Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên Tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện là người chuẩn bị, thực hiện và giám sát các sự kiện cho doanh nghiệp hoặc làm việc cho các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Trong cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường cố gắng tìm kiếm ứng viên có kỹ năng tốt, phản ứng nhanh, thành thạo trong sắp xếp và tổ chức công việc.

Cách trả lời câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện thông minh

I. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện hay nhất và gợi ý trả lời​

1. Bạn sẽ xem xét những yếu tố nào khi chọn một địa điểm tổ chức sự kiện?
Là một nhân viên tổ chức sự kiện, việc đưa ra quyết định địa điểm phù hợp là rất quan trọng vì đó thường là chi phí lớn nhất, đồng thời là nơi tạo bối cảnh cho một trải nghiệm khó quên của người tham dự. Người phỏng vấn đặt câu hỏi này để kiểm tra xem ứng viên có kỹ năng phân tích, đánh giá tốt hay không.
Để lựa chọn, bạn cần dựa trên kinh nghiệm, năng lực, yêu cầu tiện nghi, chính sách cho thuê địa điểm,... trong khi vẫn nhận thức được các ưu tiên và mong muốn của khách hàng. Một câu trả lời lý tưởng nên chứa các ý sau:

• Sự chú ý đến chi tiết.
• Kỹ năng nghiên cứu, phân tích.
• Khả năng ưu tiên và ra quyết định.

Gợi ý trả lời: "Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, tôi sẽ cân nhắc đến yếu đố đầu tiên là loại hình và quy mô của sự kiện. Mỗi sự kiện (đám cưới, tiệc liên hoan cuối năm, ...) đều phải có bối cảnh tổ chức khác nhau nên đây sẽ là điều kiện tiên quyết. Sau đó, tôi sẽ tính đến khả năng tài chính của khách hàng, không gian và sự tiện nghi của địa điểm tổ chức." 2. Bạn sử dụng những công cụ và phần mềm nào để lập kế hoạch tổ chức sự kiện?
Từ đăng ký trực tuyến và bán vé điện tử đến các hệ thống phần mềm biểu đồ chỗ ngồi, tận dụng công nghệ tiên tiến để hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch sự kiện là yêu cầu vô cùng quan trọng đối với một nhân viên tổ chức sự kiện. Câu trả lời của bạn cần khẳng định:

• Bản thân là người có khả năng học hỏi nhanh.
• Cập nhật tiến bộ khoa học công nghệ.
• Đề cập tới một số phần mềm cụ thể.

Gợi ý trả lời: "Công cụ mà tôi thường xuyên sử dụng nhất là Event Manager. Nó cho phép tôi quản lý thông tin khách hàng, đối tác; giá cả dịch vụ và tất cả các thông tin khác liên quan đến địa điểm, thiết bị, nhân lực (MC, PG, PB, phục vụ,...)."
3. Bạn hãy kể về một lần phải đối phó với thay đổi đột xuất vào phút cuối hoặc phải xử lý tình huống bất ngờ khi lên kế hoạch cho một sự kiện.
Thay đổi thời điểm và các tình huống bất ngờ như thời tiết khắc nghiệt và điều chỉnh danh sách khách mời có khả năng thổi bay toàn bộ kế hoạch sự kiện, ảnh hưởng đến ngân sách và gây rủi ro cho danh tiếng của công ty bạn. Một nhân viên tổ chức sự kiện xuất sắc sẽ không để những thay đổi vào phút cuối che mắt và thay vào đó, các kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn đối phó kịp thời. Câu trả lời của bạn cần bao gồm:

• Kế hoạch dự phòng.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề, tháo vát.
• Kỹ năng giao tiếp.

Gợi ý trả lời: "Tôi nhớ nhất kỷ niệm về một lần khách hàng thay đổi số lượng người tham dự sự kiện từ 1000 lên 1500 người chỉ 1 ngày trước khi sự kiện đó diễn ra. Không kịp bàn bạc, thuê địa chỉ mới hay decor lại, tôi đã phải bố trí và chuyển đổi rất nhiều bàn khách ngồi thành bàn đứng (khoảng 1/3 số ghế) để có đủ chỗ cho tất cả mọi người. Thế nhưng khi đó tôi vẫn gặp vấn đề về nhân sự phục vụ. Tôi chỉ có thể huy động được thêm 10 người, mà có thêm tới tận 500 khách. Sự kiện đó thực sự rất đáng nhớ, không chỉ với tôi mà với tất cả những người cùng tham gia khác."
4. Bạn làm thế nào để đảm bảo sự kiện bạn chịu trách nhiệm không vượt quá ngân sách?

Chi phí sự kiện có thể dễ dàng bị đội lên và vượt khỏi tầm kiểm soát. Câu hỏi này sẽ cho nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên dựa trên khả năng tự kiểm soát, làm việc theo nguyên tắc, bám vào mức ngân sách quy định và có suy nghĩ tìm ra giải pháp sáng tạo để tránh bội chi. Khi trả lời, bạn hãy chú ý đến:

• Kỹ năng tổ chức.
• Chiến thuật ngân sách.
• Sự chú ý đến chi tiết.

Gợi ý trả lời: "Như đã nói ở trên, tôi sử dụng phần mềm quản lý sự kiện Event Manager để quản lý toàn bộ chi phí. Nếu nói rằng những sự kiện tôi phụ trách chưa bao giờ vượt quá ngân sách cho phép thì không đúng nhưng trên thực tế, chúng chưa bao giờ vượt quá 5%." 5. Bạn đã bao giờ lên kế hoạch cho nhiều sự kiện cùng một lúc chưa? Bạn làm thế nào bạn ưu tiên thời gian và nguồn lực của mình trong khi đáp ứng thời hạn quan trọng?

