Việc làm nhân viên tổ chức sự kiện (971 việc)

Công việc chính của nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

I. Tổng quan về việc làm nhân viên tổ chức sự kiện

1. Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện là người chịu trách nhiệm thực hiện từ A đến Z các hoạt động tổ chức sự kiện nhằm đưa sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Đây là điểm sáng trong kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Ngành tổ chức sự kiện có vất vả không? thu nhập như thế nào?

2. Nhân viên tổ chức sự kiện làm những công việc gì?

2.1. Trước sự kiện diễn ra

• Lập và thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện theo chỉ dẫn của Giám đốc sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện có trách nhiệm thực hiện và báo cáo các nhiệm vụ Giám đốc sự kiện giao phó. Điều này giúp cho việc quản lý và theo dõi chất lượng các đầu việc dễ dàng hơn.
• ​Lập và thực hiện kế hoạch truyền thông cho sự kiện: Một sự kiện thành công cần đảm bảo thu hút càng nhiều sự quan tâm của khách hàng càng tốt. Bởi vậy, một kế hoạch truyền thông cần được đầu tư thực hiện như thiết kế video trailer thật ấn tượng về sự kiện, thiết kế poster quảng cáo, tờ rơi,... và đăng tải lên các nhóm quan tâm hay những địa điểm công cộng thu hút sự chú ý của nhiều người.
• Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện: Tùy thuộc vào lĩnh vực, tính chất và quy mô của sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện cần chọn lựa không gian phù hợp để sự kiện diễn ra thành công và thu hút sự chú ý của những người qua đường và người dân trong khu vực.
• Sắp xếp và trang trí các bục sân khấu và bàn ghế đủ cho số lượng khách mời: Sân khấu ấn tượng mà gần gũi và bàn ghế đủ cho diễn ra và khách mời sẽ khiến sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn.
• Đặt lịch hẹn diễn giả hoặc MC để trao đổi và thương thảo các thông tin về sự kiện: Nhân viên tổ chức sự kiện cần thông báo cho MC hoặc diễn giả các thông tin về sự kiện như kế hoạch nội dung chi tiết, số lượng khách mời và người tham gia sự kiện để sự kiện diễn ra thành công trọn vẹn. Đặc biệt, để tăng thêm phần kịch tính và mới mẻ cho sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện cần lưu ý với MC/khách mời về chương trình trò chơi và phần trao quà cùng các ưu đãi của doanh nghiệp trong sự kiện.
• Đón tiếp khách mời và khách hàng tham gia chu đáo: Khách mời và khách hàng đều là những nhân vật trung tâm của sự kiện. Bởi vậy, việc đón tiếp họ chu đáo sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng, ấn tượng và được truyền cảm hứng tin dùng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp
• Kiểm tra chất lượng của các thiết bị kỹ thuật: Các thiết bị kỹ thuật như mic, máy tính có kết nối máy chiếu, tín hiệu wifi hay thậm chí là hệ thống điều hòa cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.
• Gửi thông báo cho diễn giả, khách mời và khách hàng tham dự chương trình trước ngày sự kiện diễn ra: Trước ngày diễn ra sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện cần gửi email cùng tin nhắn SMS cho khách hàng nhằm xác nhận một lần nữa về thời gian, địa điểm cùng nội dung sơ lược các phần của chương trình. Điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy được tôn trọng và ấn tượng về tác phong chu đáo, chuyên nghiệp của nhân viên tổ chức chương trình. Đảm bảo ổn định chỗ ngồi cho diễn giả/MC, khách mời và khách hàng tham gia, nhắc nhở mọi người tắt chuông điện thoại và tích cực tham gia đóng góp ý kiến cho sự kiện.

