Tuyển nhân viên điều phối

Nhân viên điều phối là vị trí phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Các vị trí liên quan có thể bao gồm nhân viên điều phối sự kiện, dự án, kinh doanh và điều phối hành chính. Cùng theo dõi bài viết dưới đây của chuyên trang tuyển dụng https://vn.joboko.com để hiểu rõ hơn về công việc, các kỹ năng cần có và lương của nhân viên điều phối nhé.

I. Tổng quan về việc làm nhân viên điều phối

1. Nhân viên điều phối là gì?

Nhân viên điều phối là người chịu trách nhiệm sắp xếp công việc, lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý công việc cũng như các thành viên trong một dự án/bộ phận để hoàn thành mục tiêu chung. Tuỳ thuộc vào vị trí nhân viên điều phối cụ thể mà công việc của họ có thể khác nhau.
Ví dụ như: Nhân viên điều phối chương trình chịu trách nhiệm điều phối nhân sự, tài nguyên để khởi động và vận hành chương trình. Hay nhân viên điều phối hàng hóa sẽ có trách nhiệm sắp xếp hàng hóa và các sản phẩm theo đúng với kế hoạch đã được đè ra.
Yêu cầu kỹ năng với nhân viên điều phối cũng tuỳ thuộc vào lĩnh vực nhưng về cơ bản, họ cần có kỹ năng tổ chức dự án và giao tiếp tốt, sắp xếp công việc hiệu quả. Các nhân viên điều phối phải suy nghĩ chín chắn để lập kế hoạch, đồng bộ hóa và thực hiện các chủ trương phức tạp với tập hợp cá nhân đa dạng trong nhiều vai trò khác nhau.
Nhân viên điều phối thường có sự kết hợp giữa kinh nghiệm làm việc trong ngành và tối thiểu bằng cử nhân trong một chuyên ngành liên quan. Công việc của họ có thể đa dạng, linh hoạt, làm việc theo từng dự án hoặc theo sát tất cả các hoạt động.

2. Mô tả công việc nhân viên điều phối

Là một nhân viên điều phối, bạn cần phải thực hiện một số nhiệm vụ sau:

• Trả lời điện thoại và giải đáp thắc mắc của thành viên trong bộ phận/dự án cũng như các khách hàng.
• Tạo và xuất cơ sở dữ liệu chứa tất cả thông tin cho từng sự kiện.
• Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, sự kiện.
• Tạo ngân sách cho các sự kiện, dự án và phân bổ nguồn vốn phù hợp.
• Xử lý báo cáo cuối ngày.
• Xử lý và lập hóa đơn từ các nhà cung cấp.
• Kiểm tra, theo dõi sát sao tình hình sự kiện/dự án, chỉ đạo nhân viên hoàn thành theo kế hoạch đã đề ra.
• Quảng bá hình ảnh thương hiệu qua phương tiện truyền thông xã hội.
• Duy trì liên lạc tích cực với các phương tiện truyền thông địa phương, cả trực tuyến và trực tiếp.
• Duy trì và đánh giá thiết bị.

3. Yêu cầu bằng cấp, chuyên môn

Đối với công việc của nhân viên điều phối, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên:

• Có hơn 3 năm kinh nghiệm trong quản lý, điều phối.
• Bằng cử nhân về quản lý sự kiện, quản trị kinh doanh hoặc liên quan.

II. Mức lương của nhân viên điều phối

Theo khảo sát thực tế thì mức lương của nhân viên điều phối ở Việt Nam dao động từ 8 triệu đến 13,4 triệu tùy thuộc vào hình thức làm việc, năng lực, kinh nghiệm và hiệu suất.

III. Nhân viên điều phối cần có những kỹ năng gì?

1. Giao tiếp tốt cả bằng văn bản và lời nói

Nhân viên điều phối phải làm việc với các nhân viên bộ phận khác và khách hàng, vì vậy, yêu cầu đầu tiên là họ phải có kỹ năng giao tiếp tốt, trình bày rõ ràng các yêu cầu cụ thể, xây dựng các mối quan hệ tích cực.
Bên cạnh đó, vì đặc thù công việc phải lên kế hoạch, phân chia nhiệm vụ, đưa ra các đề xuất thay đổi kịp thời cũng như chuẩn bị tài liệu báo cáo, nên nhân viên điều phối phải thành thạo trong xử lý văn bản. Ngoài ra, nhân viên điều phối cũng cần có sự chú ý đến chi tiết, khả năng giám sát và đánh giá công việc.

2. Kỹ năng phân tích

Nhân viên điều phối cần kỹ năng phân tích để theo dõi tiến độ của công việc và xác định các vấn đề cần điều chỉnh. Đồng thời, kỹ năng tư duy phê phán và khả năng giải quyết vấn đề cũng là yêu cầu thiết yếu.

3. Kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc

Nhân viên điều phối phải luôn sẵn sàng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, tuân thủ các nguyên tắc, ngân sách và thời hạn.

IV. Chuẩn bị gì khi xin việc nhân viên điều phối?

Bên cạnh CV chuyên nghiệp, ứng viên cho vị trí nhân viên điều phối có thể chuẩn bị trước câu trả lời cho những câu hỏi phổ biến nhất để phỏng vấn thành công. Dưới đây là một số câu hỏi mẫu:
1. Theo bạn, những kỹ năng nào là cần thiết nhất để trở thành một nhân viên điều phối thành công?
2. Bạn sẽ làm thế nào để cập nhật tiến độ công việc hoặc dự án cho các thành viên trong nhóm?
3. Cách giao tiếp với các nhà quản lý/khách hàng khó tính?
4. Bạn đã bao giờ làm việc với một nhóm lớn các chuyên gia? Kinh nghiệm của bạn như thế nào?
5. Các công cụ mà bạn sử dụng để theo dõi lao động và chi phí của một dự án?
6. Bạn có từng bất đồng với người quản lý? Bạn thuyết phục họ như thế nào?
7. Tại sao một số dự án thất bại? Bạn có thể làm gì để ngăn chặn điều đó?
8. Bạn lên kế hoạch công việc hoặc dự án cụ thể như thế nào?
9. Bạn sẽ xử lý các xung đột trong nhóm như thế nào?
10. Những cách bạn đã sử dụng trước đây để giảm chi phí và tiết kiệm thời gian trong công việc?
Để nhanh chóng có được việc làm nhân viên điều phối phù hợp thì ứng viên cần tìm hiểu trước về yêu cầu công việc cũng như trau dồi cho mình kỹ năng mềm cần thiết. Một số kỹ năng như kỹ năng đàm phán, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng tổ chức,... nếu bạn sở hữu sẽ vô cùng có lợi dù theo đuổi bất cứ việc làm nào. Cùng với đó, bạn đọc hãy truy cập vào Blog việc làm Joboko thường xuyên để nhận tin đăng tuyển dụng vị trí nhân viên điều phối từ công ty uy tín. Trang web còn có rất nhiều việc làm tại Hà Nội, HCM khác cho bạn lựa chọn để nhanh chóng tìm được vị trí mình mong muốn.