Nghề trợ lý, thư ký: Không chuyên nghiệp thì khó thành công

Trợ lý, thư ký chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc. Họ chịu trách nhiệm truyền đạt mệnh lệnh của giám đốc tới những người có liên quan một cách chính xác và đầy đủ nhất. Công việc của họ cũng bao gồm sắp xếp lịch làm việc và lịch hẹn cho cấp trên. Đôi khi, trợ lý sẽ thay mặt giám đốc để bàn bạc công việc với đối tác hoặc đưa ra các quyết định trong công ty khi người này đi vắng. Vì những lý do này mà ngày nay, những người làm trợ lý, thư ký cần phải đáp ứng rất nhiều yêu cầu hết sức khắt khe trong quá trình tuyển dụng chứ không chỉ là một ngoại hình xinh đẹp như trước đây.

Xin việc làm thư ký, trợ lý không quá khó nếu như bạn có kỹ năng tốt

1. Nghề trợ lý, thư ký có khó xin việc không?

Tương lai ngành trợ lý, thư ký có vẻ không mấy tích cực khi mà nhu cầu tuyển dụng được dự đoán sẽ giảm tới 5% trong toàn ngành trong thời gian tới. Lý do là bởi vì công nghệ đã có thể hỗ trợ con người với những công việc đơn giản như chuẩn bị tài liệu, lên lịch làm việc,... thay cho thư ký.
Tuy nhiên, nhu cầu tuyển dụng thư ký y khoa lại tăng nhanh đáng kể, tới 22% trong 10 năm tới đây, mức tăng này cao hơn nhiều so với trung bình nhiều ngành nghề khác. Điều này là nhờ sự phát triển của các dịch vụ y tế và chăm sóc sức khỏe. Khi mà tuổi thọ con người ngày càng tăng cao thì áp lực lên ngành y tế ngày càng lớn. Kết quả là họ sẽ phải tuyển dụng nhiều thư ký y khoa hơn để xử lý các công việc hành chính như lập hóa đơn hay thanh toán bảo hiểm cho bệnh nhân.
Ngược lại, nhu cầu nhân sự đối với các vị trí trợ lý, thư kí kinh doanh lại giảm đáng kể, tới 17% trong vài năm tới. Lý do là bởi vì một trợ lý hoặc thư ký có thể hỗ trợ nhiều hơn một sếp trong cùng công ty. Ngoài ra, ngay chính bản thân những người làm vai trò quản lý cũng đã có thể tự làm những công việc mà trước đây cần phải nhờ đến thư ký nhờ sự hỗ trợ của công nghệ.
Vị trí thư ký pháp chế cũng sẽ không có quá nhiều cơ hội làm việc trong một vài năm tới đây, nhu cầu tuyển dụng được dự báo sẽ giảm 19%. Trong các hãng luật, công ty pháp chế, công nghệ đã có thể giúp họ thực hiện các công việc đơn giản mà trước đây thư ký thường làm như soạn thảo và nộp tài liệu. Hầu hết các vị trí việc làm trong ngành này đều đến từ nhu cầu thay thế các trợ lý, thư ký cũ đã nghỉ hưu hoặc nghỉ việc.

2. Trợ lý, thư ký cần phải đáp ứng những yêu cầu gì?

Nếu như trước đây, công việc của các thư ký văn phòng đơn giản là đánh máy, in ấn tài liệu, chuẩn bị phòng họp,... thì ngày nay, những công việc này chỉ chiếm chưa đến 20% khối lượng công việc của họ. Thư ký ngày nay cũng sẽ phải tham gia vào công việc kinh doanh, điều hành hoạt động công ty, đàm phán với đối tác,... Trong khi đó, trợ lý sẽ là cánh tay phải của sếp, là người cố vấn cho sếp để đưa ra những quyết sách phù hợp nhất với tình hình công ty. Chính vì thế, xinh đẹp và khéo léo thôi là chưa đủ; trợ lý, thư ký ngày nay còn phải đáp ứng những yêu cầu như:

