Trợ lý là làm gì? Mô tả chi tiết công việc trợ lý

Công việc Trợ lý có nhiều vai trò khác nhau như trợ lý dự án, trợ lý quản lý, trợ lý nhân sự. Hiểu được mô tả công việc chi tiết của vị trí này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định ứng tuyển chính xác.

I. Trợ lý là làm gì? vai trò của trợ lý trong văn phòng

Khi nói đến trợ lý, nhiều người thường nghĩ đến các công việc hành chính, giấy tờ trong văn phòng nhưng thực chất đó không phải là tất cả nhiệm vụ của vai trò này. Vậy chính xác thì trợ lý là làm gì?
Về bản chất, trợ lý là người hỗ trợ nhưng công việc cụ thể của họ sẽ khác nhau tùy vào chức danh cụ thể. Trợ lý có thể là người hỗ trợ cho chủ tịch, giám đốc và các trưởng phòng trong doanh nghiệp - họ sẽ được gọi là trợ lý chủ tịch, trợ lý giám đốc hoặc trợ lý phòng ban. Trong trường hợp làm trợ lý riêng, bạn là người gần gũi với lãnh đạo, giúp họ từ việc nhận báo cáo, sắp xếp lịch hẹn, lên lịch các cuộc họp, giúp đỡ các công việc khác theo sự phân công. Trợ lý cấp cao thậm chí có quyền hành cao hơn cả các trưởng bộ phận, đôi khi sẽ thay mặt sếp phân công và xử lý công việc hành chính, kinh doanh, quản trị nói chung.
Trong khi đó, các trợ lý phòng ban vừa hỗ trợ cho trưởng phòng, phó phòng lại vừa giúp các nhân viên trong bộ phận, chủ yếu về giấy tờ và thủ tục hành chính. Yêu cầu với trợ lý cấp cao thường cao hơn hẳn với trợ lý phòng ban.
Công việc trợ lý tương đối bận rộn và cần một người có khả năng tổ chức, sắp xếp, quản lý thời gian cũng như đa tác vụ. Bạn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng công việc và nhịp độ trong văn phòng được duy trì ở mức hiệu quả nhất.

II. Mô tả công việc của Trợ lý​

Trợ lý trong mỗi doanh nghiệp sẽ thực hiện những công việc theo yêu cầu riêng. Tuy nhiên, thông thường trợ lý đảm nhận các công việc cụ thể như:

• Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các sự kiện thường xuyên của công ty.
• Lên lịch họp và các cuộc hẹn.
• Sắp xếp và lưu giữ hồ sơ nhân viên.
• Thực hiện các công tác hành chính để hỗ trợ nhân viên hàng ngày.
• Hợp tác với nhân viên ở nhiều phòng ban khác nhau.
• Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ (ví dụ, thông tin nhân viên mới).
• Trả lời câu hỏi của nhân viên và chuyển câu hỏi đến phòng nhân sự nếu cần.
• Tìm lại dữ liệu về công ty và nhân viên khi được yêu cầu.
• Kiểm tra vật dụng hàng hóa cung ứng cho văn phòng và đặt hàng khi cần.
• Sắp xếp vấn đề đi lại và chỗ ở cho nhân viên.
• Chuẩn bị phòng hội nghị (chẳng hạn như đặt chỗ và kiểm tra trang thiết bị).
• Phân phát tài liệu công ty cho nhân viên (chẳng hạn như các thông báo và chỉ dẫn an toàn).

Mỗi công việc trợ lý sẽ đều có những yêu cầu riêng biệt tuy nhiên, hầu hết họ sẽ đều cần làm một số nhiệm vụ phổ biến được JOBOKO chia sẻ trên đây. Nếu bạn ứng tuyển vào việc làm trợ lý quản lý hay trợ lý giám đốc thì cần tìm hiểu rõ hơn về hai công việc này nhằm biết rõ mình cần làm gì để hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất.

III. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí trợ lý​

Khi ứng tuyển trợ lý quản lý hay bất kỳ việc làm trợ lý nào khác, bạn cần đáp ứng được các yêu cầu về kỹ năng như:

• Kinh nghiệm làm Trợ lý hành chính hoặc vị trí tương đương.
• Hiểu biết về công việc văn phòng và các thủ tục nhân sự.
• Kỹ năng máy tính (sử dụng thành thạo MS Office).
• Kiến thức về Luật Lao động.
• Kỹ năng tổ chức tốt.
• Biết sử dụng các thiết bị văn phòng (như máy in, máy fax).
• Kỹ năng giao tiếp tốt.
• Tốt nghiệp THPT trở lên.

IV. Các vị trí việc làm trợ lý phổ biến​

1. Trợ lý Giám đốc/Tổng giám đốc

Họ là những người hỗ trợ trực tiếp cho Giám đốc/Tổng giám đốc công ty với các công việc như lên kế hoạch làm việc, quản lý các phòng ban, giám sát việc thực hiện các dự án, ... Họ cũng có thể thay mặt cho Giám đốc/Tổng giám đốc đưa ra quyết định trong trường hợp cần thiết.
Ứng viên cho vị trí này cần phải có bằng Cử nhân trở lên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Marketing, Luật hoặc một lĩnh vực liên quan khác. Những người có kinh nghiệm làm việc quản lý hay điều hành cũng là một lợi thế.
Thu nhập của Trợ lý Giám đốc trung bình khoảng trên 7 triệu đồng/tháng và có thể lên tới 22 triệu đồng/tháng với những người có năng lực chuyên môn tốt. Mức lương sẽ không dừng lại ở đó nếu như bạn làm việc cho các công ty nước ngoài. Khi đó, thu nhập của bạn có thể lên tới 45 - 60 triệu/tháng.

2. Trợ lý dự án

Trợ lý dự án sẽ hỗ trợ Giám đốc dự án hoặc Quản lý dự án điều hành toàn bộ công việc thuộc phạm vi của một dự án cụ thể như giám sát tiến độ, lưu trữ hồ sơ, công tác hành chính, tính toán lương thưởng cho nhân viên dự án, đánh giá chất lượng dự án,... Công việc của họ cũng có thể bao gồm việc cố vấn, tham mưu cho Trưởng dự án trong việc hoạch định các kế hoạch chiến lược.
Muốn tìm việc làm trợ lý dự án, ứng viên cần phải có bằng tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Khoa học quản lý hoặc là một lĩnh vực có liên quan khác và ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong vị trí nhân viên dự án. Đồng thời, trợ lý dự án cũng cần phải có những kỹ năng mềm khác như kỹ năng giao tiếp tốt, chủ động và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, khả năng đa nhiệm, ...
Mức lương trợ lý dự án hiện nay khoảng 8 - 14 triệu đồng/tháng - mức lương được cho là khá ổn định với những người có khoảng 1 - 4 năm kinh nghiệm làm việc.

3. Trợ lý kinh doanh

Trợ lý kinh doanh là người trực tiếp tham gia và hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Làm việc ở vị trí này, bạn sẽ phải phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để phát triển và thực hiện các kế hoạch, chiến lược kinh doanh nằm nâng cao doanh số cho công ty. Trợ lý kinh doanh thường là Cử nhân các chuyên ngành như Quản trị kinh doanh, Marketing, Kinh tế, ....
Trợ lý kinh doanh là một trong những vị trí quan trọng và có tiềm năng phát triển mạnh nhất trong các công ty. Những người có nền tảng kiến thức chuyên môn tốt, am hiểu về sản phẩm/dịch vụ mà mình kinh doanh, khả năng giao tiếp và đàm phán hiệu quả thường sẽ chỉ mất khoảng 3 - 5 năm để trở thành chuyên viên kinh doanh hoặc giám sát kinh doanh. Mức lương khởi điểm của trợ lý kinh doanh hiện nay rơi vào khoảng 3 - 7 triệu/tháng, lương trung bình từ 8,9 - 10,7 triệu/tháng, cao nhất khoảng 30 triệu đồng/tháng.

