Ngày làm 8 tiếng, quản lý quỹ thời gian như thế nào cho hiệu quả?

Việc kiểm soát thời gian hợp lý sẽ giúp chúng ta có thể thực hiện được nhiều công việc mà mình mong muốn, tránh bỏ phí và kiểm soát được thời gian một cách chặt chẽ hơn. Vì vậy, mỗi người đều cần phải học cách quản lý thời gian, cải thiện hiệu suất công việc để không lãng phí từng giây, phút trôi qua. Dưới đây là 9 bước quản lý thời gian làm việc hiệu quả dành cho bạn.

Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả?

1. Hiểu bản chất của quản lý thời gian

Điều đầu tiên bạn cần hiểu về khái niệm quản lý thời gian. Dù bạn có bận bù đầu tối ngày hay công việc thảnh thơi thì một ngày vẫn luôn có 24 giờ, quỹ thời gian này không thể thay đổi. Sự khác biệt nằm ở chỗ chúng ta sử dụng thời gian này ra sao. Quản lý thời gian, thực chất là quản lý chính chúng ta, chúng ta làm gì với số thời gian đó. Có được cách quản lý thời gian hiệu quả chắc chắn bạn sẽ đảm bảo hoàn thành tốt công việc theo đúng tiến độ, đảm bảo hiệu suất công việc được đặt ra.

2. Tìm ra khi nào bạn lãng phí thời gian

Nhiều người trong chúng ta sử dụng thời gian làm việc để giải trí hoặc một số việc cá nhân khác mà không làm tăng hiệu quả làm viêc. Muốn quản lý thời gian hiệu quả, trước hết bạn cần tìm ra mình lãng phí thời gian khi nào? vào việc gì? Bạn dành nhiều thời gian và lướt web, đọc email, lướt Facebook hay gọi điện?

Trong một cuộc khảo sát cho thấy, 89% số người trả lời thừa nhận họ đã lãng phí thời gian khi làm việc, trong đó 31% lãng phí khoảng 30 phút/ngày, 31% khác lãng phí 1 giờ/ngày, 16% lãng phí 3 giờ/ngày, 2% lãng phí 4 giờ/ngày và 2% lãng phí từ 5 giờ/ngày trở lên. Bạn đã lãng phí bao nhiều thời gian? Hãy theo dõi hoạt động hàng ngày của bản thân để có cái nhìn tổng thể khoảng thời gian bạn dành cho các hoạt động khác nhau. Đây là bước đầu tiên để bạn quản lý thời gian hiệu quả.

3. Đặt mục tiêu quản lý thời gian

Hãy luôn nhớ rằng, tập trung vào kỹ năng quản lý thời gian thực chất là thay đổi hành vi của bản thân bạn chứ không phải thay đổi thời gian. Khởi đầu tốt nhất là bỏ hết việc riêng làm mất thời gian. Chẳng hạn như, trong một tuần, đạt mục tiêu bạn không gọi điện thoại (cho việc cá nhân) hay không trả lời tin nhắn không liên quan đến công việc trong thời gian làm việc. Hãy luôn chú trọng cách quản lý quỹ thời gian để nâng cao hiệu suất công việc, tìm ra đâu là khoảng thời gian lãng phí mà bạn bỏ qua, đồng thời chính bạn cũng sẽ biết cách đặt mục tiêu quản lý thời gian được tốt hơn.
 

4. Triển khai kế hoạch

Đây là bước mở rộng, giúp bạn đạt được mục tiêu đề ra ở bước 3. Mục đích là thay đổi hành vi theo thời gian để đạt mục tiêu chung đặt ra, chẳng hạn như tăng hiệu quả làm việc hoặc giảm stress. Do đó, không những bạn cần đặt mục tiêu cụ thể mà còn phải theo dõi hành vi của mình theo thời gian để xem có thể hoàn thành mục tiêu đó hay không.

5. Sử dụng công cụ quản lý thời gian

Hiện này có rất nhiều ứng dụng điện thoại, phần mềm máy tính về quản lý thời gian hỗ trợ bạn hoàn thành mục tiêu đề ra, bước đầu tiên là quản lý thời gian về mặt vật lý để biết bạn dùng thời gian vào việc gì và kế hoạch sử dụng thời gian trong tương lai. Các chương trình phần mềm như Any.do, Asana, Google Keep... cho phép bạn lên lịch làm việc dễ dàng và thiết lập công việc ưu tiên.

6. Ưu tiên công việc

Không biết công việc nào quan trọng hơn cần hoàn thành trước là nguyên nhân khiến bạn luôn căng thẳng. Do đó, ngay khi bắt đầu ngày làm việc, hãy đặt ưu tiên công việc cho ngày hôm đó và đặt chuẩn hiệu suất. Nếu bạn được giao 20 việc vào ngày hôm đó thì có bao nhiêu việc bạn thực sự cần phải hoàn thành ngay? Nếu không biết cách sắp xếp hợp lý, bạn sẽ luôn thắc mắc vì đâu mà làm mãi không thấy hết việc.

7. Tập thói quen đặt hạn mức thời gian cho công việc

Cách tốt nhất để phân bố đủ thời gian cho nhiều việc khác nhau là chỉ định thời gian cho từng việc thay vì làm cho đến khi hoàn tất bởi nhiều việc cần thời gian dài để hoàn thành. Chẳng hạn như, đọc và trả lời email tốn của bạn cả một ngày để hoàn thành. Như vậy sẽ không còn thời gian cho việc khác. Thay vào đó, hãy đặt hạn mức thời gian trong ngày cho việc này và làm theo. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp bạn quá tải công việc, dù đã nỗ lực mà vẫn chưa thể kịp deadline thì hãy tham khảo bài viết em không ngại khó, em chỉ cần thời gian thôi sếp ơi để có cách xử lý khi rơi vào tình huống này nhé.

8. Tổ chức tài liệu hợp lý

Bạn có đang lãng phí thời gian để tìm kiếm file lưu trên máy tính không? Nếu có, hãy dành thời gian để sắp xếp hệ thống quản lý tài liệu để nhanh chóng tìm ra chúng khi cần đến.

9. Đừng lãng phí thời gian chờ đợi

Từ việc gặp gỡ khách hàng cho đến các buổi hẹn gặp bác sỹ, không thể tránh khỏi phải chờ đợi. Nhưng bạn không cần ngồi đó cắn móng tay và để thời gian trôi đi vô ích. Công nghệ hỗ trợ bạn làm việc ở bất cứ đâu, máy tính bản hoặc smartphone sẽ giúp bạn online dễ dàng để đọc báo cáo, xem bảng tính hoặc lập kế hoặc marketing mới.

>> Để tìm việc làm nhanh nhất ở các ngành nghề, bạn đọc truy cập ngay vào Joboko.com để cập nhật tin tuyển dụng việc làm nhanh nhất nhé.
>> Nếu bạn quan tâm tới bài viết đừng quên để lại ý kiến đánh giá bình luận bên dưới nhé.