• Kiến thức chuyên môn

Người trợ lý, thư ký phải nắm rõ định hướng hoạt động của công ty và hiểu rõ công việc mà mình được giao; có thể cố vấn cho sếp trong hoạt động kinh doanh hoặc thay mặt sếp làm việc với đối tác. Họ cũng cần phải thành thạo các nghiệp vụ thư ký và có khả năng sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Những kỹ năng trợ lý, thư ký cần có để đáp ứng yêu cầu công việc

• Kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản

Trợ lý, thư ký phải truyền đạt một cách chính xác và đầy đủ các yêu cầu của sếp tới những người liên quan. Trong các cuộc họp, họ phải nhanh chóng ghi phép lại những ý chính để làm biên bản cuộc họp hoặc để giám sát việc thực hiện sau cuộc họp đó.

• Kỹ năng quản lý và sự nhạy bén trong công việc

Khi sếp đi vắng, trợ ký/thư ký sẽ là những người thay mặt họ điều hành toàn bộ công việc tại công ty. Chính vì vậy mà kỹ năng quản lý và tổ chức công việc cũng như phán đoán sự việc nhanh chóng để đưa ra quyết định kịp thời là vô cùng cần thiết.

• Kỹ năng tin học và ngoại ngữ

Một trợ lý, thư ký văn phòng nhất định phải biết và sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng cơ bản và nên thành thạo ít nhất một ngoại ngữ (tiếng Anh) thì cơ hội tìm việc làm và được thăng chức sẽ cao hơn, đặc biệt là trong bối cảnh nhu cầu tuyển dụng ngày càng thấp như hiện nay.

• Khả năng quản lý thời gian hiệu quả

Để có thể lên lịch làm việc cho giám đốc hoặc thậm chí là toàn bộ nhân viên công ty, trợ lý/thư ký phải là người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Ngoài ra, đây cũng là một điều kiện cần thiết để người trợ lý, thư ký hoàn thành tốt mọi công việc hành chính và chuyên môn nghiệp vụ được cấp trên giao phó.

• Khả năng làm việc độc lập

Sự tự giác, tự tạo động lực cho bản thân là yếu tố hết sức cần thiết bởi họ là những tấm gương cho người khác noi theo. Bên cạnh việc cố vấn cho giám đốc, đôi khi chính người trợ lý cũng phải đưa ra các quyết định thật nhanh chóng khi sếp đi vắng, khi làm việc với đối tác,... để chớp lấy cơ hội có lợi cho mình.

• Trau chuốt ngoại hình

Bên cạnh các yếu tố chuyên môn thì ngoại hình ưa nhìn cũng là một yêu cầu cần thiết, đặc biệt là đối với những người làm trợ lý riêng. Ngoại hình ưa nhìn không có nghĩa là bạn cần phải có gương mặt hoa hậu, vóc dáng người mẫu thì mới được tuyển vào làm trợ lý, thư ký. Tiêu chuẩn tạo nên một trợ lý chuyên nghiệp là trang phục lịch thiệp, đầu tóc gọn gàng, thái độ hòa nhã, thân thiện, tác phong hoạt bát và nói năng lưu loát, rõ ràng.

