và an toàn, mức thu nhập tương đối cao với những người có trình độ học vấn từ trung học phổ thông. Tuy nhiên, công việc này cũng có mặt trái, chẳng hạn như áp lực phải giao tiếp gián tiếp với nhiều người, nhàm chán vì tính chất lặp đi lặp lại. Nếu không có quyết tâm thì rất có thể bạn sẽ nhanh chóng bỏ việc.
Điều đầu tiên và quan trọng nhất khi bắt đầu xin việc làm Nhân viên Tổng đài là ứng viên phải tự xác định các thế mạnh của bản thân mình và xem những kỹ năng bạn có có liên quan tới công việc hay không. Bạn có thể trả lời các câu hỏi sau:
Thông qua một vài câu hỏi đơn giản, bạn có thể đánh giá chính xác hơn về bản thân cũng như mục tiêu nghề nghiệp. Chỉ khi bạn cảm thấy mình phù hợp và đủ khả năng theo đuổi nghề Nhân viên Tổng đài thì bạn hãy chuyển sang giai đoạn tiếp theo của quá trình xin việc.
Viết CV chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có được việc làm Nhân viên tổng đài nhanh chóng
Một số nguyên tắc viết CV cơ bản như không dài quá 2 trang, định dạng rõ ràng, chuyên nghiệp và đầy đủ các thông tin chính vẫn được áp dụng đối với CV xin việc Nhân viên Tổng đài. Bên cạnh đó, có một số lưu ý dành riêng cho vị trí này mà ứng viên nên biết và thực hiện theo.
Để điều chỉnh CV xin việc Nhân viên Trực Tổng đài, ứng viên nên căn cứ vào các yêu cầu của nhà tuyển dụng trong mô tả công việc. Bên cạnh các kỹ năng như khả năng giao tiếp tốt, khéo léo, kiên nhẫn, lắng nghe tích cực, khả năng tổ chức và sắp xếp công việc thì ứng viên còn cần có:
Đó đều là những kỹ năng và phẩm chất được đánh giá cao ở một Nhân viên Tổng đài và tạo thành lợi thế cạnh tranh cho ứng viên. Những kỹ năng này đều quan trọng nên bạn cần liệt kê ở ngay trang đầu CV để tạo ấn tượng tích cực nhất, tránh nguy cơ bị nhà tuyển dụng bỏ qua CV khi đọc lượt qua.
Vì tính chất đặc thù của công việc Nhân viên Tổng đài nên rất nhiều nhà tuyển dụng thường tổ chức 2 vòng phỏng vấn: Phỏng vấn qua điện thoại và phỏng vấn trực tiếp. Với hình thức đầu tiên, nhà tuyển dụng muốn đánh giá ứng viên qua giọng nói trong điện thoại, dựa trên âm lượng, ngữ điệu, tông giọng và thời gian cũng như cách ứng viên trả lời câu hỏi. Thông qua đó, họ sẽ có cái nhìn trực quan hơn về việc ứng viên sẽ phản ứng ra sao khi tương tác với khách hàng.
Dĩ nhiên, phỏng vấn trực tiếp là không thể thiếu để tìm hiểu về mục tiêu công việc, các định hướng cũng như sự kiên định của ứng viên với công việc Nhân viên Tổng đài. Ứng viên cũng thông qua đó tìm hiểu thêm về văn hóa công ty, môi trường và điều kiện làm việc. Ở bước này, ứng viên nên cho thấy năng lượng tích cực, sự cởi mở nhưng vẫn điềm tĩnh và chuyên nghiệp khi cần.
Những người thoải mái cả trong trò chuyện trực tiếp và gián tiếp sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Tuy nhiên, để có được sự tự tin và bình tĩnh nhất có thể thì sự chuẩn bị kỹ càng kỹ năng phỏng vấn là điều cần thiết. Nếu bạn tham khảo các câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổng đài phổ biến và luyện tập trả lời để tăng khả năng phản xạ trước vấn đề nhà tuyển dụng đưa ra thì sẽ gia tăng cơ hội được lựa chọn hơn rất nhiều.
MỤC LỤC:
I. Công việc của Nhân viên Tổng đài
II. Kinh nghiệm xin việc làm Nhân viên Tổng đài
III. Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên Tổng đài
Đọc thêm: Mẹo trả lời điện thoại hữu ích nhất cho nhân viên tổng đài
Đọc thêm: 10 sai lầm nhân viên tổng đài cần tránh khi xử lý cuộc gọi