2.2. Trong khi sự kiện diễn ra

• Ổn định trật tự để bài phát biểu của MC và diễn giả không bị gián đoạn: Không gian tĩnh lặng và những ánh mắt chăm chú sẽ khiến diễn giả/MC được tôn trọng và làm tốt vai trò truyền cảm hứng tới các đối tượng khách hàng quan tâm.
• Tham gia trở thành hoạt náo viên sự kiện: Để thay đổi không khí sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện cần kết nối và tăng tính tương tác giữa khách hàng tham gia và khách mời để sự kiện trở nên hứng thú với thông tin trong sự kiện. Đặc biệt, điểm nhấn của một sự kiện là phần đặt câu hỏi cho diễn giả.
• Thực hiện ghi lại các hình ảnh và video về tiến trình của sự kiện: Tính năng chia sẻ đa phương tiện và bình luận của mạng xã hội sẽ khiến sự kiện được lan tỏa rộng rãi. Bởi vậy, các video và hình ảnh chất lượng HD về sự kiện sẽ là những "vũ khí" truyền thông mạnh mẽ.

Nhân viên tổ chức sự kiện cần đáp ứng yêu cầu công việc gì?

2.3. Sau khi sự kiện diễn ra

• Gửi bảng khảo sát nhằm thu nhận phản hồi của khách hàng: Tỷ lệ khách hàng đặt câu hỏi quan tâm đến sản phẩm đều có thể là khách hàng tiềm năng. Vì thế, việc lập bảng khảo sát sẽ giúp bạn tối ưu hóa việc tiếp nhận và xử lý các phản hồi của khách hàng.
• Hiệu đính và chia sẻ video và hình ảnh về sự kiện lên trang web chính thức và mạng xã hội của doanh nghiệp: Hiệu quả của hoạt động truyền thông doanh nghiệp phản ánh bằng lượng view của trang web chính thức và mạng xã hội của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi nhân viên truyền thông cần liên tục cập nhật các hình ảnh và video về các hoạt động đa dạng của tổ chức.
• Thu dọn địa điểm tổ chức sự kiện: Khi sự kiện kết thúc, nhân viên tổ chức sự kiện cần dọn dẹp sân khấu và hoàn lại địa điểm cho chủ cho thuê. Một sự kiện thành công đến phút cuối sẽ đảm bảo niềm vui trọn vẹn cho tất cả nhân viên trong phòng tổ chức sự kiện.

3. Tiêu chí đánh giá KPI của nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Dưới đây là các tiêu chí đánh giá KPI của nhân viên tổ chức sự kiện:

• Tỷ lệ đăng kí làm thủ tục check - in.
• Mức độ hài lòng của khách hàng tham dự.
• Tỷ lệ khách hàng gửi câu hỏi quan tâm sau sự kiện.
• Tỷ lệ khách hàng tương tác trên mạng xã hội của doanh nghiệp.
• Doanh thu trung bình của doanh nghiệp.

II. Nhân viên tổ chức sự kiện cần thành thạo những kỹ năng gì?

1. Giao tiếp thành thạo

Nhân viên tổ chức sự kiện cần giao tiếp tự tin bằng lời và thành thạo bằng văn bản để trở thành những "đại sứ truyền cảm hứng" cho khách hàng tham dự sự kiện. Đồng thời, giao tiếp thành công sẽ khiến nhân viên tổ chức sự kiện mở rộng các mối quan hệ đối ngoại và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Các bạn cùng tìm hiểu Kỹ năng giao tiếp - một trong số những bước đệm tạo đà thăng tiến trong sự nghiệp để nhanh chóng có được thành công nhé.

Những kỹ năng cơ bản mà nhân viên tổ chức sự kiện cần có là gì?

2. Kỹ năng quản lý thời gian

Nhân viên tổ chức sự kiện cần đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ được giao đúng thời hạn. Bởi vậy, nhân viên tổ chức sự kiện cần lập kế hoạch và thực hiện ưu tiên các nhiệm vụ để tránh bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào cho dù là một chi tiết nhỏ nhất như làm vệ sinh các bình nước và cốc nước phục vụ sự kiện,... Các bạn cùng tìm hiểu Kỹ năng quản lý thời gian sẽ mang đến hiệu quả công việc diễn ra dễ dàng và đạt kết quả tốt nhất.