3. Mức lương nghề trợ lý, thư ký

Theo Vietnam Salary, mức lương trung bình nghề thư ký là 9,8 triệu đồng/tháng; phổ biến trong khoảng 7,8 - 11,8 triệu đồng/tháng. Những người có kinh nghiệm làm việc hay giữ vị trí thư kí kinh doanh và liên tục tạo ra những thành tích ấn tượng trong công việc có thể nhận được mức lương cao nhất khoảng 22,5 triệu đồng/tháng.
Cũng theo trang này, mức lương trung bình của trợ lý là khoảng 13,1 triệu đồng/tháng, phổ biến trong khoảng 10,6 - 15,6 triệu đồng/tháng. Trợ lý đích thực là cánh tay phải của sếp, là người cố vấn đắc lực cho sếp trong mọi hoàn cảnh; vì vậy mà mức lương cao nhất của họ có thể lên tới 45 triệu đồng/tháng.
Mức lương này cao gấp đôi mức lương cao nhất mà một thư ký có thể nhận được cũng là điều hoàn toàn dễ hiểu. Nhiều người thường có quan niệm trợ lý, thư ký là một. Tuy nhiên, trên thực tế, công việc của thư ký thường thiên nhiều về hoạt động hành chính. Trong khi đó, trợ lý lại là người có kiến thức chuyên môn cao, gần như là tương đương với giám đốc. Trợ lý có đủ năng lực sau này có thể được thăng chức hoặc là tự ứng tuyển vào vị trí quản lý nhưng thư ký thì không.

Thu nhập của trợ lý thư ký cao hay thấp?

4. Những khó khăn khi làm trợ lý, thư ký

Với tính chất công việc liên quan đến rất nhiều người, rất nhiều bộ phận trong công ty nên nghề trợ lý, thư ký cũng phải đối mặt với không ít những khó khăn và tình huống khó xử trong công việc. Chẳng hạn:

• Khó chiều lòng sếp khó tính: Do hầu hết thời gian là làm việc với sếp nên sẽ không thể tránh khỏi những lần người trợ lý, thư ký phải chịu đựng những bực bội của sếp mà lỗi không phải do mình. Trong những trường hợp này, thái độ cư xử của người thư ký sẽ quyết định đến quan hệ của hai bên và thậm chí là tính ổn định trong công việc của họ.
• Bị nhân viên coi là người sếp thứ hai: Do tính chất công việc là truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ sếp nên thư ký rất dễ bị nhân viên khác coi là người sếp thứ hai trong công ty. Vì vậy, nếu không cẩn trọng trong từng lời ăn tiếng nói thì sẽ rất dễ bị đồng nghiệp săm soi và coi là cậy quyền cậy thế trong công việc.
• Bị đánh giá về mối quan hệ sếp - thư ký: Mối quan hệ sếp - thư ký xưa nay vốn nhiều tai tiếng. Người thư ký chuyên nghiệp là người tỏ thái độ ân cần, chu đáo nhưng cũng không được quên việc giữ khoảng cách trong tình cảm. Khi được sếp tìm đến để chia sẻ niềm vui, mỗi buồn thì người thư ký nên thể hiện sự chân thành lắng nghe tâm sự nhưng đừng tỏ ra yếu đuối và vượt quá giới hạn cho phép của hai người.

Nhu cầu tuyển dụng trợ lý, thư ký đã giảm đáng kể trong thời gian gần đây; tuy nhiên, với những người thực sự có kỹ năng và tạo được uy tín, sự chuyên nghiệp trong nghề thì cơ hội thành công vẫn luôn rộng mở. Đây là một nghề có mức thu nhập cao và ổn định; vì thế, sẽ không quá khó hiểu khi mà họ phải đảm nhiệm khối lượng công việc khổng lồ và phải đáp ứng rất nhiều yêu cầu về cả chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng mềm.
Các bạn cũng có thể tham khảo thêm vị trí thư ký kho. Đây là công việc mà hầu hết các doanh nghiệp đều có nhu cầu tuyển dụng để quản lý và kiểm soát kho hàng của mình được hiệu quả hơn. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn và cân nhắc để đưa ra sự lựa chọn công việc tốt nhất cho bản thân mình nhé.

MỤC LỤC:
1. Nghề trợ lý, thư ký có khó xin việc không?
2. Trợ lý, thư ký cần phải đáp ứng những yêu cầu gì?
3. Mức lương nghề trợ lý, thư ký
4. Những khó khăn khi làm trợ lý, thư ký

Đọc thêm: Chuyên gia mách: Trợ lý giỏi cần có những kỹ năng sau

Đọc thêm: Cách viết CV ứng tuyển trợ lý phó tổng giám đốc thu hút