Mô tả công việc của Nhân viên chứng từ

Chức năng và nhiệm vụ của nhân viên chứng từ ở mỗi công ty, tổ chức là khác nhau, tùy thuộc vào tính chất công việc và phương thức lưu trữ tài liệu của họ. Mô tả công việc của nhân viên chứng từ thường bao gồm lưu trữ các loại hóa đơn, chứng từ và các loại tài liệu pháp lý khác của công ty để hoàn thiện các thủ tục hành chính và giải quyết tranh chấp khi cần thiết.

I. Mô tả công việc của nhân viên chứng từ

Nhân viên chứng từlà người chịu trách nhiệm soạn thảo, bàn giao, thu thập, lưu trữ và bảo quản các loại hóa đơn, chứng từ của cơ quan, doanh nghiệp. Họ cũng có thể chịu trách nhiệm phát triển một hệ thống lưu trữ mới hoặc tối ưu hóa hệ thống sẵn có. Nhân viên chứng từ phải đảm bảo mọi loại tài liệu đều được lưu trữ một cách an toàn và có thể dễ dàng tìm thấy ngay khi cần thiết.
Mô tả công việc của nhân viên chứng từ trong mỗi đơn vị cụ thể có thể khác nhau nhưng về cơ bản, họ sẽ phải làm những công việc như:

• Viết hóa đơn, chứng từ theo quy định trước khi bàn giao cho bộ phận thực hiện.
• Phối hợp với đồng nghiệp thuộc bộ phận khác để đảm bảo mọi người đều hoàn thành và nộp đầy đủ mọi loại chứng từ cần thiết.
• Đóng vai trò điểm đến cho những ai cần hóa đơn, chứng từ.
• Xem xét và cập nhật quy trình thao tác chuẩn liên quan đến thu thập và lưu trữ tài liệu.
• Cập nhật các yêu cầu mới về chứng từ và thực hiện các thay đổi khi cần thiết.
• Tổng hợp và phân tích tài liệu dựa trên chứng từ thu thập được.
• Lập báo cáo gửi lên cấp trên.
• Xử lý những thông tin cần bảo mật trong thời gian dài.
• Tham gia các khóa học đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ mới.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

II. Yêu cầu bằng cấp, kỹ năng đối với nhân viên chứng từ

Nhân viên chứng từ thường làm việc trong các lĩnh vực xuất nhập khẩu, hải quan, logistics,... Đây đều là những ngành nghề đòi hỏi tính chính xác cao và phải có hiểu biết sâu rộng về các quy định của pháp luật. Do đó, họ cần phải được đào tạo bài bản qua trường lớp và phải có chứng chỉ nghiệp vụ. Ngoài ra, nhân viên chứng từ cũng phải có những kỹ năng như:

• Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc: Không chỉ xử lý mà nhân viên chứng từ còn phải lưu trữ loại tài liệu này. Do đó, nếu không có kỹ năng tổ chức thì họ sẽ không thể lưu trữ tài liệu khoa học để tìm lại một cách dễ dàng khi cần thiết.
• Kỹ năng IT: Khi mà ngày càng có nhiều chứng từ cần lưu trữ thì việc sử dụng các phần mềm lưu trữ là điều tất yếu. Chưa nói tới việc ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử.
• Cẩn thận, tỉ mỉ: Nhân viên chứng từ cần phải đảm bảo tính chính xác của từng con số, từng chi tiết dù là nhỏ nhất trong tài liệu mà họ cần xử lý. Họ cũng cần phải có khả năng phát hiện lỗi sai trong quá trình hoàn thiện chứng từ.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Mặc dù nhiều công việc của nhân viên chứng từ cần phải làm việc độc lập nhưng họ cũng cần phải phối hợp với các đồng nghiệp khác trong quá trình thu thập, xử lý và lưu trữ tài liệu.
• Khả năng đa nhiệm.
• Kỹ năng giao tiếp tốt.
• Tiếng Anh tốt (đặc biệt là đối với những người làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistics,...).
• Kỹ năng đàm phán.
• Tư duy logic và linh hoạt trong quá trình làm việc.

Nhân viên chứng từ là một công việc khá áp lực và đòi hỏi tính chính xác cao. Không những thế, các công ty, doanh nghiệp cũng thường yêu cầu ứng viên của mình phải có kinh nghiệm liên quan đến công việc này. Nếu bạn đang tìm việc làm nhân viên văn thư, nhân viên chứng từ trước tiên hãy tìm hiểu kỹ về công việc cũng như những yêu cầu của doanh nghiệp để xem kỹ năng của bản thân có thật sự phù hợp hay không. Chắc chắn rằng nếu bạn lựa chọn được việc mình yêu thích thì việc thực hiện công việc sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

MỤC LỤC:
I. Mô tả công việc của nhân viên chứng từ
II. Yêu cầu bằng cấp, kỹ năng đối với nhân viên chứng từ