3. Kỹ năng chiến lược và khả năng lãnh đạo

Nhân viên tổ chức sự kiện cần quản lý các hoạt động của sự kiện nằm trong khuôn khổ ngân quỹ và đảm bảo thực hiện chuyên nghiệp từ A đến Z quy trình tổ chức sự kiện, đồng thời lường trước và tiến hành giải quyết các rủi ro gặp phải khi sự kiện được tiến hành. Kỹ năng lãnh đạo là yếu tố quyết định đến sự thành công của một người, chính vì thế các bạn hãy cùng tìm hiểu chi tiết kỹ năng này để ứng dụng cho công việc được hiệu quả hơn.

4. Ý tưởng đột phá

Nhân viên tổ chức sự kiện thường xuyên tư duy và thực hiện các ý tưởng sáng tạo, tạo điểm nhấn trong chiến dịch truyền thông. Để có được ý tưởng đột phá các bạn cũng có những kỹ năng tư duy sáng tạo để có thể đưa ra những ý tưởng mới mẻ tạo sự hấp dẫn và thích thú. Chắc chắn những người có kỹ năng tư duy sáng tạo sẽ được nhà tuyển dụng ưu ái và lựa chọn, các bạn cùng tìm hiểu nhé.

5. Thành thạo công nghệ

Bên cạnh sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Microsoft, phần mềm thuyết trình Power Point và bảng tính Excel, nhân viên tổ chức sự kiện cần hiểu biết và sử dụng thông thạo máy quay và chụp ảnh chuyên nghiệp đồng thời có khả năng biên tập video và hiệu đính hình ảnh. Ngoài ra, nhân viên tổ chức sự kiện cần tận dụng tính năng chia sẻ đa phương tiện và bình luận của mạng xã hội để khiến sự kiện lan tỏa rộng rãi trong cộng đồng. Chính vì thế, kỹ năng công nghệ rất cần thiết đối với công việc, các bạn hãy cùng tham khảo ngay nhé.

6. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Khi đối mặt với những tình huống khó khăn, nhân viên tổ chức sự kiện cần bình tĩnh và linh hoạt xử lý tình huống khó khăn như diễn giả đến chậm, hay khách hàng lạc đường hay yêu cầu gửi email thông tin sự kiện vì bận lịch đột xuất không đến tham dự,... Điều này giúp họ duy trì được mối quan hệ lâu dài với các khách hàng tiềm năng. Các bạn cùng xem thêm Kỹ năng giải quyết vấn đề để có thể giúp bạn vượt qua những tình huống khó và xử lý công việc được tốt nhất.

7. Kỹ năng làm việc nhóm

Nhân viên tổ chức sự kiện không làm việc độc lập mà cần phối hợp với nhau và các phòng ban khác như phòng nội dung, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh,... để tối ưu hóa các nhiệm vụ nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Thực tế Kỹ năng làm việc nhóm không thể thiếu để hoàn thành công việc được giao, khi có người hỗ trợ và đồng hành hứa hẹn sẽ đem đến sự thành công cho các bạn.

8. Kỹ năng làm việc đa nhiệm

Khi lập kế hoạch cho các sự kiện, sẽ có rất nhiều việc phải làm. Do vậy, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có khả năng làm nhiều công việc như đàm phán hợp đồng khách sạn, gặp gỡ khách hàng để thảo luận về các khách mời tiềm năng, đặt nguyên liệu, lựa chọn loại hình giải trí khi sự kiện diễn ra,... Do vậy, bên cạnh việc có thể làm được nhiều nhiệm vụ trong quá trình làm việc thì điều quan trọng hơn là nhân viên tổ chức sự kiện phải biết cách bố trí, sắp xếp và ưu tiên các công việc để không bị bỏ sót nhiệm vụ nào. Hãy giữ cho bản thân thật bình tĩnh và linh hoạt mọi việc.

III. Cơ hội và thách thức của nhân viên tổ chức sự kiện

3.1. Cơ hội

• Mức lương theo năng lực:

Mức lương của nhân viên tổ chức dao động từ 4 - 20,3 triệu đồng/tháng tùy thuộc vào số năm kinh nghiệm. Bởi vậy, hãy làm việc hết mình để sở hữu mức lương cao nhất nhé.

