Cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn chuyên nghiệp, lịch sự

Quá trình tuyển dụng chưa bao giờ đơn giản và dễ dàng. Là một nhà tuyển dụng, bạn có thể mất nhiều thời gian đăng tuyển dụng để sàng lọc CV xin việc của ứng viên, sau đó tìm cách liên hệ và mời ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng đến phỏng vấn. Trong đó, gọi điện mời ứng viên là việc rất quan trọng, bạn cần làm chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt, thu hút các ứng viên tham gia vào quá trình phỏng vấn sắp tới.

Nhà tuyển dụng cần nắm được cách gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn chuyên nghiệp

I. Cách gọi điện mời ứng viên đến phỏng vấn

1. Chọn thời gian gọi điện thoại một cách khôn ngoan

Điều đầu tiên và quan trọng nhất khi gọi cho ứng viên mời phỏng vấn là bạn phải biết khi nào là thời điểm thích hợp để liên hệ với họ. Nếu ứng viên hiện đang trong giờ làm việc, họ có thể cảm thấy không thoải mái khi trả lời cuộc gọi của bạn trước mặt đồng nghiệp hoặc tệ hơn là sếp của họ. Có lẽ bạn nên đợi đến giờ nghỉ trưa hoặc sau 6 giờ tối để gọi điện thoại.
XEM THÊM: Khi nào nên phỏng vấn online, phỏng vấn qua điện thoại?

2. Cá nhân hoá cuộc gọi

Tiếp theo, nhà tuyển dụng cần biết cách điều chỉnh lời mời của bạn đến ứng viên cụ thể mà bạn mời đến phỏng vấn, nói rõ chức danh của vị trí việc làm mà người đó ứng tuyển và được thông qua. Ứng viên có thể đã ứng tuyển đồng thời vào các vị trí khác, vì vậy bạn cần rõ ràng để họ không bị nhầm lẫn.
Sẽ là một ý tưởng khôn ngoan khi bạn đề cập ngắn gọn đến quy trình của buổi phỏng vấn, chẳng hạn phỏng vấn với bộ phận nhân sự, làm bài kiểm tra và trao đổi với trưởng bộ phận. Nhà tuyển dụng chuyên nghiệp nên thông báo cho ứng viên loại phỏng vấn mà họ nên chuẩn bị. Bạn cũng có thể muốn cho họ biết quá trình phỏng vấn sẽ diễn ra trong bao lâu. Nếu đây là bước đầu tiên của một quá trình phỏng vấn dài hơn (2 vòng, 3 vòng), hãy nói với họ. Cuối cùng, bạn cũng đừng quên nhắc nhở ứng viên các tài liệu họ cần mang theo.

3. Hãy linh hoạt về mặt thời gian

Hầu hết các ứng viên có thể đang có việc làm toàn thời gian ở các công ty khác. Nói cách khác, họ có thể khó rời khỏi công việc và đến buổi phỏng vấn cố định lịch trình. Trong trường hợp này, bạn có thể linh hoạt và hỗ trợ tối đa bằng cách cung cấp cho họ các tuỳ chọn thời gian để lựa chọn. Sự linh hoạt về mặt thời gian có thể giúp ứng viên sắp xếp và hạn chế sự bất tiện.
Nếu bạn không thể linh hoạt và muốn bám vào lịch trình cố định, ít nhất hãy thông báo trước vài ngày về giờ giấc và ngày cụ thể cho ứng viên, nếu họ không thể đến, hãy cân nhắc đề nghị một ngày khác thay vì loại ngay ứng viên đó.

4. Chi tiết hoá các thông tin

Bạn muốn quá trình phỏng vấn trở nên đơn giản nhất có thể và cung cấp tất cả các chi tiết cụ thể có thể giúp công ty của bạn sắp xếp tốt hơn. Khi gọi điện thoại mời ứng viên đến phỏng vấn, bạn hãy cung cấp địa chỉ cụ thể (đến số tầng), nhất là khi công ty của bạn nằm ở chung cư khó tìm.
Bạn cũng có thể đề nghị đính kèm bản đồ cho ứng viên khi gửi email xác nhận sau cuộc gọi. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên cho ứng viên biết ai sẽ thực hiện cuộc phỏng vấn để họ biết và hỏi tại quầy lễ tân.

Các bước gọi điện thoại mời ứng viên đến phỏng vấn chi tiết

5. Thân thiện nhưng chuyên nghiệp

Các nhà tuyển dụng cần kiểm soát được giọng nói, ngữ điệu và cách diễn đạt khi mời một ứng viên đến phỏng vấn. Bạn không chỉ cần có vẻ thân thiện, lịch sự mà còn phải thật chuyên nghiệp. Hãy nhớ, tiếng nói của bạn phản ánh văn hoá công ty bạn và tạo tiền đề cho cuộc phỏng vấn tiềm năng để tìm kiếm nhân tài.
Tốt nhất là bạn giữ cho giọng nói của mình nhẹ nhàng, thân thiện và trò chuyện thoải mái nhưng không suồng sã, không nhún nhường cũng không trịch thượng, tránh nghe quá thô, nghiêm trọng hoá hoặc cứng nhắc.

