Nhân viên thu mua đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các công ty chuyên về sản xuất, phân phối. Trách nhiệm cơ bản, cốt lõi của nhân viên thu mua tập trung vào đánh giá nhà cung cấp và đàm phán. Trong cuộc phỏng vấn nhân viên thu mua, nhà tuyển dụng muốn đánh giá cả về trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Về phần mình, ứng viên muốn thể hiện thế mạnh và những khả năng nổi trội để tăng cơ hội phỏng vấn thành công.
Mẹo trả lời câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua ấn tượng
Với nhân viên thu mua, kinh nghiệm làm việc là rất quan trọng và hữu ích. Ví dụ, một người có kinh nghiệm trong sản xuất sẽ biết loại sản phẩm nào là cần thiết và nhà cung cấp nào đáng tin cậy nhất. Tương tự, một nhân viên thu mua trong ngành bán lẻ có thể có kiến thức tốt hơn về xu hướng tiêu dùng.
1. Là một nhân viên thu mua, bạn có thể nói rõ hơn về kinh nghiệm xử lý hàng tồn kho hay không?
Nhân viên thu mua phải nhận thức được các loại phương pháp khác nhau để đảm bảo rằng họ đặt hàng đúng số lượng. Đó là cách tốt nhất để giảm thiểu số lượng hàng hóa tồn kho, tiết kiệm không gian lưu trữ, nhân lực quản lý và giảm nguy cơ thiệt hại do hư hỏng, quá hạn.
Nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi này nhằm đánh giá xem ứng viên có hiểu rõ về quy trình xử lý hàng tồn kho hay không. Câu trả lời của ứng viên cần bao gồm các nội dung sau:
2. Bạn làm thế nào để giảm chi phí tổng thể của một đơn đặt hàng?
Bất cứ công ty, doanh nghiệp nào cũng tìm cách giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Một nhân viên thu mua giỏi là người có khả năng tìm được các mặt hàng chất lượng với giá rẻ và các điều kiện đi kèm có lợi nhất.
Ứng viên cho vị trí nhân viên thu mua lý tưởng phải là người có kinh nghiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả và thảo luận chi tiết về bồi thường cũng như những khoản liên quan tới trường hợp hàng hoá vật tư bị hư hỏng. Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn đánh giá kỹ năng giao tiếp và quyết tâm của ứng viên. Những ý nên bao gồm trong câu trả lời là:
Gợi ý trả lời: "Ở công việc trước đây với vai trò là một nhân viên thu mua, tôi có thể dễ dàng giảm chi phí mua hàng bằng cách đàm phán hiệu quả với nhà cung cấp. Điều quan trọng nhất trong hợp tác là cả hai bên cùng có lợi. Trước khi xác định làm việc với bất kỳ đối tác nào, tôi đều tìm hiểu kỹ về họ, sau đó tôi có thể đưa ra những điều kiện phù hợp với nhu cầu hiện tại của họ, trong khi coi đó như lợi thế để đàm phán giá tốt hơn.
Có lần, tôi đã thu mua được các mặt hàng chất lượng cao với mức giá thấp hơn 5% so với nhà cung cấp khác. Bên cạnh đó, tôi cho rằng việc xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp cũng rất quan trọng. Khi hai bên có sự tin tưởng và quen thuộc, việc đàm phán giảm chi phí có thể đơn giản hơn".
Ngoài kiểm tra trình độ chuyên môn, kỹ năng mềm cũng được nhà tuyển dụng chú trọng
3. Theo bạn, nhân viên thu mua phải làm gì để đảm bảo đơn hàng đã đặt được bàn giao đúng hạn?
Khi đặt mua hàng hóa, vật tư, nhân viên thu mua cần rõ ràng về việc lúc nào thì đơn hàng được xử lý, vận chuyển và giao hàng. Trong phỏng vấn, nhà tuyển dụng muốn kiểm tra xem ứng viên có các phương pháp hiệu quả nào để đảm bảo rằng hàng hoá được giao đúng hạn và trong tình trạng không có thiệt hại, hư hỏng.
Ứng viên cần thể hiện được sự đáng tin cậy và thành thạo trong quá trình xử lý đơn hàng. Câu trả lời của bạn nên bao gồm:
Gợi ý trả lời: "Để đảm bảo rằng các lô hàng đặt mua được vận chuyển và bàn giao đúng hạn, tôi thường chỉ đặt mua từ đối tác có quan hệ lâu dài và uy tín, luôn xử lý đơn hàng một cách chuyên nghiệp. Với các nhà cung cấp mới, tôi luôn thử các giao dịch nhỏ trước khi hợp tác nhiều hơn.
Do các hàng hoá, vật tư mà công ty đặt mua đều quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới việc kinh doanh, sản xuất nên tôi không muốn có sai sót nào xảy ra, đặc biệt là với quy trình vận chuyển. Vì vậy, ngay khi đàm phán với nhà cung cấp, tôi sẽ đặt ra những điều kiện khắt khe về thời hạn bàn giao và tình trạng lô hàng".
4. Là một nhân viên thu mua, bạn làm thế nào để quyết định loại hàng hoá, vật tư cần mua và số lượng của chúng?
Rõ ràng, một ứng viên của vị trí nhân viên thu mua cần biết chính xác cách xác định hàng hoá, vật tư cần mua và mua với số lượng bao nhiêu. Mặc dù đây có thể là một quy trình đơn giản nhưng lại cho thấy khả năng phân tích, nhận định và ra quyết định của ứng viên.
