SWOT là gì? Các bước thực hiện phân tích SWOT đúng cách

Thông qua phân tích SWOT, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức cho một dự án cụ thể hoặc kế hoạch kinh doanh tổng thể. Công cụ này hỗ trợ rất nhiều trong khâu lập kế hoạch chiến lược và đón đầu xu hướng thị trường.

MỤC LỤC:
1. SWOT là gì?
2. Ý nghĩa của phân tích SWOT
3. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phân tích SWOT?
4. Các bước thực hiện phân tích SWOT đúng cách
5. Những câu hỏi giúp định hướng phân tích SWOT
6. Tận dụng tối đa phân tích SWOT

Những điều cần biết về SWOT

1. SWOT là gì?

SWOT là viết tắt chữ cái đầu tiên của các từ trong tiếng Anh: Strength (điểm mạnh), Weakness (điểm yếu), Opportunity (cơ hội) và Threat (thách thức).

Điểm mạnh và điểm yếu trong SWOT là các yếu tố nội bộ trong công ty mà bạn có thể kiểm soát và thay đổi được, ví dụ như nhân viên, các bằng sáng chế, tài sản trí tuệ và địa điểm đặt trụ sở công ty.

Trái lại, cơ hội và thách thức là các yếu tố bên ngoài công ty, thường được quyết định bởi thị trường. Bạn có thể nắm bắt cơ hội và khắc phục thách thức nhưng bạn không thể thay đổi các yếu tố này. Ví dụ của cơ hội và thách thức có thể là các công ty đối thủ, giá nguyên vật liệu thô và xu hướng mua sắm của người tiêu dùng.

Phân tích SWOT sẽ tổng hợp lại những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức chính của công ty bạn thành một danh sách và thường được trình bày dưới dạng một ô vuông chia thành bốn phần.

Đọc thêm: Business Skill là gì? Vì sao nó quyết định thành công của người làm kinh doanh?

2. Ý nghĩa của phân tích SWOT

Bằng cách dành thời gian để thực hiện phân tích SWOT đồng nghĩa với việc bạn đã tự trang bị cho bản thân một chiến lược vững vàng để có thể sắp xếp các công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên khi phát triển doanh nghiệp.

Phân tích SWOT giúp bạn nhìn nhận doanh nghiệp của mình theo những cách mới mẻ và từ nhiều phía khác nhau. Cụ thể, bạn sẽ xem lại điểm mạnh và điểm yếu của công ty mình cũng như làm sao để điều chỉnh các yếu tố này nhằm tận dụng tối đa các cơ hội và thách thức trên thị trường.

3. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phân tích SWOT?

Các nhà sáng lập và điều hành công ty cần phải trực tiếp tham gia vào quá trình phân tích SWOT để có thể đạt được hiệu quả mong muốn. Đây không phải là nhiệm vụ mà họ có thể phân chia về các phòng ban và cá nhân riêng lẻ.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là họ nên làm việc đó một mình. Để đạt được hiệu quả tối ưu, bạn cần phải tập hợp được một nhóm những người với những quan điểm đa chiều trong công ty. Hãy lựa chọn những nhân viên có thể đại diện cho các khía cạnh khác nhau trong công việc, từ phòng kinh doanh và chăm sóc khách hàng tới phòng marketing và phát triển sản phẩm. Mỗi một phòng ban đều nên được tham gia vào quá trình phân tích SWOT.

Ngày nay các doanh nghiệp không chỉ thu thập ý kiến từ các vị trí nội bộ mà còn tiếp thu ý kiến từ các khách hàng để bổ sung thêm một tiếng nói độc đáo vào phân tích SWOT của họ.

Ngoài ra bạn cũng có thể làm phân tích SWOT khi mới bắt đầu hoặc điều hành doanh nghiệp một mình bằng cách thu thập ý kiến từ bạn bè xung quanh, kế toán công ty, các đại lý và nhà cung cấp mà bạn hợp tác cùng. Hãy luôn nhớ rằng mục tiêu của bạn là tập hợp được những quan điểm đa dạng.

Với những doanh nghiệp đang hoạt động, phân tích SWOT có thể được sử dụng để đánh giá tình hình hiện tại và xác định chiến lược phát triển cho tương lai. Song, mọi thứ luôn thay đổi không ngừng, nên chiến lược công ty phải được đánh giá lại mỗi 6 đến 12 tháng sử dụng phân tích SWOT.