• Sử dụng giọng nói phản ánh tính cách của công ty bạn.
• Âm thanh chào đón và lạc quan: Làm cho ứng viên cảm thấy hào hứng khi được phỏng vấn.

Chờ đợi một lời mời phỏng vấn có thể gây căng thẳng cho các ứng viên, do đó, khi nhận được cuộc gọi mời phỏng vấn, họ sẽ muốn được thấy thư giãn và hào hứng.
XEM THÊM: Bí quyết phỏng vấn qua điện thoại chuyên nghiệp

II. Kịch bản gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn

[Ring ring!]

• Ứng viên: Xin chào?
• Nhà tuyển dụng: Xin chào [tên ứng viên], tôi là [tên của bạn] gọi từ [tên công ty]. Bạn có tiện nghe điện thoại lúc này không?
• Ứng viên: Tôi rất sẵn lòng.
• Nhà tuyển dụng: Tuyệt vời, cảm ơn bạn. Tôi gọi đến để thông báo cho bạn biết rằng chúng tôi đã xem xét CV của bạn cho vai trò [chức danh công việc] và cảm thấy bạn khá phù hợp với vị trí này. Tôi muốn mời bạn đến tham dự phỏng vấn.
• Ứng viên: Thật sao? Tốt quá.
• Nhà tuyển dụng: Bạn có rảnh trong tuần này? Chúng tôi có các buổi phỏng vấn vào Thứ Hai, Thứ Năm hoặc Thứ Sáu, đều vào lúc 3 giờ chiều.
• Ứng viên: Vâng, tôi có thể đến vào lúc 3 giờ chiều ngày Thứ Năm.
• Nhà tuyển dụng: Tốt quá. Vậy tôi có thể gửi cho bạn thông tin về buổi phỏng vấn, địa chỉ của công ty qua email được không?
• Ứng viên: Vâng, được chứ ạ. Email của tôi là xxx@gmail.com.
• Nhà tuyển dụng: Tôi sẽ gửi cho bạn địa chỉ của chúng tôi cũng như biết thêm chi tiết về cuộc phỏng vấn sớm. Cảm ơn, [tên ứng viên]. Chúc bạn ngày mới tốt lành.
• Ứng viên: Cảm ơn anh/chị. Tạm biệt!
• Nhà tuyển dụng: Tạm biệt! Hẹn gặp lại bạn tại buổi phỏng vấn.

III. Những lỗi cần tránh khi gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn

1. Không chuẩn bị từ trước

Việc không chuẩn bị từ trước các thông tin như địa điểm, thời gian, người phỏng vấn,... đôi khi sẽ khiến ứng viên cho rằng công ty hoạt động thiếu chuyên nghiệp. Họ có thể ngay lập tức từ chối hoặc sẽ dè chừng trước lời đề nghị phỏng vấn đó. Không chỉ những thông tin cơ bản như trên, trước khi gọi điện, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn tinh thần trước những câu mà ứng viên có thể hỏi về những gì họ cần mang theo, về văn hóa công ty, ...

2. Nói quá nhanh hoặc quá chậm

Gọi điện mời ứng viên đến phỏng vấn là cơ hội đầu tiên để bạn tạo ấn tượng với họ. Bạn cần phải trình bày thông tin một cách đầy đủ, chi tiết với giọng nói rõ ràng, dễ nghe và tốc độ nói vừa phải. Nói quá nhanh sẽ khiến ứng viên không thể nắm bắt được thông tin chính xác. Còn nếu như quá chậm sẽ khiến họ cảm thấy sốt ruột, thậm chí là quên thông tin vừa nhận được.

3. Gọi điện vào buổi tối

Buổi tối là thời gian để nghỉ ngơi; vì vậy, nếu bạn gọi điện vào khoảng thời gian này, ứng viên sẽ có thể đặt câu hỏi về thời gian làm việc của công ty bạn. Đây không phải là tín hiệu tích cực cho một quy trình phỏng vấn hiệu quả. Bạn cũng không nên gọi điện cho họ vào đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiều bởi đây là thời gian họ vừa đến công ty (đối với những người còn đang đi làm cho công ty khác) nên còn nhiều việc cần phải giải quyết.

4. Thời gian gọi điện quá dài

Thời gian gọi điện trên 5 phút bị coi là quá dài, trừ trường hợp ứng viên đặt ra nhiều câu hỏi để tìm hiểu về văn hóa công ty và quy trình tuyển dụng. Với vai trò là nhà tuyển dụng, bạn cần cung cấp thông tin một cách đầy đủ nhưng phải thật ngắn gọn.

MỤC LỤC:
I. Cách gọi điện mời ứng viên đến phỏng vấn
II. Kịch bản gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn
III. Những lỗi cần tránh khi gọi điện cho ứng viên đến phỏng vấn
IV. Những câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại hay nhất