• Môi trường làm việc:

"Đầu quân" cho vị trí nhân viên tổ chức sự kiện, ứng viên có cơ hội làm việc trong môi trường trẻ trung, năng động và chuyên nghiệp. Đồng thời, họ cũng được học hỏi nhiều kiến thức của ngành Truyền thông - Tổ chức sự kiện như đối ngoại, đàm phán - thương thảo, quản lý, làm việc nhóm,... Ngoài ra, nhân viên tổ chức sự kiện cũng có cơ hội mở rộng mối quan hệ nhờ việc thường xuyên tiếp cận với các diễn giả và khách hàng làm việc trong các lĩnh vực.

• Cơ hội thăng tiến:

Làm việc chăm chỉ với tinh thần học hỏi cầu tiến, nhân viên tổ chức sự kiện có cơ hội trở thành chuyên viên tổ chức sự kiện và giám đốc tổ chức sự kiện. Vậy nếu đủ đam mê, hãy không ngừng tích lũy kiến thức và kinh nghiệm ngay từ bây giờ để trải nghiệm vị trí nhân viên tổ chức sự kiện nhé.

3.2. Thách thức

• "Cháy giờ" sự kiện:

Các yếu tố khách quan như thời tiết hay ùn tắc giao thông có thể khiến diễn giả/MC của sự kiện đến muộn hay thậm chí là phần hỏi - đáp giữa diễn giả với khách hàng tham gia vượt quá thời gian cho phép. Lúc này, nhân viên tổ chức sự kiện cần tìm cách phối hợp với diễn giả để đảm bảo thời lượng của chương trình. Bên cạnh đó, số lượng khách hàng check - in chênh lệch với số lượng đăng kí qua Fanpage của sự kiện cũng là vấn đề khiến nhân viên tổ chức sự kiện đau đầu.

• "Bí" ý tưởng cho sự kiện:

Để đảm bảo sự khác biệt và tính đột phá của các sự kiện, nhân viên truyền thông, tổ chức sự kiện cần luôn luôn suy nghĩ sáng tạo và mới mẻ để làm mới trải nghiệm của khách hàng về hình ảnh của sản phẩm.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Nhân viên Tổ chức sự kiện

IV. Làm thế nào để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện?

Việc làm tổ chức sự kiện không giới hạn độ tuổi và bằng cấp, bởi vậy chỉ cần bạn đam mê với các sự kiện và sở hữu tính cách hướng ngoại, nhanh nhẹn và giao tiếp tốt, bạn hãy nhanh chân nộp đơn ứng tuyển nhân viên tổ chức sự kiện nhé. Cách để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo như:

1. Học lấy bằng cấp các chuyên ngành liên quan

Bước đầu tiên trong hành trình thực hiện ước mơ, mục tiêu trở thành nhân viên tổ chức sự kiện mà bạn cần trải qua là hãy lựa chọn các chuyên ngành học liên quan đến nghề này như du lịch, báo chí truyền thông. Hiện nay, nhiều khoa du lịch của các trường đại học có riêng chuyên ngành tổ chức sự kiện. Những trường đào tạo ngành học này có thể Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG HN), Cao đẳng Du lịch, Đại học Thăng Long, Đại học Công nghiệp, Viện Đại học Mở, Học viện Báo chí và Tuyên truyền.
Ngoài ra, những ai học các ngành Ngoại ngữ hay Kinh doanh, Marketing có niềm yêu thích với tổ chức sự kiện thì cũng có thể chuyển sang làm nhân viên tổ chức sự kiện sau khi ra trường.

2. Tích lũy kinh nghiệm ngay từ khi còn đi học

Đối với công việc nhân viên tổ chức sự kiện, bằng cấp có thể không quan trọng bằng đam mê và kinh nghiệm làm việc thực tế. Để chuẩn bị sẵn sàng và dễ xin việc hơn sau này, bạn nên tích cực tham gia tham gia các hoạt động ở trường như lên kịch bản và tổ chức các sự kiện nhỏ trong lớp, khoa, tham gia các câu lạc bộ hay giúp đỡ trong sự kiện truyền thông, các chương trình tình nguyện.
Cho dù là những trải nghiệm không liên quan trực tiếp đến tổ chức sự kiện nhưng kinh nghiệm của bạn sẽ cho thấy bạn thích giao tiếp, xây dựng mối quan hệ giữa người với người và có thể thích nghi, làm việc trong môi trường tập thể, sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao yếu tố tính cách, phẩm chất của ứng viên được thể hiện qua chính kinh nghiệm.

