Ngày nay, hầu hết người dùng email đều nhận thức được những nguy cơ tiềm ẩn, vì vậy họ rất thận trọng khi mở email, nhất là khi nội dung thư không đề cập đến việc tải xuống bất cứ tệp nào. Những đối tượng gửi thư rác và kẻ xấu có thể cài virus, chương trình gián điệp hoặc các phần mềm độc hại bằng cách đính kèm vào email. Vì vậy, nếu bạn muốn email công việc của mình không bị cho vào mục spam, hãy tuân thủ các quy tắc đính kèm tệp sau đây.
Cách viết email công việc chuyên nghiệp, hiệu quả
1. Mẹo viết email công việc chuyên nghiệp với tệp đính kèm
Điều đầu tiên bạn cần nghĩ đến là sự cần thiết của các tệp đính kèm bạn muốn gửi đi. Hãy đảm bảo rằng nội dung của tệp đủ quan trọng và thu hút, đáng để tạo một tài liệu riêng cho nó. Thông thường, tệp đính kèm thường là file Word nhưng quá dài để trình bày ngay trong phần nội dung của email. Bên cạnh đó, các file ảnh, đôi khi là audio cũng có thể được đính kèm.
- Xác định định dạng thích hợp của tệp đính kèm: Đảm bảo nó phù hợp để gửi qua email và tiện lợi cho người nhận. Chẳng hạn, bạn có thể quyết định nén tệp của mình để giảm kích thước, nhưng người nhận vẫn có khả năng không mở được do không có các công cụ đặc biệt.
- Đặt tên liên quan cho các tập tin: Các tệp đính kèm mà bạn gửi qua email cần được đặt tên liên quan đến nội dung email. Đừng làm cho người nhận phải tự phán đoán thông tin chứa trong đó, ít nhất, bạn hãy cung cấp mô tả tổng quan nhất. Bên cạnh đó, việc đặt tên càng quan trọng hơn khi bạn gửi nhiều tệp đính kèm.
- Tránh thêm quá nhiều tệp đính kèm: Thông thường, bạn không nên gửi email công việc với quá nhiều tệp đính kèm, tối đa 3 tệp là đủ. Trước khi quyết định gửi đi, bạn hãy tự hỏi và trả lời xem có cần thiết phải thêm tất cả các tập tin đó? Và bạn có thể nén chúng vào một file zip cho gọn và nhẹ hơn không? Thậm chí, hãy nghĩ đến khả năng gửi lên drive hoặc dropbox để tiện chia sẻ.
- Thông báo về tệp đính kèm trong nội dung email: Hãy thông báo và giải thích trước cho người nhận về việc email bạn gửi có chưa tệp đính kèm. Điều này khiến người đọc tin tưởng hơn và hạn chế khả năng email của bạn bị cho vào thư mục rác. Ngoài ra, để tránh gửi email trống sau khi đã thông báo có thêm tệp đính kèm, hãy tạo thói quen thêm tệp ngay từ đầu ngay khi bạn mở trang bằng mẫu thư. Sau khi tải lên mọi thứ cần thiết, bạn có thể di chuyển đến phần nội dung văn bản.
- Hạn chế sử dụng định dạng tệp hiếm gặp: Một lưu ý khác cho bạn là nên hạn chế sử dụng định dạng tệp hiếm gặp khi đính kèm. Nếu bắt buộc phải dùng, hãy đảm bảo rằng người nhận có phần mềm cần thiết để mở tệp đó. Ít nhất, bạn cũng nên nói trước với họ rằng họ cần cài đặt chương trình cụ thể để đọc tài liệu, v.v. Nếu có thể, hãy thêm một liên kết an toàn cho phép tải xuống phần mềm hỗ trợ đó. Ngày nay, hầu hết mọi máy tính ngày nay đều có thể đọc các định dạng * TXT hoặc * HTM (L). Và các tệp có phần mở rộng * doc sẽ dễ mở hơn * docx (đối với những người có phiên bản Word từ 2007 về trước).
- Chú ý đến kích thước tệp đính kèm và email công việc: Thư của bạn càng nặng thì quá trình gửi đi càng chậm. Hãy đặt giới hạn cho các tệp 6MB, có thể là 10, nhưng không nên nặng hơn.
- Xem xét dùng Google Docs: Google Docs an toàn vì không cần phải tải xuống hoặc tải lên bất cứ tệp nào. Bạn chỉ cần cung cấp liên kết, và thông thường, người nhận cũng sẽ không lo lắng về virus khi nhận liên kết này. Hơn nữa, việc cho phép nhiều người dùng truy cập vào nội dung của Google Docs cũng sẽ giúp quá trình cộng tác đơn giản, gọn gàng, thuận tiện hơn.
2. Chủ đề và nội dung của email công việc có tệp đính kèm
Để tệp đính kèm của bạn thành công tiếp cận được người nhận mục tiêu, bạn cần soạn thư theo đúng cách. Đầu tiên, bạn sẽ cần làm rõ lý do tại sao bạn gửi thư và tệp đính kèm. Phần quan trọng đầu tiên là dòng chủ đề và phần thứ hai là nội dung email.
Như đã đề cập đến ở trên, bạn cần thông báo cho người nhận về các tệp đính kèm khi viết nội dung thư vì nếu không, mọi người sẽ không mở tệp đó. Cách tốt nhất để làm như vậy là soạn dòng tiêu đề phù hợp. Hãy chắc chắn rằng nó phản ánh thực tế rằng bạn đang cung cấp một số tệp đính kèm. Trong trường hợp này, bạn có thể bỏ qua phần thông báo trong nội dung thư.
Hướng dẫn viết email công việc chuyên nghiệp
Chẳng hạn, bạn có thể viết một tiêu đề như sau: Dòng tiêu đề: "Báo cáo, Công ước 2018", hoặc "Danh sách những người tham gia Hội nghị".
Tiếp theo, đến phần nội dung email, hãy đảm bảo nó ngắn gọn nhưng đầy đủ. Nhiệm vụ chính của bạn sẽ là trình bày thông tin mục tiêu (mà bạn đã xác định từ trước), sau đó thông báo cho người nhận về các tập tin đính kèm. Bạn có thể sẽ bị đánh giá là thô lỗ nếu chỉ gửi tệp đính kèm mà không có bất kỳ lời giải thích nào.
Ví dụ, bạn có thể viết rằng:
"Anh/chị sẽ tìm thấy CV của tôi trong tệp đính kèm", hoặc "Tôi đã đính kèm các báo cáo cần thiết vào email này".
Cuối cùng, bạn cần nhớ rằng giao tiếp qua email công việc khác với trò chuyện qua email bình thường. Mặc dù bạn có thể gửi nhiều tệp cho bạn bè, nhưng với khách hàng hoặc đối tác, bạn không thể lạm dụng việc đính kèm tệp. Nếu bạn vẫn muốn thêm một số tệp đính kèm vào email công việc, trước tiên bạn cần phải có được sự tin tưởng của người nhận. Bên cạnh đó, nhiều người tìm việc vẫn chưa biết
cách viết tiêu đề email ứng tuyển như thế nào để gây ấn tượng nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn cũng đừng lo lắng bởi Joboko đã cập nhật thông tin chi tiết trong bài viết để bạn đọc tham khảo.
MỤC LỤC:
1. Mẹo viết email công việc chuyên nghiệp với tệp đính kèm
2. Chủ đề và nội dung của email công việc có tệp đính kèm
Đọc thêm: Cách viết email trên điện thoại thông minh