Về cơ bản, bạn nên sử dụng phần mềm và các báo cáo từ trước để xác định số lượng một mặt hàng sẽ bán trong giai đoạn nhất định - mùa Hè, nghỉ lễ,... hoặc căn cứ vào quy mô dự án để đặt mua vật tư. Câu trả lời của ứng viên nên chứa các ý sau:
Gợi ý trả lời: "Tùy thuộc vào thời gian trong năm và quy mô dự án mà tôi xác định hàng hóa, vật tư tôi cần. Tôi sẽ kiểm tra những mặt hàng phổ biến năm ngoái cũng như xem liệu nó có còn phù hợp hay không. Đối với các sản phẩm theo mùa, tôi mua theo lô nhỏ để đảm bảo các mặt hàng được bán nhanh chóng. Với vật tư cho dự án, tôi sẽ trao đổi nhiều hơn với đơn vị sản xuất để xác định chính xác nhu cầu, sau đó đặt mua theo từng đợt".
Trả lời tốt câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua, bạn sẽ có cơ hội trúng tuyển cao
5. Nếu nhà cung cấp không tuân thủ các điều khoản trong thỏa thuận ban đầu, bạn sẽ giải quyết như thế nào?
Nhân viên thu mua thường phải có kinh nghiệm xử lý các tình huống tiêu cực với nhà cung cấp. Sản phẩm được giao muộn hay chất lượng thấp hơn mong đợi? Tập trung vào mức độ nghiêm trọng của tình huống và xác định cách thức để khắc phục vấn đề. Bên cạnh đó, bạn cũng phải ra quyết định xem sẽ tiếp tục làm việc với nhà cung cấp đó hay tìm nhà cung cấp mới. Những nội dung cần có trong câu trả lời:
Gợi ý trả lời: "Khi làm việc ở công ty hiện tại, tôi từng giải quyết trường hợp một nhà cung cấp giao 3 đơn đặt hàng trễ trong vòng 2 tuần. Tôi đã thông báo cho họ rằng sau khi đơn hàng thứ 2 bị trễ, chúng tôi sẽ bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp khác.
Tôi muốn giữ được sự bình tĩnh trong khi vẫn trao đổi rõ ràng với nhà cung cấp. Hơn nữa, việc đền bù theo thoả thuận trong hợp đồng vẫn cần được tiến hành để đảm bảo giảm tối đa thiệt hại cho công ty".
6. Hãy tưởng tượng bạn đang xem xét 2 lựa chọn nhà cung cấp: một bên có sản phẩm chất lượng cao nhưng giá cao và một bên có chất lượng thấp hơn nhưng rẻ hơn. Bạn sẽ chọn nhà cung cấp nào?
7. Bạn cân nhắc điều gì khi quyết định thu mua một sản phẩm/hàng hoá. Bạn dùng chiến lược nào để tìm hiểu và phát hiện những sản phẩm tốt nhất, phù hợp nhất?
9. Bạn đánh giá những yếu tố nào khi kết thúc hợp đồng với nhà cung cấp?
10. Khi nào nên ký hợp đồng với nhà cung cấp thay vì mua hàng riêng lẻ?
Những câu hỏi thường gặp trong buổi phỏng vấn nhân viên thu mua
11. Bạn dùng chiến lược nào để được chiết khấu cao khi đặt hàng? Hãy chia sẻ một số kinh nghiệm mà bạn rút ra được.
12. Đã bao giờ bạn và quản lý bộ phận thu mua xảy ra bất đồng quan điểm về các điều khoản trong hợp đồng với nhà cung cấp? Bạn xử lý như thế nào?
13. Bạn có thể kể về một trường hợp thất bại khi đặt mua vật tư như không vận chuyển kịp, giá cao hơn hoặc số lượng không đủ, v.v. Bạn đã học được gì?
14. Bạn làm thế nào để đối phó với những căng thẳng trong công việc? Theo bạn, áp lực lớn nhất của nhân viên thu mua là gì?
15. Quy trình đánh giá sản phẩm và nhà cung cấp của bạn là gì?
16. Bạn làm gì khi nhận thấy sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và biên lai mua hàng?
17. Làm thế nào để bạn đối phó với một nhà cung cấp đã làm việc cùng rất nhiều năm nhưng dần trở nên không đáng tin cậy?
18. Bạn làm gì để đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ giao dịch chính xác và luôn được cập nhật?
19. Bạn sẽ giải quyết như thế nào nếu chỉ có các dữ liệu giao dịch mua thô?
20. Theo bạn, điều gì là quan trọng nhất khi đàm phán về chiết khấu với nhà cung cấp?
Qua những chia sẻ trên đây, bạn đã thấy được các kỹ năng chính mà nhân viên thu mua cần có là đàm phán, tư duy phê phán và giao tiếp hiệu quả. Kiến thức về nghiên cứu thị trường, kiểm soát hàng tồn kho và chiến lược thu mua cũng rất quan trọng. Ngoài ra, để trở thành nhân viên thu mua giỏi thì cũng cần nhiều yếu tố khác. Vậy nhân viên thu mua có cần giỏi tiếng Anh không?
MỤC LỤC:
I. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua hay nhất và gợi ý trả lời
II. Một số câu hỏi phỏng vấn Nhân viên thu mua phổ biến khác
Đọc thêm: Kinh nghiệm xương máu đi phỏng vấn nhân viên thu mua
Đọc thêm: Học gì ra làm nhân viên thu mua? Điều cần biết về nghề thu mua