Review mô tả công việc sales admin theo từng ngành nghề

I. Sales Admin là gì? Khác gì nhân viên sales?

Sales Admin (viết đầy đủ là Sales Administrator) là trợ lý/thư ký kinh doanh, chịu trách nhiệm hỗ trợ hoạt động bán hàng thông qua việc xử lý hồ sơ, đơn hàng, báo giá, hợp đồng, dữ liệu khách hàng và phối hợp thông tin giữa nhân viên kinh doanh, khách hàng và các bộ phận liên quan.

Phân biệt Sales Admin và nhân viên sales

• Sales Admin: Không trực tiếp đi tìm khách hay chốt đơn; chịu trách nhiệm hỗ trợ vận hành: nhập đơn, soạn hợp đồng/báo giá, theo dõi công nợ, phối hợp với kho/kế toán/giao vận, làm báo cáo doanh số.
• Nhân viên sales: Trực tiếp tiếp cận khách hàng, tư vấn, đàm phán và chốt hợp đồng/doanh số.

II. Mô tả công việc của Sales Admin

Qua phân tích hơn 14.000 tin tuyển dụng Sales Admin tại JobOKO, có thể thấy Sales Admin thường đóng vai trò cầu nối giữa nhân viên kinh doanh với khách hàng và các bộ phận nội bộ. Vì vậy, công việc thường xoay quanh:

• Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách/đội sales, kiểm tra thông tin về mã khách, địa chỉ giao hàng, số lượng, giá, điều khoản thanh toán, chiết khấu,…
• Soạn thảo báo giá, hợp đồng và chứng từ: Soạn báo giá, hợp đồng, phiếu đặt hàng, đề nghị xuất hóa đơn hoặc các biểu mẫu liên quan theo quy định của doanh nghiệp.
• Theo dõi tiến độ đơn hàng và giao hàng: Theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng từ lúc tiếp nhận đến khi hoàn tất.
• Cập nhật và quản lý dữ liệu khách hàng: Nhập, kiểm tra và cập nhật thông tin khách hàng trên Excel, CRM hoặc phần mềm quản lý bán hàng. Các thông tin có thể kể đến như thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, tình trạng đơn hàng, báo giá.
• Theo dõi doanh số và lập báo cáo kinh doanh: Hỗ trợ tổng hợp số liệu bán hàng theo ngày, tuần, tháng hoặc theo từng nhân viên, khu vực, sản phẩm.
• Theo dõi công nợ và thanh toán: Ở một số doanh nghiệp, Sales Admin phối hợp với kế toán để theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng bao gồm các khoản đã thanh toán, khoản còn phải thu, thời hạn thanh toán.
• Hỗ trợ nhân viên kinh doanh (sales): Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu bán hàng, cập nhật chính sách giá, kiểm tra tồn kho, đặt lịch gặp khách hàng hoặc tổng hợp thông tin trước họp.

III. Bảng mô tả công việc Sales Admin theo từng ngành nghề

Mặc dù cùng đảm nhiệm vai trò hỗ trợ kinh doanh, Sales Admin ở mỗi ngành nghề lại có phạm vi công việc khác nhau do đặc thù sản phẩm, quy trình bán hàng và nhóm khách hàng. Dưới đây là mô tả Sales Admin một số ngành nghề phổ biến hiện nay.

1. Mô tả công việc Sales Admin BĐS (bất động sản)

Sales Admin bất động sản là người hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong quá trình tư vấn và hoàn tất giao dịch nhà đất, căn hộ hoặc dự án. Một số nhiệm vụ Sales Admin BĐS phổ biến gồm:

• Cập nhật danh sách sản phẩm, mã căn, diện tích, giá bán, tình trạng còn hàng và giỏ hàng của dự án.
• Theo dõi và cập nhật chính sách giá, chiết khấu, ưu đãi, tiến độ thanh toán.
• Chuẩn bị bảng giá, báo giá, tài liệu giới thiệu dự án và hồ sơ phục vụ giao dịch.
• Tiếp nhận, cập nhật thông tin booking, đặt cọc và tình trạng giao dịch.
• Theo dõi tiến độ ký hợp đồng, thanh toán và hoàn thiện hồ sơ khách hàng.
• Quản lý dữ liệu khách hàng và lịch sử giao dịch trên Excel hoặc CRM.
• Tổng hợp doanh số, số lượng giao dịch và hoa hồng Sales bất động sản.
• Phối hợp với kế toán, pháp lý, chủ đầu tư và các bộ phận liên quan để xử lý hồ sơ.
• Hỗ trợ giải đáp các vấn đề hành chính trong quá trình giao dịch.

