Trưởng Phòng Nhân Sự & Tổng Hợp

TÓM TẮT MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Trưởng phòng Nhân sự & Tổng hợp thực hiện tham mưu cho Lãnh đạo Công ty thực hiện 06 chức năng cơ bản sau:
1. Tổ chức, quản trị và điều hành các họa động liên quan đến nguồn nhân sự đảm bảo sự ổn định và chủ động về số lượng và chất lượng; Giải quyết các chế độ của người lao động đảm bảo đúng và đầy đủ theo quy định của pháp luật;
2. Tổ chức quản lý nghiệp vụ hành chính, hậu cần, lễ tân - khánh tiết đảm bảo đầy đủ và thông suốt;
3. Quản lý bếp ăn tập thể, vệ sinh, cây xanh.
4. Pháp lý nội bộ, công tác truyền thông nôi bộ.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC
1. Quản trị nhân sự
1.1 Hoạch định nguồn nhân lực: Xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên, phân tích nhu cầu nhân sự, đánh giá năng lực nhân sự; Tham mưu xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực phù hợp từng giai đoạn; Ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy chế, quy trình về tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, kỷ luật, nghỉ việc; Phối hợp Công đoàn xây dựng hệ thống chính sách, phúc lợi cho người lao động.
1.2 Công tác tuyển dụng: Lập kế hoạch và tổ chức tuyển dụng phù hợp nhu cầu thực tế; Đảm bảo quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, minh bạch, tiết kiệm chi phí; Báo cáo định kỳ về tình hình tuyển dụng cho Ban Tổng Giám đốc.
1.3 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Khảo sát nhu cầu và xây dựng kế hoạch đào tạo định kỳ; Tổ chức đào tạo nội bộ hoặc thuê ngoài; đánh giá kết quả đào tạo; Theo dõi quá trình phát triển năng lực nhân sự sau đào tạo.
1.4 Tiền lương - phúc lợi - chính sách: Xây dựng hệ thống thang bảng lương, thưởng, phụ cấp, chính sách phúc lợi; Quản lý hợp đồng lao động, chấm công, tính lương, các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN; Theo dõi và cập nhật chính sách lao động theo quy định pháp luật; Rà soát, đề xuất nâng lương định kỳ và các chế độ kèm theo.
1.5 Đánh giá hiệu quả công việc (KPI, 360 độ, ...): Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất lao động theo vị trí chức danh (KPI, 360 độ,...); Kết nối kết quả đánh giá với chế độ lương, thưởng, đào tạo, phát triển; Hướng dẫn, giám sát các phòng ban thực hiện đúng quy trình đánh giá.
1.6 Văn hóa doanh nghiệp - truyền thông nội bộ: Tổ chức phong trào thi đua, sự kiện nội bộ, hoạt động gắn kết đội ngũ; Quản lý các kênh thông tin nội bộ (bảng tin, wed công ty, email...).
2. Quản lý hành chính văn phòng, lễ tân, khánh tiết
2.1 Tổ chức và giám sát hoạt động hành chính tổng hợp: văn thư lưu trữ, điều phối công văn đi - đến, cấp phát văn phòng phẩm, điều xe, đồng phục, bảo hộ; Đặt vé máy bay, tàu xe, hỗ trợ visa, hộ chiếu; Tổ chức đón tiếp khách, sắp xếp hội trường, phòng họp, khánh tiết các sự kiện nội bộ; Đảm bảo công tác hậu cần văn phòng luôn đầy đủ, gọn gàng, tiết kiệm và hiệu quả; Quản lý, bố trí không gian làm việc, kiểm kê tài sản, lập kế hoạch mua sắm, bảo trì tài sản chung
3. Quản lý bếp ăn, vệ sinh, cây xanh
3.1 Tổ chức vận hành bếp ăn tập thể: đăng ký an toàn thực phẩm, lên thực đơn, đảm bảo dinh dưỡng và vệ sinh an toàn bếp ăn.
3.2 Quản lý, giám sát công tác vệ sinh tòa nhà, nhà ở công vụ, khu làm việc và sân bãi
3.3 Tổ chức chăm sóc cây xanh, cảnh quan khuôn viên. Đề xuất cải tạo, bổ sung cây xanh, mảng xanh phù hợp với tình hình thực tế và quy hoạch tổng thể
4. Pháp lý nội bộ - tổng hợp
4.1 Pháp lý nội bộ: Rà soát, soạn thảo hợp đồng lao động, văn bản hành chính theo chỉ đạo của Ban TGĐ; Hỗ trợ pháp lý cho các phòng ban liên quan đến lao động; Đại diện Công ty làm việc với cơ quan pháp luật khi được phân công.
4.2 Công tác tổng hợp: Lập kế hoạch công việc, ngân sách phòng theo năm; Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công nhiệm vụ phù hợp chức năng; Tổng hợp, báo cáo định kỳ tình hình gửi TGĐ và các đơn vị liên quan.
5. Quản lý, điều hành Phòng NSHC
5.1 Lập kế hoạch, quản lý, điều hành các hoạt động của Phòng.
5.2 Phân công nhiệm vụ, hướng dẫn, đánh giá thực hiện nhiệm vụ đối với các thành viên trong Phòng.
5.3 Quản lý lưu trữ các hồ sơ, tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ của Phòng.
5.4 Báo cáo kết quả thực hiện.
6. Các công việc khác
6.1 Thực hiện các công việc khác do Tổng giám đốc phân công.