Office Manager là làm gì?

Mặc dù có một số công việc gần tương tự nhau nhưng HR Manager và Office Manager vẫn có sự khác biệt. Vì vậy, ứng viên cần tìm hiểu kỹ càng trước khi ứng tuyển để tranh bị nhầm lẫn. Trong bài viết trước, bạn đọc đã được Joboko giới thiệu về 5 yếu tố tạo nên một HR Manager chuyên nghiệp, ở bài viết này, bạn sẽ biết được Office Manager là làm gì để nếu có nhu cầu ứng tuyển cũng dễ dàng được nhận và đảm nhận tốt vị trí mơ ước.

=> Việc làm Office Manager lương cao, chế độ đãi ngộ tốt

1. Office Manager là gì?

Các quản lý văn phòng về cơ bản đảm bảo sự vận hành của một văn phòng trên cơ sở hàng ngày, đồng thời quản lý đội ngũ nhân viên hành chính, hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty. Họ có thể tổ chức các cuộc họp, quản lý cơ sở dữ liệu, tổ chức sự kiện/hội nghị của công ty, đặt mua văn phòng phẩm, đồ nội thất, v.v.

Bên cạnh đó, quản lý văn phòng cũng sẽ xử lý thư từ, đơn khiếu nại, thuyết trình và báo cáo, giám sát công việc của nhân viên hành chính, quản lý ngân sách văn phòng, liên lạc với nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng, thực hiện và duy trì các thủ tục/hệ thống hành chính văn phòng, phân công nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới, tham dự các cuộc họp với quản lý cấp cao.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc của tổ chức, vai trò của người quản lý văn phòng có thể hơi khác. Thông thường, họ có thể đảm nhiệm đồng thời các chức vụ khác như thư kí phòng nhân sự hoặc thư ký công ty, v.v.

2. Công việc của Office Manager

Quản lý văn phòng sẽ tổ chức, phối hợp quản trị để thực hiện các thủ tục văn phòng, từ đó đảm bảo tính hiệu quả và an toàn của tổ chức. Họ xây dựng các giao thức truyền thông nội bộ, hợp lý hóa thủ tục hành chính, kiểm soát hàng tồn kho, giám sát nhân viên văn phòng và phân công nhiệm vụ.

Cụ thể, trách nhiệm của một quản lý văn phòng bao gồm:

• Sử dụng thành thạo các phần mềm, ứng dụng như email, bảng tính và cơ sở dữ liệu để đảm bảo mọi hoạt động của văn phòng diễn ra hiệu quả.
• Quản lý thông tin trực tuyến và hệ thống hành chính, giấy tờ.
• Phát triển và thực hiện các hệ thống hành chính mới, như quản lý hồ sơ.
• Ghi nhận chi tiêu văn phòng và quản lý ngân sách.
• Tổ chức bố trí văn phòng và duy trì nguồn cung cấp văn phòng phẩm và thiết bị
• Duy trì tình trạng của văn phòng và sắp xếp sửa chữa nếu cần thiết.
• Tổ chức và chủ trì các cuộc họp với nhân viên.
• Giám sát việc tuyển dụng nhân viên mới, đôi khi bao gồm cả đào tạo.
• Đánh giá nhân viên, quản lý hiệu suất và kỷ luật.
• Ủy thác công việc cho nhân viên và quản lý khối lượng công việc, hiệu suất của họ.
• Báo cáo với quản lý cấp cao.
• Xử lý các câu hỏi và khiếu nại của khách hàng.
• Xem xét, cập nhật các chính sách an toàn, sức khỏe và đảm bảo chúng được tuân thủ.
• Bố trí kiểm tra thường xuyên cho các thiết bị điện và thiết bị an toàn
• Quản lý phương tiện truyền thông xã hội của công ty.

3. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí công việc Office Manager

Vị trí Office Manager không yêu cầu cụ thể ngành học, tuy nhiên, ứng viên tốt nghiệp ngành quản trị, hành chính học có thể được ưu tiên. Nhà tuyển dụng thường nhấn mạnh tầm quan trọng của:

• Bằng cử nhân hoặc tương đương.
• 5 năm kinh nghiệm trong quản trị văn phòng.
• Kinh nghiệm quản lý văn phòng hoặc thư ký, chăm sóc khách hàng.

Đồng thời, Office Manager cũng cần có những kỹ năng sau:

• Tin cậy và thận trọng vì đặc thù công việc tiếp xúc với hầu hết các thông tin liên quan đến hoạt động chung của công ty.
• Khả năng thích ứng tốt.
• Kỹ năng đàm phán, giao tiếp và xây dựng mối quan hệ.
• Kỹ năng tổ chức.
• Kỹ năng tin học văn phòng bao gồm mức độ thành thạo với Microsoft Word, Excel, Outlook và PowerPoint.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Sáng kiến.
• Kỹ năng lãnh đạo.
• Kỹ năng lập ngân sách.
• Chú ý đến chi tiết.

4. Công việc liên quan đến vị trí Office Manager

• Assistant Manager (Trợ lý điều hành): Trợ lý điều hành phục trách rất nhiều công việc, đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo tốt. Họ thường chịu trách nhiệm lập kế hoạch và chỉ đạo hoạt động của đơn vị kinh doanh, bộ phận hoặc cửa hàng.
• Human Resources Coordinator (Điều phối viên nhân sự): Điều phối viên nhân sự là những chuyên viên làm công việc tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn. Họ thường xử lý các nhiệm vụ liên quan đến quan hệ nhân viên, lương thưởng, lợi ích và đào tạo.
• Administrative Assistant (Trợ lý hành chính): Thư ký và trợ lý hành chính thực hiện các nhiệm vụ văn thư và hành chính thông thường. Họ sắp xếp tập tin, chuẩn bị tài liệu, sắp xếp các cuộc hẹn và hỗ trợ nhân viên khác.

Có rất nhiều vị trí cho ứng viên lựa chọn nếu bạn có kỹ năng quản lý văn phòng tốt. Bên cạnh đó, những công việc liên quan đến Office Manager bạn cũng nên tìm hiểu để nắm rõ hơn về từng vị trí, tránh bỡ ngỡ khi ứng tuyển. Đặc biệt, khi tìm việc làm Operation Manager hay Assistant Manager, Assistant HR Manager,... thì cũng sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Để cập nhật các việc làm mới nhất từ nhà tuyển dụng uy tín, bạn hãy truy cập Blog việc làm thường xuyên nhé. Không chỉ cung cấp cho bạn mẫu CV xin việc bắt mắt, miễn phí với các bước tạo nhanh chóng, website còn hỗ trợ tư vấn nghề nghiệp, chia sẻ mẹo tìm việc hiệu quả cho ứng viên.