3. Xin việc nhân viên tổ chức sự kiện

Để chính thức trở thành nhân viên tổ chức sự kiện, bạn cần phải xin việc và chính thức đi làm. Các nhà tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện gồm có công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, bộ phận tổ chức sự kiện của khách sạn, nhà hàng, trung tâm tiệc cưới, v.v. Tùy vào sở thích và khả năng mà bạn có thể xin vào đâu bạn cảm thấy phù hợp và thoải mái nhất.

V. Nhân viên tổ chức sự kiện chỉ phù hợp với người năng động?

Những người quan tâm tới nghề nghiệp nhân viên tổ chức sự kiện thường quan tâm đến vấn đề rằng người có tính cách như thế nào thì thích hợp theo nghề này? Có phải chỉ người năng động, hoạt bát mới có thể làm tốt công việc này hay không?
Dĩ nhiên, những người trẻ có tính cách hướng ngoại được cho là phù hợp hơn với vai trò nhân viên tổ chức sự kiện vì đặc trưng của nghề nghiệp cần giao tiếp và tương tác nhiều với người khác. Tuy vậy, người hướng nội vẫn có thể làm nhân viên tổ chức sự kiện được, có thể bắt đầu thử sức trong các khâu chuẩn bị, hậu cần và từng bước tiếp xúc nhiều hơn với nhà cung cấp, khách hàng.

VI. Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện có vất vả không?

Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện có nhiều cơ hội phát triển và mức thu nhập tương đối tốt, có tính thách thức nên không lo nhàm chán. Tuy vậy, nhìn nhận ở một phương diện khác thì vai trò này cũng khá vất vả, nhất là đối với các bạn nữ. Vì vậy, hãy tìm hiểu kỹ càng yêu cầu công việc khi tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện để đảm nhận một cách tốt nhất.
Một nhân viên tổ chức sự kiện phải có khả năng đa tác vụ vì có vô số công việc cần bạn hoàn thành và tất cả đều có thời hạn. Bạn phải biết cách sắp xếp và phân chia thời gian, xác định xem đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên để sau đó hoàn thành trước. Nhiều người mới vào nghề có thể cảm thấy quá áp lực vì nhịp độ công việc nhanh và cần làm nhiều việc một ngày.
Bên cạnh đó, nhân viên tổ chức sự kiện cũng phải thường xuyên di chuyển để đánh giá khu vực sự kiện, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ, đơn vị cho thuê sân bãi, theo sát chương trình sự kiện và hỗ trợ, xử lý sự cố kịp thời. Với những sự kiện tổ chức ở xa và nhiều ngày, bạn có thể sẽ phải ở lại qua đêm.
Nhìn chung, phát triển sự nghiệp như một nhân viên tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn có đam mê, động lực và luôn cố gắng để phối hợp tốt với đồng nghiệp, cung cấp dịch vụ tận tâm và chuyên nghiệp nhất. Các chương trình học sẽ cung cấp cho bạn kiến thức nền để bạn bắt đầu và kinh nghiệm làm việc sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong nghề này.
Ngoài nhân viên tổ chức sự kiện, những ai đam mê theo đuổi lĩnh vực truyền thông thì biên tập viên, phóng viên, phát thanh viên,... cũng là công việc phù hợp và có cơ hội phát triển bản thân lớn. Trong đó, câu hỏi học ngành gì ra làm biên tập viên tập viên truyền hình được nhiều bạn trẻ quan tâm nhất. Để giúp bạn có cái nhìn đúng đắn và lựa chọn được cho mình nghề nghiệp phù hợp, đừng bỏ lỡ thông tin JOBOKO.com chia sẻ tại Blog việc làm nhé.