​Cách viết email công việc đúng chuẩn

Tuỳ vào vị trí và lĩnh vực làm việc, nhân viên văn phòng có thể phải xử lý hàng chục email mỗi ngày. Đáng chú ý, rất nhiều email trong số đó không hiệu quả, vì có thể bị chuyển thẳng vào spam hoặc khiến người nhận không xác định được mục đích của email đó. Vì vậy, phong cách, định dạng và cách trình bày email công việc là vô cùng quan trọng. Vì vậy, bạn có thể tham khảo các mẹo viết email công việc chuyên nghiệp với tệp đính kèm để có thêm kỹ năng, tránh mắc lỗi trong quá trình làm việc.

I. Phong cách email công việc phổ biến

Email công việc thường có phong cách cụ thể, chuyên nghiệp nhưng ngắn gọn. Chúng nên được viết để người nhận có thể đọc lướt, nhưng vẫn đảm bảo có đủ thông tin cho phép họ gửi phản hồi.

1. Lối diễn đạt

Tìm đúng lối diễn đạt có thể là vấn đề đau đầu nhất trong việc soạn thảo một email công việc. Lối diễn đạt thân thiện hay chuyên nghiệp thay đổi tuỳ thuộc vào đối tượng nhận email. Tuy nhiên, về cơ bản, bạn cần tránh viết dài dòng, không có trọng tâm.
Bạn cũng nên sử dụng chữ nghiêng, gạch chân hoặc in đậm để nhấn mạnh những điểm quan trọng. Đừng quên viết tiêu đề thư để người đọc xác định được nội dung email và quyết định có mở thư hay không. Tránh sử dụng quá nhiều dấu câu hoặc dùng biểu tượng cảm xúc.

2. Định dạng email công việc

Mọi người thường lướt qua nội dung email để nắm bắt những điểm chính, do đó, bản thân email cần có những khoảng trắng để dễ đọc hơn. Bạn hãy sử dụng các đoạn văn ngắn và các gạch đầu dòng để hợp lý hoá thông tin và dùng tiêu đề tóm tắt chi tiết.
Ngoài ra, định dạng lộn xộn được sao chép từ các tài liệu hoặc email khác cũng có thể gây mất tập trung, hãy đảm bảo duy trì định dạng liền mạch cho nội dung email. Dưới đây là các tính năng định dạng phổ biến nhất và cách sử dụng chúng khi soạn email công việc:

• Phông chữ: Phông chữ là kiểu chữ mà bạn chọn cho email của mình. Tốt nhất là chọn một kiểu chữ không có nét trang trí ở cuối, vì chúng hiện đại hơn và dễ đọc. Hiện nay, Gmail đang sử dụng Sans Serif làm mặc định. Bạn cũng có thể sử dụng Arial, Helvetica, Tahoma, Terbuchet MS hoặc Verdana.
• Kích thước văn bản: Bạn nên cố gắng giữ email của bạn ở kích thước bình thường.
• In đậm: Bạn có thể sử dụng chữ đậm cho tiêu đề và nhấn mạnh phần văn bản quan trọng. Văn bản in đậm sẽ bắt mắt người đọc khi họ lướt qua email.
• In nghiêng: In nghiêng là một cách nhẹ nhàng hơn để thu hút sự chú ý của người nhận email với một phần nội dung.
• Gạch chân: Thông thường, khi văn bản được gạch chân có thể khiến người đọc nhầm lẫn nó là một liên kết đến trang web. Khi viết email, tốt nhất là bạn không gạch chân bất cứ phần nội dung nào.
• Màu văn bản: Bạn nên tránh sử dụng nhiều màu văn bản trong email vì nó có thể gây rối.
• Căn chỉnh: Email công việc sử dụng văn bản được căn chỉnh hoàn toàn bên trái, không cần lùi đầu dòng khi bắt đầu một đoạn mới.
• Sử dụng số, chấm tròn: Đánh số, gạch đầu dòng hoặc dùng chấm tròn (Bullet) là một cách để tổ chức nội dung theo trình tự, gọn gàng và dễ đọc hơn. Ngoài ra, đó cũng là các công cụ để tăng cường khoảng trắng trên văn bản email.

