Thư ký kinh doanh là người trực thuộc bộ phận kinh doanh, với những nhiệm vụ chính như soạn thảo hợp đồng, quản lý hồ sơ giấy tờ, tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng,... Họ đóng một vai trò quan trọng, đảm bảo mọi hoạt động của phòng kinh doanh được diễn ra thông suốt, hiệu quả. Vậy Thư ký kinh doanh muốn hoàn thành tốt công việc của mình cần phải có những kỹ năng gì?
Thư ký kinh doanh cần có những kỹ năng, phẩm chất gì
Đã làm việc trong bộ phận kinh doanh thì bạn bắt buộc phải nắm rõ các thông tin về sản phẩm. Dù không thành thạo đến từng tính năng nhưng các thông tin về số lượng sản phẩm, mức giá, mã sản phẩm, ... bạn sẽ là người phải nắm rõ nhất. Lý do là bởi bạn sẽ là người soạn thảo hợp đồng cho khách và điều gì sẽ xảy ra nếu như bạn ghi sai mã hàng hóa hay sai mức giá. Điều này sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng phía sau như sai lệch số tiền cần thanh toán, kiểm kê hàng hóa bị sai số lượng, ...
Dù ở bất cứ ngành nghề, lĩnh vực nào, thái độ làm việc vẫn luôn phải đặt lên hàng đầu. Nói cách khác, sự chuyên nghiệp của từng nhân viên tỷ lệ thuận với tiềm năng phát triển của doanh nghiệp.
Công việc nghe qua có vẻ đơn giản: soạn thảo hợp đồng, lưu trữ hồ sơ,... nhưng nếu không thực sự nghiêm túc và làm việc với một thái độ chuyên nghiệp thì sẽ rất dễ dẫn đến những sai sót không đáng có như sai thông tin hợp đồng, thất lạc hồ sơ, ...
Ngoài ra, thái độ làm việc chuyên nghiệp sẽ thể hiện rõ nét nhất qua những cuộc gọi với khách hàng. Trước những lời phàn nàn, chê trách, bạn cần phải kiểm soát tốt cảm xúc cá nhân để hỗ trợ giải quyết vấn đề một cách nhanh gọn nhất. Nếu không thể, hãy khéo léo trì hoãn họ và chuyển yêu cầu sang cho nhân viên kinh doanh.
Với tư cách là Thư ký kinh doanh, bạn không chỉ có nhiệm vụ hỗ trợ một cá nhân cụ thể nào đó mà sẽ phải hợp tác với nhiều đồng nghiệp trong bộ phận. Bạn là một mắt xích không thể thiếu trong quy trình làm việc của cả phòng kinh doanh. Bởi vậy, nếu không có kỹ năng làm việc nhóm tốt và phối hợp ăn ý với những người khác, bạn sẽ không thể giải quyết công việc một cách triệt để, dẫn đến tình trạng trì trệ, hiệu quả kinh doanh không cao. Khả năng làm việc nhóm tốt sẽ giúp bạn có cơ hội học hỏi, khai thác điểm mạnh của bản thân và đóng góp vào thành công chung của toàn công ty.
Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải gạt bỏ cái tôi cá nhân và đặt lợi ích của tập thể lên cao nhất, đặc biệt mỗi khi xảy ra xung đột trong quá trình làm việc.
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử khéo léo sẽ giúp bạn phối hợp một cách ăn ý với đồng nghiệp, cấp trên và xử lý tốt những cuộc gọi của khách hàng. Kỹ năng này cũng góp phần không nhỏ vào khả năng thăng tiến của bạn. Bạn có muốn được trở thành nhân viên kinh doanh, chuyên viên kinh doanh chính thức của công ty? Nếu có, trước tiên bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt.
Lắng nghe chỉ thị từ cấp trên, lắng nghe nhu cầu và thắc mắc của khách hàng, lắng nghe thông tin hợp đồng từ phía đối tác, v.v. đều là những công việc đòi hỏi phải có kỹ năng lắng nghe tốt.
Để cải thiện kỹ năng này, hãy tập trung hoàn toàn vào đối phương mỗi khi giao tiếp, từ đó tiếp thu và ghi chép/ghi nhớ chính xác thông tin để phục vụ cho quá trình làm việc. Bên cạnh đó, đừng ngại đặt câu hỏi khi chưa nắm bắt được thông tin quan trọng nếu không muốn ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh sau này.
Khả năng tận dụng thời gian để xử lý nhiều đầu việc khác nhau chắc chắn sẽ giúp bạn được cấp trên đánh giá cao. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà cả công sức và ngân sách chung của công ty. Cách nhanh nhất để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian là lập kế hoạch rõ ràng, cụ thể và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ, đưa các đầu việc quan trọng, cấp thiết lên để giải quyết trước thay vì dàn trải mọi việc.
Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp thư ký kinh doanh làm việc hiệu quả cao
Làm việc trong lĩnh vực vô cùng năng động và không ngừng đổi mới này, bạn buộc phải học hỏi cũng như trau dồi bản thân mỗi ngày để đáp ứng yêu cầu công việc. Hãy dành thời gian tham gia các lớp học, khóa đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn. Biết đâu sau này bạn sẽ có cơ hội được thăng tiến lên các vị trí cao hơn như chuyên viên kinh doanh, quản lý kinh doanh.
Công việc của Thư ký kinh doanh chủ yếu thiên về mảng hành chính nên sự tỉ mỉ, cẩn thận và thái độ làm việc mới là yếu tố được nhà tuyển dụng đặt lên hàng đầu. Vì vậy, khi ứng tuyển vào vị trí này, bên cạnh kiến thức về lĩnh vực kinh doanh, hãy tập trung làm nổi bật những phẩm chất và kỹ năng mềm của bản thân để nâng cao cơ hội trúng tuyển nhé.
MỤC LỤC:
1. Nắm chắc thông tin về sản phẩm
2. Thái độ làm việc chuyên nghiệp
3. Kỹ năng làm việc nhóm tốt
4. Giao tiếp, ứng xử khéo léo
5. Kỹ năng lắng nghe
6. Kỹ năng quản lý thời gian
7. Ham học hỏi
Đọc thêm: Mô tả công việc Thư ký kinh doanh