Nhân viên Admin là những người làm công việc liên quan đến hành chính văn phòng, có thể làm việc ở nhiều doanh nghiệp, phòng ban - ví dụ nhân viên sales admin, nhân viên admin nói chung,... Phần lớn nhiệm vụ của họ là xử lý giấy tờ, điều phối, kết nối nhân sự trong phòng ban/ dự án và các công việc liên quan tới khách hàng một cách chuyên nghiệp. Là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp, nhân viên admin cần đến rất nhiều kỹ năng.
Những yếu tố nhà tuyển dụng kỳ vọng nhân viên Admin sở hữu
Vị trí nhân viên admin yêu cầu cả kỹ năng nói lẫn kỹ năng viết tốt cũng như khả năng lắng nghe tích cực và đưa ra phản hồi vì công việc chính của bạn sẽ là trao đổi, liên lạc, điều phối các hoạt động trong bộ phận/ doanh nghiệp với nhau và với khách hàng. Bên cạnh đó, kỹ năng viết và làm báo cáo cũng rất quan trọng vì nhân viên admin có nhiệm vụ là xử lý các loại hồ sơ giấy tờ, thủ tục hành chính văn phòng.
Viết, phân loại, sắp xếp giấy tờ là một nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên admin, vì vậy nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên có khả năng quản lý hồ sơ doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân viên Admin cũng cần sắp xếp công việc của bản thân một cách có tổ chức do vị trí này cần khả năng đa nhiệm.
Nghiệp vụ hành chính văn phòng bao gồm cả giao tiếp trực tiếp và gián tiếp, sử dụng các thiết bị trong văn phòng (điện thoại, máy in, máy photo,...), mua bán thiết bị văn phòng,... Ngay cả ở những công ty lớn có lễ tân, trợ lý, nhân viên hành chính văn phòng thì nhân viên admin vẫn cần kỹ năng này.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp khi tuyển nhân viên admin yêu cầu ứng viên làm bài test đánh máy để xem tốc độ đánh máy của bạn thế nào - cần nhanh và chính xác. Do đó, nếu muốn ứng tuyển nhân viên admin, hãy thử tự làm kiểm tra và tập để đánh máy nhanh hơn tốc độ được yêu cầu nhé.
Mặc dù không phải thường xuyên nhưng nhân viên admin đôi khi phải làm một số công việc cần sức khỏe thể chất như sắp xếp hồ sơ, di chuyển để gửi giấy tờ, tài liệu,... Nhanh nhẹn năng động trong khi vẫn cẩn thận và chi tiết không chỉ giúp bạn đến gần hơn với cơ hội việc làm nhân viên admin mà còn là điều kiện để bạn phát triển bản thân, thăng tiến sự nghiệp.
Nhiều trường hợp nhân viên admin sẽ phải gặp mặt khách hàng hoặc trao đổi qua email, chatbot,...để xử lý các vấn đề giấy tờ nên kỹ năng tư vấn, chăm sóc khách hàng là vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng kỳ vọng ở ứng viên vị trí này một phong thái lịch sự và chuyên nghiệp.
Kỹ năng nghiên cứu và phân tích dữ liệu để viết báo cáo hay tổng hợp tài liệu cho những đồng nghiệp khác trong công ty cũng rất cần thiết với nhân viên admin. Kèm theo đó là khả năng tập trung cao độ, chú ý đến chi tiết để có thể hỗ trợ kịp thời, hiệu quả cho đồng nghiệp khi cần thiết.
Linh hoạt, chủ động trong công việc là điều nhà tuyển dụng mong muốn ở ứng viên Admin
Như đã đề cập, các công việc hàng ngày của nhân viên admin bao gồm cả nhiệm vụ đo lường được và các công việc "không tên" khác, yêu cầu rất cao ở sự đa nhiệm của bạn. Thay vì thụ động chờ đợi được giao công việc, nhân viên admin giỏi sẽ biết cách chủ động, sắp xếp các việc cần làm của mình trong ngày, trong tuần để xử lý hoàn hảo nhất, cung cấp sự trợ giúp cho đồng nghiệp khi họ cần.
Kỹ năng giải quyết vấn đề linh hoạt, nhạy bén trong đánh giá tình huống là yếu tố giúp nhân viên admin hoàn thành mọi công việc được giao. Thế nhưng, thông thường các ứng viên vị trí nhân viên admin ít kinh nghiệm rất khó để thành thạo các kỹ năng này và cần học hỏi trong thực tế công việc.
Hàng trăm công việc nhân viên admin đang chờ bạn tại JobOKO, truy cập ngay để tạo CV Pro, tìm việc tốt, lương cao trên khắp mọi miền nhé!
Khi trang bị cho mình đủ 9 kỹ năng, phẩm chất mà nhà tuyển dụng mong muốn ở ứng viên Nhân viên Admin, cơ hội tìm kiếm việc làm hay trúng tuyển của bạn sẽ luôn rộng mở. Hơn nữa, dù ứng tuyển vào công ty với yêu cầu công việc ra sao thì bạn đều có thể dễ dàng thích nghi. JobOkO hy vọng, bạn sẽ sớm có được công việc mình mơ ước.
MỤC LỤC:
1. Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, phản hồi
2. Kỹ năng lưu trữ, quản lý hồ sơ
3. Kỹ năng hành chính văn phòng là bắt buộc với nhân viên admin
4. Nhân viên Admin cần kỹ năng đánh máy nhanh, chuẩn
5. Sức khỏe thể chất tốt, nhanh nhẹn
6. Kỹ năng chăm sóc khách hàng
7. Kỹ năng phân tích dữ liệu
8. Chủ động trong công việc
9. Sự linh hoạt, nhạy bén
Đọc thêm: 7 kỹ năng cốt lõi của một nhân viên Admin
Đọc thêm: Cách viết CV xin việc Admin