II. Cách soạn thảo nội dung email công việc

Hãy phân tích từng phần của email công việc để xác định cách thức soạn thảo nội dung phù hợp nhất

1. Dòng tiêu đề

Dòng tiêu đề nhằm mục đích tóm tắt email của bạn, ảnh hưởng trực tiếp đến việc email của bạn có được người nhận mở ra hay không. Đó cũng là nơi mà rất nhiều mắc lỗi khi soạn email. Về cơ bản, tiêu đề email phải là dòng rút gọn có khoảng 3 đến 8 từ, tóm gọn toàn bộ nội dung. Dòng tiêu đề quá ngắn hoặc quá dài đều có khả năng gây nhầm lẫn.
Đôi khi, tiêu đề lập lờ có khiến thư của bạn bị xếp vào mục spam. Thậm chí, đối với các nhóm bán hàng gửi email tự động, tiêu đề email càng quan trọng hơn. Nếu chứa các từ khoá không phù hợp, nó có thể bị thuật toán của nền tảng tự động lọc vào thư mục Rác ngay cả trước khi chủ tài khoản nhìn thấy. Hãy tránh sử dụng các từ như "Bán hàng", "Lợi nhuận",...

2. Lời chào

Lời chào mở đầu email công việc của bạn nên chuyên nghiệp và súc tích, cách phổ biến nhất là chào người nhận bằng tên của họ.

3. Giới thiệu ngắn gọn

Nếu đó là lần đầu tiên bạn gửi email cho ai đó, dòng mở đầu luôn cần lời giới thiệu ngắn gọn để kết nối dễ dàng hơn. Lời nhắc này sẽ cung cấp cho người đọc bối cảnh để nhìn nhận và đánh giá nội dung email mà bạn trình bày sau đó. Một dòng giới thiệu là đủ, không nên trình bày quá dài.

4. Trình bày mục đích của email

Mỗi email chỉ nên giải quyết một vấn đề, phục vụ cho một mục đích duy nhất. Vì vậy, bạn nên trình bày súc tích và trực tiếp, đừng vòng vo vì như vậy, email của bạn có thể ngay lập tức bị bỏ qua.

5. Đề cập đến thông tin bổ sung

Một số email công việc có thể cung cấp thêm thông tin cho người đọc, chẳng hạn như làm rõ về nhiệm vụ, gửi liên kết đến các tài nguyên miễn phí hoặc thông tin hữu ích khác. Thông tin này nên được trình bày một cách chu đáo và chỉ nên thêm nội dung liên quan trực tiếp.

6. Kêu gọi hành động

Gần cuối email công việc, bạn cần trình bày một lời kêu gọi hành động cụ thể. Tuyên bố này nên bao gồm hành động cụ thể và các mốc thời gian cần lưu ý. Nếu bạn đang gửi email cho nhiều người, đừng quên thay đổi tên của họ. Làm rõ các nhiệm vụ và mong đợi cho phép người nhận đưa ra phản hồi chân thực, thẳng thắn hơn.

7. Thông điệp kết thúc email

Thông báo kết thúc vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần để người đọc biết rằng nội dung email đã hoàn tất. Mặc dù không phải là yêu cầu bắt buộc nhưng cụm từ ngắn gọn, lịch sự sẽ giúp email công việc của bạn trọn vẹn hơn.

8. Chữ ký email

Phần cuối của email bao gồm tên của bạn và chữ ký email. Hãy nhớ trình bày chữ ký như một danh thiếp điện tử. Nó nên bao gồm tên bạn, tên cơ quan và thông tin liên lạc cho người đọc (số điện thoại, trang web). Đừng chèn các trích dẫn hoặc hình ảnh cá nhân của bạn vào phần này. Hình ảnh và logo có thể được chấp nhận, nhưng hãy lưu ý về kích thước và cách chúng xuất hiện trên thiết bị di động.

9. Tệp đính kèm và liên kết

Bất kỳ tệp đính kèm hoặc liên kết tham chiếu nào mà bạn muốn gửi cho người nhận đều phải được đề cập từ trước trong nội dung email. Ví dụ như: "Chi tiết vui lòng xem trong tệp đính kèm".
Với một số người chưa nắm được quy tắc, cách sử dụng từ ngữ trong email nên dễ mắc lỗi khiến email trở nên thiếu chuyên nghiệp. Nếu bạn tránh được 7 cụm từ làm email công việc của bạn trở nên kém hiệu quả mà Joboko đã chia sẻ trong bài viết thì hiệu quả trao đổi thông tin, thỏa thuận của bạn qua email sẽ đạt kết quả tốt. Do vậy, hãy cố gắng trau dồi kỹ năng viết email của mình để thực hiện công việc đạt hiệu quả cao nhé.

MỤC LỤC:
I. Phong cách email công việc phổ biến
II. Cách soạn thảo nội dung email công việc

Đọc thêm: ​Cách chào hỏi trong Email

Đọc thêm: ​Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp