Cách quyết toán thuế TNCN 2026 cho cá nhân và doanh nghiệp

I. Quyết toán thuế TNCN là gì? Để làm gì?

Quyết toán thuế TNCN (thuế thu nhập cá nhân) là quá trình cá nhân hoặc tổ chức chi trả thu nhập thực hiện tổng hợp, tính toán lại toàn bộ thu nhập và thuế đã khấu trừ trong một năm tính thuế để xác định chính xác số thuế TNCN mà cá nhân phải nộp thêm, được hoàn hoặc nộp thừa.

Việc quyết toán thuế TNCN nhằm:

• Là căn cứ pháp lý để tránh bị truy thu và phạt chậm nộp thuế (thường trước 30/4 hằng năm) và được hoàn thuế nếu nộp thừa.
• Xác định đúng, đủ nghĩa vụ thuế của cá nhân trong năm theo đúng pháp luật. (theo Khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 111/2013/TT-BTC).
• Kiểm tra tính hợp lệ của thu nhập, khấu trừ và chứng từ.
• Đảm bảo minh bạch tài chính cho người nộp thuế.

II. Đối tượng nào phải quyết toán thuế TNCN?

Căn cứ theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, đối tượng phải quyết toán thuế TNCN là người:

• Có số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế đã nộp thừa và muốn yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau.
• Cá nhân cư trú có thu nhập trực tiếp từ lương, tiền công nhưng không ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay.
• Cá nhân cư trú có mặt tại Việt Nam tính theo 12 tháng liên tục từ 183 ngày trở lên trong năm đầu tiên.
• Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải quyết toán trước khi xuất cảnh.

III. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì?

Tùy theo việc cá nhân tự quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế hay ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay, thành phần hồ sơ quyết toán thuế TNCN sẽ khác nhau. Dưới đây là hồ sơ chi tiết theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

1. Đối với cá nhân tự quyết toán thuế

• Tờ khai quyết toán thuế: Mẫu số 02/QTT-TNCN(ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh nếu có người phụ thuộc: Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80.
• Chứng từ khấu trừ thuế: Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ hoặc đã tạm nộp trong năm (do công ty cấp).
• Hồ sơ chứng minh các khoản đóng góp: Bản sao hóa đơn/chứng từ đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
• Giấy tờ khác: Tài liệu chứng minh thu nhập do tổ chức nước ngoài chi trả, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, thông tin tài khoản ngân hàng (nếu yêu cầu hoàn thuế về tài khoản).

2. Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80.
• Phụ lục bảng kê cá nhân tính thuế lũy tiến: Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN, 05-2/BK-QTT-TNCN và 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80.

3. Trường hợp ủy quyền quyết toán thuế

Cá nhân lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN mẫu 08/UQ-QTT-TNCN (theo Thông tư 80) để tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thay.
 

IV. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN mới nhất 2026

Việc quyết toán thuế TNCN hiện nay đã được số hóa gần như toàn bộ, cho phép người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế TNCN online mà không cần đến trực tiếp cơ quan thuế. Bạn có thể tham khảo 3 cách quyết toán thuế trực tuyến dưới dây.

1. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN online trên trang Tổng cục Thuế

Bước 1: Vào website chính thức của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn/ để đăng nhập.

Bước 2: Chọn “Quyết toán thuế” rồi Chọn “Kê khai thuế trực tuyến”. Điền đầy đủ các trường thông tin trong tờ khai. Bao gồm:

• Tên người gửi, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên lạc, địa chỉ email
• Chọn tờ khai: số 02/QTT-TNCN
• Chọn cơ quan thuế quyết toán: Hệ thống sẽ gợi ý dựa trên thông tin thay đổi nơi làm việc bạn tích chọn.
• Chọn quyết toán theo năm dương lịch, năm kê khai tương ứng.
• Loại tờ kê khai: Chọn chính thức (Trường hợp đã nộp hồ sơ rồi nhưng khai sai muốn khai lại thì lựa chọn tờ khai bổ sung).
• Thời gian kê khai nộp thuế

Bước 3: Chọn tiếp tục để khai tờ khai quyết toán thuế. Sau khi điền thông tin trong mẫu xong chọn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 4: Chọn “kết xuất XML” để lưu tờ khai mẫu đã điền thông tin về máy tính, sau đó nhấn “nộp tờ khai”.

Bước 5: Tải lên các bản scan chứng từ khấu trừ thuế tại mục Phụ lục đính kèm.

Bước 6: Nhập “Mã kiểm tra” và chọn “Tiếp tục” → Nhập mã OTP do Tổng cục Thuế gửi về tin nhắn điện thoại rồi chọn “Tiếp tục”.

Sau khi nộp tờ khai thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ vào email đã đăng ký và gửi tin nhắn thông báo đến số điện thoại người đăng ký với nội dung: “Hồ sơ khai thuế điện tử mẫu 02/QTT-TNCN đã được gửi thành công CQT trả thông báo chấp nhận/ không chấp nhận sau 01 ngày làm việc”.

2. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN online trên eTax Mobile

Bước 1: Tải ứng dụng eTax Mobile từ App Store hoặc Google Play. Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã đăng ký.