2. Mô tả công việc Sales Admin ô tô

Sales Admin ô tô hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong toàn bộ quá trình từ tiếp nhận nhu cầu mua xe đến khi khách hàng hoàn tất thủ tục và nhận xe. Công việc Sales Admin ô tô thường bao gồm:

• Cập nhật danh sách xe, phiên bản, màu sắc, giá bán và tình trạng xe.
• Theo dõi chương trình khuyến mãi, chính sách giá và các gói hỗ trợ tài chính.
• Tiếp nhận thông tin khách hàng và đơn đặt xe từ nhân viên kinh doanh.
• Chuẩn bị báo giá, hợp đồng mua bán và các giấy tờ cần thiết.
• Theo dõi tiền đặt cọc, thanh toán và tình trạng hồ sơ mua xe.
• Phối hợp với ngân hàng khi khách hàng sử dụng hình thức vay mua ô tô.
• Theo dõi tiến độ đăng ký, đăng kiểm và bàn giao xe theo quy trình của đại lý.
• Cập nhật trạng thái đơn hàng và thông tin khách hàng trên hệ thống.
• Tổng hợp doanh số, số lượng xe bán ra và báo cáo hoạt động kinh doanh.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trước và sau khi bàn giao xe.

3. Mô tả công việc Sales Admin bán lẻ

Trong lĩnh vực bán lẻ, Sales Admin thường xử lý số lượng giao dịch lớn và phải cập nhật dữ liệu liên tục. Công việc có thể được thực hiện trên phần mềm quản lý bán hàng, CRM, Excel hoặc hệ thống ERP tùy doanh nghiệp. Các nhiệm vụ của Sales Admin bán lẻ thường gồm:

• Tiếp nhận và nhập thông tin đơn hàng từ cửa hàng, Sales hoặc các kênh bán hàng trực tuyến.
• Kiểm tra giá bán, mã sản phẩm, số lượng, chương trình khuyến mãi và thông tin khách hàng.
• Theo dõi tình trạng xử lý, đóng gói và giao hàng.
• Kiểm tra tồn kho và phối hợp với kho vận khi cần bổ sung hàng.
• Cập nhật dữ liệu doanh thu, số lượng đơn hàng và hiệu quả bán hàng.
• Theo dõi các trường hợp đổi trả, hủy đơn hoặc khiếu nại liên quan đến đơn hàng.
• Quản lý thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng.
• Hỗ trợ Sales hoặc quản lý cửa hàng xử lý các vấn đề phát sinh.
• Tổng hợp báo cáo bán hàng theo ngày, tuần hoặc tháng.
• Phối hợp với kế toán để đối soát doanh thu, thanh toán và các khoản liên quan.

IV. Sales Admin lương bao nhiêu?

Theo khảo sát việc làm tại JobOKO, Sales Admin có mức lương phổ biến trong khoảng 8 - 15 triệu đồng/tháng. Mức lương sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, ngành nghề, quy mô doanh nghiệp, địa điểm. Theo đó, Sales Admin làm việc tại các ngành có giá trị giao dịch cao như bất động sản, ô tô hoặc B2B có thể có cơ chế thưởng và phụ cấp khác với vị trí Sales Admin bán lẻ.

V. Sales Admin cần kỹ năng gì?

Do thường xuyên làm việc với đơn hàng, báo giá, hợp đồng, khách hàng và báo cáo doanh số, ứng viên càng thành thạo các công cụ văn phòng và có tư duy tổ chức tốt càng dễ thích nghi với công việc của Sales Admin. Bộ kỹ năng phù hợp với đặc thù công việc này bao gồm:

• Tin học văn phòng và phần mềm: Biết cách sử dụng Excel/Google Sheets, các hàm tính toán (SUM, IF, VLOOKUP/HLOOKUP, Pivot Table), các công cụ khác như Word, PowerPoint, CRM/ERP, email,...
• Kiểm soát số liệu: Hiểu biết cơ bản về quy trình tài chính, đơn hàng, giá bán, số lượng, doanh thu, công nợ và thông tin khách hàng.
• Kiến thức về quy trình bán hàng và chứng từ: Hiểu luồng hàng cơ bản, nắm các loại chứng từ (báo giá, hợp đồng mua bán, phụ lục hợp đồng,...).
• Tổ chức và quản lý công việc: Sắp xếp công việc, quản lý thời gian, theo dõi deadline và ưu tiên nhiệm vụ để hoàn thành công việc đúng hạn, tránh bỏ sót thông tin hoặc chậm tiến độ xử lý đơn hàng.
• Giao tiếp và làm việc nhóm: Giao tiếp rõ ràng, truyền đạt chính xác và phối hợp chủ động là yếu tố cần thiết để hạn chế sai lệch thông tin trong quá trình làm việc.
• Giải quyết vấn đề: Nhanh chóng xác định nguyên nhân, tìm hướng giải quyết phù hợp khi gặp các vấn đề như sai thông tin đơn hàng, thiếu chứng từ, giao hàng chậm, chênh lệch số liệu,...
• Cẩn thận, tỉ mỉ, trách nhiệm: Sự cẩn thận giúp hạn chế sai sót, trong khi tinh thần trách nhiệm giúp chủ động theo dõi công việc đến khi hoàn tất.