Đối với các dự án khởi nghiệp, phân tích SWOT là một phần của quá trình hoạch định kinh doanh. Điều này giúp bạn có một chiến lược thống nhất để khởi đầu đúng cách và luôn nắm được bước tiếp theo cần làm trong kế hoạch của bạn.

4. Các bước thực hiện phân tích SWOT đúng cách

Như đã đề cập ở trên, bạn sẽ cần tập hợp một nhóm các nhân viên lại với nhau để có thể thực hiện phân tích SWOT. Tuy nhiên bạn không cần phải tổ chức những cuộc họp kéo dài cả ngày, chỉ một đến hai tiếng đồng hồ là đã đủ để hoàn thành việc phân tích.

4.1. Tập hợp đúng người

Bạn nên tập hợp những người đến từ các bộ phận khác nhau của công ty và hãy đảm bảo rằng mỗi phòng ban và đội nhóm có ít nhất một đại diện tham gia. Việc tổng hợp được những góc nhìn đa dạng từ các bộ phận khác nhau trong công ty sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của quá trình phân tích SWOT.

Thực hiện phân tích SWOT như thế nào?

4.2. Thu thập ý tưởng

Quá trình phân tích SWOT có rất nhiều điểm tương đồng với các buổi họp thảo luận, lên ý tưởng và không phải ai cũng biết cách thực hiện sao cho hiệu quả. Một gợi ý dành cho bạn đó là hãy phát cho mỗi thành viên tham gia một tập giấy nhớ và yêu cầu họ tự viết ra ý tưởng của mình lên giấy để bắt đầu buổi họp. Điều này sẽ giúp ngăn chặn tư duy tập thể và đảm bảo rằng mọi ý kiến đều được lắng nghe.

Sau khoảng 5 đến 10 phút tự động não, hãy dán tất cả các ý kiến thu thập được lên trên một tấm bảng, sau đó nhóm các ý kiến tương đồng lại với nhau. Dành thời gian cho các thành viên bổ sung thêm vào ý kiến của các thành viên khác nếu họ muốn.

4.3. Xếp hạng các ý tưởng

Một khi tất cả các ý tưởng đã được sắp xếp, phân loại, đã đến lúc bạn phải xếp hạng các ý tưởng này. Bạn có thể sử dụng cách biểu quyết khi mỗi thành viên có từ năm đến mười lượt vote để có thể bình chọn cho ý tưởng mà họ thích. Những mẩu giấy nhớ hình tròn với màu sắc đa dạng có thể sẽ giúp ích cho bạn trong bước này.

Dựa vào kết quả bình chọn, bạn đã có cho mình một danh sách các ý tưởng sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Tất nhiên, danh sách này vẫn cần được đưa ra thảo luận trong nhóm trước khi một người cuối cùng đưa ra quyết định. Người đưa ra quyết định này thường là CEO, nhưng đôi khi cũng có thể là một người khác chịu trách nhiệm cho chiến lược kinh doanh chung của công ty.

Với mỗi một phần trong bản phân tích SWOT bao gồm điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, hãy lặp lại quá trình thu thập ý tưởng như trên để đạt được kết quả tốt nhất.

5. Những câu hỏi giúp định hướng phân tích SWOT

Sau đây, Joboko.com sẽ gợi ý một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để hỏi các thành viên còn lại trong quá trình phân tích SWOT. Các câu hỏi giúp bạn hiểu rõ hơn về mỗi phần và khuyến khích sự sáng tạo trong tư duy.

5.1. Điểm mạnh

Điểm mạnh là những đặc điểm mang tính tích cực trong nội bộ công ty bạn và là những thứ bạn có thể kiểm soát được.

• Quy trình kinh doanh nào đang cho thấy những kết quả khả quan?
• Đâu là những tài sản mà vô hình mà công ty bạn sở hữu? (có thể là kiến thức, giáo dục, mạng lưới, kỹ năng và danh tiếng).
• Những tài sản hữu hình mà bạn có là gì? (ví dụ như khách hàng, trang thiết bị, công nghệ, tiền vốn và bằng sáng chế).
• Lợi thế cạnh tranh mà bạn có so với các đối thủ trên thị trường là gì?

