Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc tại văn phòng?
Hãy bắt đầu một ngày làm việc bằng cách lập danh sách những việc cần làm trong ngày. Bạn nên liệt kê những công việc đơn giản ở đầu danh sách và thực hiện chúng càng sớm càng tốt. Khi đã hoàn thành những mục nhỏ này, bạn có thể dành hết sức lực để hoàn thiện các công việc khó khăn hơn. Bạn cũng không cần phải lo lắng liệu mình có bỏ sót phần việc nào không sau một ngày dài quay cuồng với đống tài liệu.
Không những thế, việc hoàn thành các công việc nhỏ trước tiên sẽ khiến danh sách việc làm của bạn ngắn lại. Điều này sẽ giúp giải tỏa áp lực và đem lại động lực cho bạn.
Đôi khi bạn mất nhiều thời gian để suy nghĩ trước khi làm việc vì lượng công việc quá nhiều và bạn không biết bắt đầu từ đâu. Để đối phó với tình huống này, bạn chỉ cần phân chia chúng thành các phần việc nhỏ, vừa sức với bạn hơn. Bạn cũng có thể nhóm các phần việc lại nếu chúng có cùng điểm tương đồng.
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tạo một danh sách những việc cần hoàn thành trong ngày hôm sau. Điều này đồng nghĩa với việc ngày mai ngay khi lái xe đi làm, bạn đã có thể định hình trước được lượng công việc trong ngày. Khi có định hướng rõ ràng, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như có tâm thế sẵn sàng để chiến đấu với ngày mới.
Công nghệ ngày càng phát triển và đem lại nhiều lợi ích cho con người, trong đó có thể kể đến các ứng dụng giúp bạn theo dõi và quản lý công việc. Bạn có thể sử dụng ứng dụng lịch trong điện thoại thông minh để ghi chú và theo dõi lịch trình làm việc. Hãy đánh dấu những mục quan trọng cần thực hiện ngay trong ngày. Nếu bạn là người đãng trí, điện thoại sẽ gửi thông báo đến và bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ mục nào.
Hoặc nếu bạn muốn có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị cho công việc đó, hãy đặt lịch thông báo sớm hơn một ngày. Bởi vì bạn càng dành nhiều thời gian chuẩn bị, hiệu suất và chất lượng công việc càng được nâng cao.
Nhân viên văn phòng cần có kỹ năng quản lý thời gian để hoàn thành tốt công việc
Có khi nào bạn đang tập trung làm việc thì chuông điện thoại reo lên, bạn ra ngoài nhận cuộc gọi và khi trở lại, bạn quên mất mình đang làm gì? Khi đó, chính những thiết bị công nghệ đã ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn. Bạn càng bị phân tâm, thời gian bạn cần để hoàn thành công việc càng kéo dài và những áp lực bạn phải chịu càng lớn.
Để có thể tập trung 100% cho công việc, bạn nên hạn chế kiểm tra điện thoại. Hãy tắt những thông báo không cần thiết và chỉ nhận những cuộc gọi thật sự quan trọng.
Phần lớn mọi người thường cho rằng kết hợp làm nhiều việc cùng lúc sẽ hiệu quả hơn. Tuy nhiên, theo các nghiên cứu, việc cố gắng thực hiện nhiều mục tiêu khác nhau trong cùng một thời điểm sẽ chẳng đem lại lợi ích gì cho bạn. Hiệu suất công việc không những không tăng mà còn giảm mạnh khi bạn bị chi phối bởi quá nhiều thứ cùng lúc. Ngược lại, nếu bạn chỉ tập trung vào một hạng mục nhất định, công việc của bạn sẽ được hoàn thành nhanh chóng hơn.
Trên đây là những quy tắc về quản lý thời gian giúp nhân viên văn phòng có thể sắp xếp công việc hợp lý nhằm đạt hiệu quả cao. Những ai đang có ý định ứng tuyển vị trí này thì việc có kỹ năng quản lý thời gian tốt là điều cần thiết. Trong CV xin việc nhân viên văn phòng, nếu bạn đề cập đến kỹ năng quản lý thời gian này, chắc chắn sẽ gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng.
Không chỉ cần nắm được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, nhân viên văn phòng muốn có hiệu suất công việc tốt thì cũng nên biết cách tạo dựng mối quan hệ. Nếu bạn có mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp thì khi gặp khó khăn, bạn cũng có thể nhờ họ giúp đỡ. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm stress mà còn mang lại lợi ích lớn cho công việc. Tham khảo bài viết về bí quyết tạo dựng mối quan hệ cho nhân viên văn phòng để áp dụng nhằm mang đến hiệu quả cao nhé.
MỤC LỤC:
1. Thực hiện các công việc đơn giản trước tiên
2. Chia nhỏ công việc để thực hiện
3. Tạo danh sách việc cần làm cho ngày mai
4. Quản lý thời gian làm việc
5. Tắt các thiết bị gây sao lãng khi làm việc
6. Không nên làm nhiều việc cùng lúc
7. Bí quyết tạo dựng mối quan hệ cho nhân viên văn phòng
Đọc thêm: Cách quản lý thời gian nơi công sở hiệu quả
Đọc thêm: Ngày làm 8 tiếng, quản lý quỹ thời gian như thế nào cho hiệu quả?