Chữ ký email là phần ở cuối trang của email, được cài đặt từ trước và sẽ luôn luôn hiển thị khi bạn gửi email đi (không cần bổ sung mỗi lần gửi). Chữ ký email bao gồm những thông tin cơ bản về bạn, chẳng hạn như họ tên, giới tính (Mr, Mrs hay Ms) và số điện thoại, chức vụ, công ty... Nó không chỉ là một cách để giữ liên lạc mà còn được coi là hình ảnh "thương hiệu" của cá nhân bạn hoặc công ty bạn.
Sở dĩ chữ ký email quan trọng là vì nó hoạt động giống như một lời "nhắc nhở" (remind) người nhận, người đọc thư về người gửi, ít nhất là để họ nhớ rằng đã nhận email từ ai, làm công việc gì, ở công ty nào. Khi muốn liên lạc lại cũng rất dễ dàng thay vì phải tìm kiếm thông tin, mở các file tài liệu... Ngày nay, hầu hết mọi người đều sử dụng chữ ký email cho dù đang đi học hay khi đã đi làm. Không quá to tát nhưng đổi lại, có thể giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Chữ ký email phổ biến nhất là trên Gmail và Outlook.
Đọc thêm: Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp
Thực tế, những người dùng email đều có thể sử dụng chữ ký email. Tuy nhiên, phổ biến nhất thì chữ ký sẽ được sử dụng cho các đối tượng sau:
Trong một số nghề nghiệp cụ thể, chẳng hạn như chăm sóc khách hàng hay telesales, marketing, nghiên cứu thị trường... thì các email tiếp thị buộc phải sử dụng chữ ký email để khách hàng tiềm năng có thể có được thông tin họ muốn, đặt câu hỏi khi cần. Nhìn chung, bởi vì chữ ký email có thể được cài đặt mặc định nên bạn chỉ cần chú ý một lần, thiết kế sao cho đẹp và chuyên nghiệp là được. Sau đó, mỗi khi gửi mail, bạn gần như sẽ không phải quan tâm nữa vì nó sẽ tự hiển thị.
Xem thêm Mẫu bảng báo giá chuẩn, mới nhất bằng word, excel .
Chỉ xuất hiện ở cuối email với khoảng 3 - 5 dòng thông tin rất ngắn gọn, thế nên trước khi chọn mẫu chữ ký email, bạn sẽ phải xác định các thông tin cần có. Đơn giản nhất thì một chữ ký email sẽ bao gồm các thông tin sau:
Lưu ý: Cho dù thông tin trong chữ ký email của bạn có đầy đủ tất cả như trên hay chỉ bao gồm họ tên, chức danh, số điện thoại thì về mặt hình thức, bạn cũng phải đảm bảo bám sát vào một thiết kế gọn gàng, làm sao cho thấy tính thẩm mỹ, dễ đọc và đồng nhất. Nếu là email làm việc trong công ty thì bạn có thể cân nhắc sử dụng màu sắc chủ đạo trong logo, font chữ trong slogan của công ty. Bạn cũng nên tránh sử dụng ảnh động (GIF) hay thêm địa chỉ email đúng là địa chỉ bạn đang dùng để gửi mail vì không cần thiết.
Chữ ký email bao gồm những gì?
Một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp không chỉ giúp người nhận dễ dàng nhận diện bạn mà còn góp phần xây dựng hình ảnh cá nhân, tăng độ tin cậy và thể hiện sự chỉn chu trong giao tiếp. Dưới đây là một số mẫu chữ ký dễ áp dụng theo từng ngành nghề bạn có thể tham khảo.
Mẫu cân bằng giữa tính thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp. Với bố cục rõ ràng, dễ thay thế nội dung, mẫu có thể dùng được cho hầu hết ngành nghề.
Nguyễn Minh Anh
HR Specialist
“Kết nối đúng người - Kiến tạo giá trị bền vững.”
Nếu thường xuyên trao đổi công việc nội bộ hoặc gửi email hàng ngày, mẫu chữ ký tối giản sẽ giúp email gọn gàng nhưng vẫn đầy đủ thông tin cần thiết. Đây cũng là lựa chọn phù hợp với phong cách chuyên nghiệp, hiện đại.
Hoàng Thiên
Marketing Executive
Thanks & Best regards!
Hầu hết doanh nghiệp đều xây dựng bộ chữ ký email thống nhất cho toàn bộ nhân viên nhằm tăng sự chuyên nghiệp. Bạn có thể áp dụng mẫu này cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp để đảm bảo tính đồng bộ.