5.2. Điểm yếu

Điểm yếu là các yếu tố mang tính tiêu cực, đối lập với điểm mạnh. Đây là các yếu tố bạn sẽ cần cải thiện để nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

• Doanh nghiệp của bạn đang thiếu gì để tăng thêm độ cạnh tranh?
• Quy trình kinh doanh nào cần phải cải thiện?
• Công ty bạn có đang thiếu các tài sản hữu hình (ví dụ tiền và thiết bị) không?
• Các nhân viên trong công ty có đồng đều và đoàn kết với nhau không?
• Vị trí địa lý hiện tại của công ty có thuận lợi cho sự phát triển không?

5.3. Cơ hội

• Cơ hội là các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp có khả năng đem đến thành công nếu bạn sử dụng đúng cách.
• Thị trường có đang mở rộng và liệu có xu hướng nào sẽ thúc đẩy tiêu dùng mặt hàng bạn đang kinh doanh hay không?
• Sắp tới có sự kiện nào doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng để đẩy mạnh phát triển không?
• Liệu có những thay đổi về chính sách ảnh hưởng tích cực đến công ty bạn trong thời gian tới?
• Khách hàng có đánh giá cao công ty bạn không?

5.4. Thách thức

Thách thức là các tác nhân bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Bạn nên chuẩn bị sẵn kế hoạch dự phòng cho các thách thức này trong trường hợp chúng trở thành hiện thực.

• Có những công ty cạnh tranh nào sắp sửa gia nhập vào thị trường hay không?
• Liệu nhà cung cấp có luôn cung cấp nguyên vật liệu thô mà bạn cần ở mức giá như bạn mong muốn không?
• Những thay đổi về công nghệ trong tương lai có ảnh hưởng đến cách công ty bạn vận hành không?
• Việc hành vi người tiêu dùng thay đổi trong tương lai có ảnh hưởng gì tiêu cực lên công ty bạn hay không?
• Có những xu hướng nào trên thị trường có thể trở thành thách thức?

Đọc thêm: Forecasting là gì? Các phương pháp dự báo trong kinh doanh

6. Tận dụng tối đa phân tích SWOT

Sau khi hoàn thành phân tích SWOT, bạn hoàn toàn có thể chuyển phân tích này thành một chiến lược cụ thể. Suy cho cùng, mục đích vẫn luôn là có thể tạo ra một chiến lược hiệu quả mà bạn có thể áp dụng trong vòng vài tháng tới.

Bước đầu tiên cần làm là nhìn vào các điểm mạnh của doanh nghiệp và phân tích cách tận dụng các điểm mạnh này để nắm bắt các cơ hội mà bạn có. Sau đó, hãy tìm hiểu xem các điểm mạnh có thể chống lại các thách thức trên thị trường bằng cách nào. Sử dụng những phân tích này để suy ra một danh sách những việc có thể làm cho công ty bạn.

Sử dụng những phân tích SWOT như thế nào cho hiệu quả?

Áp dụng bản danh sách này và thêm các mục tiêu cụ thể vào kế hoạch hoạt động của công ty. Hãy tự hỏi rằng bạn muốn đạt được điều gì trong mỗi quý (hoặc tháng) hoạt động tới của công ty.

Tương tự, hãy phân tích xem liệu những cơ hội bên ngoài có thể giúp bạn khắc phục những điểm yếu bên trong doanh nghiệp hay không. Thêm vào đó, việc khắc phục những điểm yếu này có thể giúp bạn tránh được những thách thức có thể xảy đến với công ty không?

Sau đó, bạn sẽ có thêm cho mình một danh sách hành động mà bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và thêm vào kế hoạch hoạt động của công ty.

Với mục tiêu và kế hoạch hành động trong tay, bạn sẽ tiến xa hơn rất nhiều trong việc hoàn thành kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp của mình. Với bước này, phương pháp lên Kế hoạch kinh doanh tinh gọn là lựa chọn phù hợp vì những phương án hành động suy ra từ phân tích SWOT sẽ trùng khớp với phần mục tiêu trong kế hoạch tinh gọn của bạn. Từ đó, bạn sẽ có một nền tảng kế hoạch vững chắc để phát triển doanh nghiệp của mình.