Bước 2: Chọn “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” → chọn “Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán” → chọn năm quyết toán → chọn tra cứu.

Bước 3: Nhấn “Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý” (Hệ thống tự điền sẵn Loại tờ khai, Năm, Trường hợp quyết toán), bạn có thể thay đổi thời gian quyết toán → Nhấn “Tiếp tục"

Bước 4: Xác định cơ quan thuế: Trả lời các câu hỏi về nơi làm việc và giảm trừ gia cảnh để hệ thống tự động xác định cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ.

Bước 5: Kiểm tra kỹ các thông tin cá nhân và số liệu tài chính. Nếu có các khoản giảm trừ khác (từ thiện, nhân đạo...) hoặc chứng từ khấu trừ chưa có sẵn, bạn cần tự điền bổ sung vào các chỉ tiêu tương ứng.

Bước 6: Sau khi kiểm tra tờ khai chính xác, nhấn Tiếp tục, đính kèm các phụ lục cần thiết (chứng từ khấu trừ thuế, CCCD...), nhập mã OTP gửi về số điện thoại để hoàn tất việc nộp tờ khai.

3. Hướng dẫn doanh nghiệp quyết toán thuế cho người lao động

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ kê khai quyết toán thuế theo yêu cầu.

Bước 2: Nộp hồ sơ kê khai theo 3 cách:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Gửi qua hệ thống bưu chính chơ cơ quan thuế tiếp nhận.

V. Hướng dẫn cách tra cứu mã số thuế cá nhân đơn giản, nhanh chóng

Mã số thuế cá nhân (MSTCN) là dãy số do cơ quan thuế cấp để quản lý nghĩa vụ thuế của mỗi người. Để tạo hồ sơ quyết toán thuế TNCN, bạn không thể thiếu thông tin mã số thuế. Có 5 cách đơn giản để bạn tra mã số thuế cá nhân như sau:

• Tra MSTCN trên trang Tổng cục Thuế
• Tìm MSTCN trên trang Thuế điện tử
• Tra nhanh MSTCN trên ứng dụng eTax Mobile
• Tra cứu MSTCN trên ứng dụng VNeID
• Tra MSTCN trên trang Masothue

Ví dụ: Để tìm mã số thuế cá nhân trên ứng dụng eTax Mobile, bạn chọn "Tiện ích" rồi chọn "Tra cứu thông tin NTT".

VI. FAQ - Một số câu hỏi thường gặp về quyết toán thuế

1. Không quyết toán thuế có sao không?

Quyết toán thuế TNCN là nghĩa vụ bắt buộc. Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP việc không quyết toán thuế có thể dẫn đến các hệ quả:

• Cá nhân: Phạt tiền từ 2 - 25 triệu đồng.
• Tổ chức: Phạt tiền từ 4 - 50 triệu đồng.

2. Trong trường hợp được hoàn thuế thì quyết toán thuế TNCN bao lâu thì nhận được tiền?

Theo Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019, thời gian được hoàn thuế như sau:

• Với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước kiểm tra sau: 6 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo chấp nhận hồ sơ.
• Với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế sau: 40 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo chấp nhận hồ sơ.

3. Khi có thu nhập 2 nơi thì quyết toán thuế TNCN như thế nào?

Trường hợp có thu nhập từ hai công ty trở lên trong cùng năm, cách xử lý sẽ phụ thuộc vào từng tình huống:

• Nếu tại thời điểm quyết toán bạn vẫn làm việc tại một công ty và đáp ứng điều kiện ủy quyền (chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ 10% và không có yêu cầu quyết toán lại), bạn có thể ủy quyền cho công ty đang làm việc quyết toán thay.
• Nếu không đủ điều kiện ủy quyền, bạn phải tự quyết toán thuế với cơ quan thuế thông qua cổng Thuế điện tử (eTax) hoặc eTax Mobile.

4. Người nghỉ hưu có cần quyết toán thuế TNCN không?

Trong trường hợp đã nghỉ hưu, nếu người nghỉ hưu có thêm thu nhập khác (ví dụ: tiền lương, tiền công, thù lao làm thêm, thu nhập từ hoạt động kinh doanh,…) thì vẫn phải kê khai và quyết toán thuế. Việc quyết toán có thể tự thực hiện hoặc ủy quyền nếu đủ điều kiện.

5. Người làm không đủ năm có cần quyết toán thuế TNCN không?

Người lao động làm việc không đủ 12 tháng trong năm vẫn có thể phải quyết toán thuế, tùy vào tổng thu nhập thực tế:

• Nếu thu nhập chưa đến mức chịu thuế → có thể quyết toán để hoàn lại tiền đã khấu trừ.
• Nếu có thu nhập từ nhiều nơi → thường phải tự quyết toán.
• Nếu chỉ làm tại một nơi và đủ điều kiện → có thể ủy quyền cho công ty quyết toán thay.

Thực tế, nhiều lao động thời vụ bị khấu trừ 10% vẫn có thể được hoàn lại toàn bộ thuế nếu tổng thu nhập năm chưa đến ngưỡng chịu thuế.

Trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn quyết toán thuế TNCN. JobOKO hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích để thực hiện quyết toán thuế thành công, đúng quy định của pháp luật.