4. Trợ lý sản xuất

Trợ lý sản xuất là người hỗ trợ đắc lực cho Giám đốc sản xuất hoặc Quản lý sản xuất trong những công việc như giám sát quy trình hoạt động, quản lý tài chính, quản lý nhân viên, ... nhằm đảm bảo mọi hoạt động trong nhà máy đều diễn ra trơn tru, đúng kế hoạch đã đề ra.
Đây là một công việc khá áp lực và đòi hỏi kiến thức chuyên môn và trình độ cao. Những người ngồi vào được vị trí này thường phải có bằng Cao đẳng, Đại học trở lên và có nền tảng kiến thức vững chắc về quy trình sản xuất các mặt hàng, sản phẩm của công ty. Những người đã có kinh nghiệm làm việc trong các dây chuyền sản xuất cũng sẽ được ưu ái hơn trong quá trình tuyển dụng.
Với vai trò trợ lý sản xuất, mức lương thấp nhất bạn nhận được sẽ là từ 4 - 8,1 triệu/tháng, lương trung bình từ 9,9 - 11,8 triệu/tháng, cao nhất khoảng 25 - 29,3 triệu/tháng.

5. Trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính là người chịu trách nhiệm đối với tất cả các công việc hành chính, văn thư trong một công ty, doanh nghiệp. Công việc của họ bao gồm soạn thảo văn bản, tiếp khách hàng, nhận điện thoại, chuẩn bị phòng họp và tài liệu cho các cuộc họp, hỗ trợ nhân viên khác trong công ty, ....
Do yêu cầu về công việc khá đơn giản nên trợ lý hành chính thường chỉ cần có bằng Trung cấp trở lên nhưng bắt buộc phải thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, giao tiếp tốt và đặc biệt là phải có khả năng đa nhiệm. Thu nhập của trợ lý hành chính khoảng 7 - 12 triệu đồng/tháng. Trên đây là mô tả chi tiết về công việc trợ lý, hy vọng đã mang tới thông tin bổ ích cho các bạn đọc, từ đó giúp bạn dễ dàng hiểu hơn về công việc thường làm hằng ngày của một trợ lý. Nhu cầu tuyển dụng các trợ lý của các doanh nghiệp hiện nay khá nhiều, tùy thuộc vào yêu cầu công việc sẽ có những tiêu chí tuyển dụng vị trí trợ lý khác nhau như vị trí trợ lý dự án, trợ lý kinh doanh, trợ lý tổng giám đốc, trợ lý giám đốc kinh doanh...
Sau khi biết được những yêu cầu công việc trợ lý chi tiết, bạn đọc có niềm đam mê với việc làm này thì hãy cân nhắc để tạo CV ứng tuyển nhé. Việc làm trợ lý được đánh giá có cơ hội thăng tiến cao và nguồn thu nhập hấp dẫn, vì vậy bạn hãy kiên trì và nỗ lực để đạt được vị trí mình mơ ước. Để giúp người tìm việc có những định hướng nghề nghiệp, lời khuyên hữu ích về văn hóa doanh nghiệp, cách ứng xử trong môi trường lao động cũng như cải thiện kỹ năng làm việc của bản thân, JobOKO đã cập nhật đầy đủ mẹo hay tại mục Tư vấn việc làm, bạn hãy truy cập, tìm hiểu và áp dụng sao cho mang đến hiệu quả cao nhé.

MỤC LỤC:
I. Trợ lý là làm gì? vai trò của Trợ lý trong văn phòng
II. Mô tả công việc nghề Trợ lý​
III. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí Trợ lý​
IV. Các vị trí việc làm trợ lý phổ biến​

Đọc thêm: Nghề trợ lý, thư ký: Không chuyên nghiệp thì khó thành công

Đọc thêm: Cách viết CV ứng tuyển trợ lý phó tổng giám đốc thu hút