Trần Quốc Bảo
Sales Manager
Planova Solutions
Giải pháp tối ưu – Giá trị bền vững
Chuyên nghiệp | Tận tâm | Hiệu quả
Sinh viên nên sử dụng chữ ký email để thể hiện sự nghiêm túc khi liên hệ với giảng viên, nhà tuyển dụng hoặc đăng ký thực tập. Nội dung không cần quá nhiều thông tin, chỉ nên tập trung vào quá trình học tập và thông tin liên hệ.
Lê Thu Trang
Final-year Student | Digital Marketing Intern
LinkedIn | GitHub | Facebook
Đối với CEO hoặc quản lý cấp cao, chữ ký email nên thể hiện được vị trí lãnh đạo nhưng vẫn giữ sự tinh gọn. Có thể bổ sung website doanh nghiệp, LinkedIn để thuận tiện cho đối tác.
Phạm Gia Huy
Chief Executive Officer
Aurex Holdings
Vision • Integrity • Growth
Nhân viên kinh doanh là vị trí làm việc với khách hàng. Do đó, email cần thể hiện được sự chỉn chu, chuyên nghiệp.
Vũ Khánh Nam
Sales Executive
Nextora Trading
Kết nối cơ hội – Gia tăng doanh số
Với bộ phận chăm sóc khách hàng, yếu tố quan trọng nhất là tạo cảm giác thân thiện. Chữ ký email nên hiển thị đầy đủ kênh liên hệ để khách hàng có thể kết nối bất cứ lúc nào.
Lê Thu Hà
Customer Care Specialist
Facebook | LinkedIn | Instagram
Lắng nghe tận tâm – Hỗ trợ hết mình – Vì nụ cười khách hàng
Đối với chuyên viên tuyển dụng hoặc nhân sự, chữ ký email cần giúp ứng viên dễ dàng nhận biết doanh nghiệp và kết nối khi cần thiết. Có thể bổ sung website tuyển dụng hoặc LinkedIn để tăng độ tin cậy.
Trần Thu Hà
HR Generalist
PeopleFirst
Kết nối đúng người – Phát triển đúng tài năng – Kiến tạo tương lai
Marketing là bộ phận đại diện hình ảnh thương hiệu, vì vậy chữ ký email nên có thiết kế hiện đại, sử dụng màu sắc nhận diện và liên kết tới các kênh truyền thông chính thức.
Nguyễn Minh An
Marketing Executive
Brandify
Sáng tạo nội dung – Kết nối thương hiệu – Lan tỏa giá trị
Designer có thể thể hiện dấu ấn cá nhân thông qua bố cục sáng tạo nhưng vẫn cần đảm bảo dễ đọc. Đừng quên thêm liên kết portfolio hoặc Behance để khách hàng và nhà tuyển dụng xem các dự án nổi bật.
Lê Hoàng Nam
Graphic Designer
Creativo
Design is thinking made visual.
Nhân viên IT thường xuyên làm việc với khách hàng, đối tác vaf đội ngũ kỹ thuật nên chữ ký cần rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ tra cứu thông tin. Có thể bổ sung GitHub hoặc LinkedIn nếu phù hợp với tính chất công việc.
Phạm Minh Khoa
Fullstack Developer
Điện thoại: +84 938 246 135
Viết code bằng đam mê - Tạo giải pháp bằng tư duy - Mang lại giá trị thực sự.
Đọc thêm: Cách viết tiêu đề email ứng tuyển
Như đã đề cập, hiện nay, phổ biến nhất vẫn là các mẫu chữ ký email cho Gmail và Outlook, cách tạo đơn giản như sau:
Email phổ biến nhất, được dùng nhiều nhất ngày nay vẫn là Gmail. May mắn là cách tạo chữ ký email bằng Gmail rất dễ dàng và không tốn bao nhiêu thời gian, quy trình gồm có:
Xem thêm Mẫu giấy xác nhận công tác mới nhất, có link tải miễn phí .
Đối với chữ ký email tạo bằng Outlook thì có hơi khác một chút so với Gmail:
Hướng dẫn tạo chữ ký email bằng Outlook đơn giản
Cho dù bạn chọn mẫu chữ ký email như thế nào, dùng chữ ký vì mục đích gì thì cũng có một số nguyên tắc, chú ý mà bạn cần tham khảo như:
Tìm hiểu Mẫu quyết định miễn nhiệm chức vụ .
Những mẫu chữ ký email mà JobOKO vừa giới thiệu cũng như các cách tạo chữ ký đơn giản, dễ thực hiện, những lưu ý khi tạo và sử dụng chúng trong công việc có giúp bạn hình dung rõ hơn? Hãy thử thay đổi ngay hôm nay, biết đâu, bạn sẽ nhanh tìm được việc làm, công việc cũng sẽ tiến triển hơn. Chúc bạn may mắn!