Thư Ký Hội Đồng Quản Trị

Tổ chức Đại hội đồng Cổ đông (ĐHĐCĐ):
Lập kế hoạch tổng thể, tiến độ thực hiện và dự toán kinh phí cho kỳ họp ĐHĐCĐ thường niên và bất thường.
Soạn thảo và trình duyệt danh sách cổ đông có quyền tham dự, thông báo mời họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, dự thảo Nghị quyết và các Tờ trình liên quan.
Phối hợp tổ chức công tác hậu cần, kiểm tra tỷ lệ đại biểu tham dự, điều hành công tác ban kiểm phiếu.
Ghi chép biên bản, lập dự thảo Nghị quyết ĐHĐCĐ và công bố kết quả biểu quyết theo quy định.
Tổ chức các phiên họp HĐQT:
Thắt chặt lịch họp định kỳ hoặc tham mưu triệu tập họp bất thường theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT.
Thu thập, thẩm định tính đầy đủ và hợp lệ của các hồ sơ, tài liệu do Ban Tổng Giám đốc/Ban Điều hành trình HĐQT.
Gửi hồ sơ và tài liệu họp đến các thành viên HĐQT đúng thời hạn luật định (tối thiểu theo quy định của Điều lệ).
Ghi biên bản họp HĐQT chi tiết, trung thực, chính xác và tổng hợp ý kiến biểu quyết của các thành viên.
Quản lý hồ sơ, Công bố thông tin và Tuân thủ Pháp lý
Lưu trữ và bảo mật hồ sơ: Quản lý, lưu trữ an toàn hệ thống sổ sách, biên bản họp, Nghị quyết, Quyết định của ĐHĐCĐ và HĐQT, hồ sơ thành viên HĐQT, danh sách cổ đông.
Công bố thông tin (CBTT): Thực hiện nghĩa vụ công bố thông tin định kỳ và bất thường của doanh nghiệp lên Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở Giao dịch Chứng khoán (đối với công ty đại chúng/niêm yết) và trên website doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật.
Tư vấn tuân thủ quản trị: Cập nhật các quy định pháp luật mới về quản trị công ty, tư vấn cho HĐQT điều chỉnh Quy chế nội bộ, Điều lệ cho phù hợp.
Soạn thảo văn bản, Đôn đốc và Giám sát thi hành Nghị quyết
Soạn thảo các Quyết định, Nghị quyết, Thông báo, Tờ trình và các tài liệu chỉ đạo của HĐQT.
Theo dõi, đôn đốc Ban Tổng Giám đốc và các phòng ban liên quan trong việc triển khai thực hiện các Nghị quyết, Quyết định đã được HĐQT thông qua.
Lập báo cáo định kỳ/đột xuất cho Chủ tịch HĐQT về tiến độ và kết quả thực hiện các chỉ đạo của HĐQT.
Quan hệ Cổ đông và Cầu nối truyền thông
Làm đầu mối tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc, kiến nghị của Cổ đông theo thẩm quyền và quy định của Điều lệ.
Đóng vai trò cầu nối truyền đạt thông tin, quyết định từ HĐQT tới Ban Điều hành và ngược lại.
Hỗ trợ xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa HĐQT với Ban Kiểm soát, Ban Điều hành và nhà đầu tư.