Lập kế hoạch cho những điều cần lưu ý, cân nhắc và đánh giá các sự kiện để ưu tiên,... không phải nhiệm vụ dễ dàng. Đối với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu xem một ứng viên có biết cách quản lý khối lượng công việc nặng mà không làm giảm chất lượng hay không.
Những gì cần có trong một câu trả lời:

• Khả năng đa nhiệm.
• Kỹ năng quản lý thời gian.
• Khả năng suy nghĩ tích cực, sắp xếp công việc hiệu quả và hợp lý.

Gợi ý trả lời: "Tôi đã từng cùng lúc phụ trách 3 sự kiện nhưng may mắn, đó đều là các sự kiện nhỏ với quy mô lớn nhất cũng chỉ 500 người. Khi đó, điều đầu tiên tôi làm là tìm cho mình người cộng sự có đủ năng lực, phân chia công việc cho từng người và báo cáo tình hình cho nhau vào cuối mỗi ngày làm việc. Nhờ có sự phân công rõ ràng ngay từ đầu mà mỗi người đều rất có tinh thần trách nhiệm với công việc của mình."

Nhân viên tổ chức sự kiện cần đáp ứng yêu cầu về kỹ năng và trình độ ra sao?

II. Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện phổ biến​

6. Khi phải đa nhiệm, bạn dùng cách tiếp cận nào?
7. Bạn làm thế nào để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn cho sự kiện?
8. Theo bạn, kỹ năng quan trọng nhất cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện là gì?
9. Bạn làm thế nào để quản lý xung đột xảy ra trong một sự kiện?
10. Hãy kể lại một lần bạn phạm sai lầm khi tổ chức sự kiện cho khách hàng. Bạn đã khắc phục như thế nào và học được gì?
11. Bạn nghĩ làm việc nhóm hay làm việc độc lập quan trọng hơn với một nhân viên tổ chức sự kiện?
12. Loại sự kiện nào bạn quan tâm nhất? Sự kiện cho doanh nghiệp hay sự kiện xã hội? Tại sao?
13. Bạn có kinh nghiệm gì với việc quảng bá các sự kiện (thông qua quảng cáo, mạng xã hội, v.v.)?
14. Một số phương pháp bạn dùng để tối ưu hoá hiệu quả sự kiện trong khi không bội chi ngân sách là gì?
15. Sự kiện lớn nhất (dựa trên ngân sách hoặc số lượng người tham dự) bạn đã từng lên kế hoạch hoặc tổ chức là gì?
16. Hãy tưởng tượng một công ty đang lên kế hoạch cho chiến dịch quảng cáo để thể hiện mình là một thương hiệu trẻ, tươi mới và tuyệt vời. Nếu bạn được thuê để tổ chức bữa tiệc ra mắt của họ, bạn sẽ cân nhắc lựa chọn địa điểm nào? Tại sao?
17. Hãy tưởng tượng tôi là một khách hàng, yêu cầu bạn tổ chức một sự kiện cho tôi, bạn sẽ hỏi tôi những câu hỏi nào?
18. Bạn có thoải mái khi phải làm việc ngoài trời hoặc ngoài giờ không?
19. Bạn có kỳ kinh nghiệm với đàm phán giá dịch vụ hay không? Bạn làm thế nào để đàm phán giá sự kiện tốt nhất với khách hàng và nhà cung cấp?
20. Giả sử bạn phải lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho một công ty có 100 người tham gia, bạn tiến hành các bước như thế nào?

Biết cách trả lời câu hỏi phỏng vấn khéo léo sẽ gia tăng cơ hội trúng tuyển cho nhân viên tổ chức sự kiện

III. Mẹo trả lời phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện

Khi trả lời câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Đưa ra ví dụ cụ thể: Cách trả lời tốt nhất, thông minh nhất là đưa ra ví dụ cụ thể cho các câu hỏi mà nhà tuyển dụng đưa ra. Bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị những ví dụ này từ trước, bằng chính những kinh nghiệm của bản thân. Điều này sẽ có tính thuyết phục cao hơn nhiều so với việc bạn chỉ kể ra những nguyên tắc trên lý thuyết.
• Nhấn mạnh những thế mạnh của bản thân: Trong quá trình trả lời câu hỏi, hãy tìm cách lồng ghép những thế mạnh và thành tích của bản thân vào đó. Như vậy, bạn mới có thể chinh phục nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, đừng quá khoác lác hay khoe mẽ. Hãy chỉ tập trung vào những gì bạn có mà thôi.
• Chuẩn bị trước câu trả lời cho những câu hỏi phỏng vấn thường gặp nhất: Để không bị động hoặc bối rối trước nhà tuyển dụng.
• Tránh nói những điều tiêu cực: Hãy tập trung vào những gì mà bạn đã làm được, tránh phàn nàn hay buộc tội người khác. Đổ lỗi cho đồng nghiệp cũ là điều cấm kỵ khi đi phỏng vấn xin việc.

Sau khi nắm được những câu hỏi phỏng vấn và cách trả lời hay thì bạn hãy tự mình luyện tập, trau dồi kỹ năng tốt nhất cho vị trí nhân viên tổ chức sự kiện. Cơ hội việc làm nhân viên tổ chức sự kiện luôn rộng mở nhưng trước tiên bạn phải vượt qua các đối thủ tiềm năng bằng kỹ năng phỏng vấn khéo léo để có được vị trí mong muốn.

MỤC LỤC:
I. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện hay nhất và gợi ý trả lời​​​
II. Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện phố biến​
III. Mẹo trả lời phỏng vấn nhân viên tổ chức sự kiện​

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Nhân viên Tổ chức sự kiện

Đọc thêm: Ngành tổ chức sự kiện có vất vả không? thu nhập như thế nào?