VI. Bí quyết tạo CV Sales Admin thu hút, ấn tượng

CV là tài liệu đầu tiên giúp ứng viên tiếp cận nhà tuyển dụng. Để tạo lợi thế cạnh tranh ngay từ bước nộp hồ sơ, bạn có thể áp dụng các mẹo sau khi làm CV Sales Admin.

1. Chọn bố cục rõ ràng, dễ đọc

Sales Admin thường xử lý nhiều thông tin và dữ liệu, vì vậy CV cũng nên thể hiện được sự logic, khoa học và chuyên nghiệp. Bạn nên ưu tiên bố cục đơn giản, phân chia rõ các phần như thông tin cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm, học vấn, kỹ năng và thành tích.

Khi trình bày nội dung cần chú ý:

• Độ dài khoảng 1-2 trang, sử dụng tiêu đề nổi bật và các gạch đầu dòng ngắn để nhà tuyển dụng dễ dàng tìm thấy thông tin quan trọng.
• Không nên sử dụng quá nhiều màu sắc, biểu tượng hoặc thiết kế phức tạp vì có thể làm giảm khả năng đọc và ảnh hưởng đến khả năng tương thích với hệ thống ATS.

2. Mô tả kinh nghiệm làm việc bằng kết quả cụ thể

Đây là một trong những phần nhà tuyển dụng quan tâm nhiều nhất khi đánh giá CV. Thay vì chỉ liệt kê nhiệm vụ, hãy mô tả công việc kèm số liệu hoặc kết quả khi có thể. Cách trình bày này giúp nhà tuyển dụng hình dung rõ hơn quy mô công việc và năng lực thực tế của ứng viên.

Ví dụ:

• Quản lý và cập nhật hơn 300 đơn hàng/tháng trên hệ thống CRM.
• Tổng hợp báo cáo doanh số định kỳ cho đội ngũ kinh doanh gồm 20 nhân viên Sales.
• Kiểm tra và đối chiếu dữ liệu đơn hàng, góp phần giảm sai sót nhập liệu.
• Phối hợp với kho vận và kế toán để theo dõi tiến độ giao hàng, thanh toán.

3. Làm nổi bật kỹ năng phù hợp với vị trí Sales Admin

Một CV Sales Admin chuẩn nên ưu tiên những kỹ năng xuất hiện trực tiếp trong yêu cầu tuyển dụng. Một số kỹ năng có thể đưa vào CV gồm:

• Tin học văn phòng, đặc biệt là Excel và Google Sheets.
• Sử dụng CRM, ERP hoặc phần mềm bán hàng.
• Lập báo cáo, quản lý chứng từ, hồ sơ bán hàng.
• Giao tiếp và làm việc nhóm.

VII. Hỏi đáp về Sales Admin

1. Học gì để làm Sales Admin?

Hiện nay, nhà tuyển dụng thường ưu tiên ứng viên tốt nghiệp các chuyên ngành như kế toán, quản trị kinh doanh, thương mại, quản trị nhân lực,...

2. Sales Admin có cơ hội thăng tiến không?

Có. Sales Admin có thể phát triển nghề nghiệp theo cả hướng chuyên môn vận hành và quản lý. Sau khi tích lũy kinh nghiệm, nhân sự có thể đảm nhiệm các vị trí như Senior Sales Admin, Sales Coordinator, Sales Operations hoặc Sales Support. Nếu có năng lực quản lý và hiểu rõ hoạt động kinh doanh, Sales Admin cũng có thể chuyển hướng sang Trưởng nhóm Sales Admin, Sales Operations Manager hoặc các vị trí quản lý kinh doanh.

3. Tìm việc Sales Admin ở đâu?

Ứng viên có thể tìm việc làm Sales Admin trên các website tuyển dụng, trang tuyển dụng chính thức của doanh nghiệp hoặc các nền tảng việc làm trực tuyến như JobOKO. Khi tìm kiếm, nên sử dụng các từ khóa việc làm như “Sales Admin”, “Nhân viên Sales Admin”, “Sales Administrator”, “Nhân viên hành chính kinh doanh” hoặc “Sales Support” để mở rộng phạm vi kết quả.

Trên đây là toàn bộ thông tin mô tả công việc Sales Admin. Nếu đã hiểu rõ công việc, cách tạo hồ sơ ấn tượng, bạn có thể tìm việc làm và ứng tuyển ngay để gia tăng lợi thế. Truy cập JobOKO để cập nhật những tin tuyển dụng mới và nộp CV ngay khi tìm được công việc phù hợp bạn nhé!