Nhân viên hành chính là làm gì? có yêu cầu bằng cấp không?

04/05/2024 10:58
Nhân viên hành chính thường làm các công việc văn phòng như xử lý tài liệu, quản lý lịch làm việc, đảm bảo mọi hoạt động tại văn phòng diễn ra suôn sẻ. Muốn biết thêm về cơ hội việc làm của nhân viên hành chính, bạn hãy ghé thăm JobOKO ngay!
Trước những thay đổi của thị trường lao động 2024, lĩnh vực hành chính nói riêng và toàn bộ các lĩnh vực khác nói chung đều đang đứng trước nhiều thách thức, đòi hỏi người lao động không ngừng phát triển. Bạn hãy cùng JobOKO tìm hiểu về những khó khăn cũng như cơ hội cho nhân viên hành chính trước tình hình tuyển dụng đầy biến động hiện nay nhé.
Công việc cụ thể của nhân viên hành chính là gì?

I. Thực trạng việc làm hành chính hiện nay​

Bước qua những năm đại dịch đầy biến động, đến năm 2024, tình hình kinh tế thế giới đang dần được phục hồi. Từ đó, nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp cũng tăng cao, tạo cơ hội việc làm cho hàng triệu người.

Cơ hội việc làm rộng mở

Lĩnh vực hành chính - nhân sự luôn được rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ ưu tiên để hỗ trợ gắn kết và duy trì sự phát triển bền vững của tập thể. Vậy nên có thể nói nhân viên hành chính không hề thiếu việc để làm. Tuy nhiên, để có thể "trụ vững" trong ngành, bắt buộc mỗi cá nhân phải không ngừng trau dồi, phát triển và hoàn thiện bản thân cả về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm.

Lộ trình thăng tiến ổn định, rõ ràng

Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính rất rõ ràng, từ nhân viên -> quản lý -> trưởng phòng -> giám đốc hay thậm chí khi có đủ kinh nghiệm, họ có thể tách ra kinh doanh riêng. Đây cũng được coi là 1 công việc có tính bền vững, ổn định bởi người nào làm càng lâu, kinh nghiệm càng nhiều thì độ uy tín trong ngành của người ấy càng cao.

Mức thu nhập hấp dẫn

Với vai trò quan trọng và trách nhiệm lớn trong việc quản lý và phát triển nhân sự, nhân viên hành chính thường nhận được mức thu nhập hấp dẫn. Đối với cấp bậc nhân viên, mức lương sẽ dao động từ 6 - 8 triệu VNĐ và dần được nâng lên theo thời gian và kinh nghiệm làm việc. Đặc biệt nếu có vị trí cao trong tổ chức/ doanh nghiệp thì người lao động hoàn toàn có thể đạt tới mức thu nhập hàng chục triệu 1 tháng.

II. Mô tả công việc, mức lương của Nhân viên hành chính​

Bên cạnh nhập dữ liệu, viết báo cáo, chuẩn bị giấy tờ và sắp xếp lịch trình, nhân viên hành chính còn phải thực hiện các công việc như lập bảng lương, gửi email, lên lịch các hoạt động, cuộc họp và sự kiện trong công ty. Nhiệm vụ điển hình hàng ngày của Nhân viên hành chính bao gồm:
  • Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộc họp.
  • Ghi chép và phân phát biên bản cuộc họp.
  • Lưu giữ tài liệu cả bản cứng và bản mềm.
  • Lưu giữ lịch làm việc hàng tuần của nhân viên.
  • Sắp xếp và cung cấp tài liệu, báo cáo.
  • Điều phối không gian làm việc, máy tính và thiết bị làm việc cho nhân viên mới với bộ phận IT.
  • Phân loại và phân phát thư.
  • Giải quyết các công việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm giải pháp.
  • Trả lời thư dưới danh nghĩa công ty hoặc bộ phận được phân công.
  • Làm việc độc lập và làm việc theo nhóm cho các dự án đặc thù, bao gồm thuyết trình, gửi email hoặc hiệu đính.
Với vai trò đa dạng và yêu cầu nhiều kỹ năng, mức lương của nhân viên hành chính thường dao động từ 7 đến 10 triệu đồng mỗi tháng, phụ thuộc vào trình độ kinh nghiệm và thâm niên làm việc. Các vị trí cao hơn như trưởng phòng hành chính nhân sự thường được đánh giá cao và có mức lương cao hơn, thường từ 15 đến 20 triệu đồng mỗi tháng.

III. Nhân viên hành chính có phải Nhân viên nhân sự?

Trong ngành hành chính nhân sự, có hai vị trí chính là nhân viên hành chính và nhân viên nhân sự, mỗi vị trí đều có những nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt.

  • Nhân viên hành chính (nhân viên hành chính nhân sự): Chủ yếu đảm nhận việc quản lý và sắp xếp hồ sơ, văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Họ cũng phải tổ chức công việc theo hệ thống và hoàn thành nhiệm vụ được giao từ cấp trên.
  • Nhân viên nhân sự: Chịu trách nhiệm tìm kiếm và lựa chọn ứng viên tiềm năng cho công ty thông qua các hoạt động tuyển dụng. Vị trí này cũng đảm nhận việc quản lý lương thưởng, các chế độ đãi ngộ, giải quyết các vấn đề bảo hiểm, đánh giá nhân viên.

IV. Nhân viên hành chính có yêu cầu bằng cấp không?

Nhân viên hành chính đóng vai trò là trung tâm liên lạc cho tất cả nhân viên công ty, hỗ trợ công việc hành chính và giải đáp những thắc mắc của họ. Công việc chính của Nhân viên hành chính bao gồm quản lý hồ sơ giấy tờ, chuẩn bị các loại báo cáo thu chi, lưu trữ hồ sơ,... Công việc không đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá cao; bởi vậy, ứng viên tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ học,... là đủ điều kiện để ứng tuyển. Những người đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên hành chính sẽ được ưu tiên trong quá trình xét duyệt.
Ngoài ra, Nhân viên hành chính cần phải đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng khác như:

  • Am hiểu quy trình hành chính, các quy tắc trong quản lý hồ sơ giấy tờ của doanh nghiệp.

  • Thành thạo công cụ tin học văn phòng như Word, Excel,...

  • Kỹ năng tổ chức tốt.

  • Kỹ năng giải quyết vấn đề.

  • Kỹ năng giao tiếp tốt (bằng cả lời nói và văn bản).

  • Cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc.

  • Am hiểu quy trình tuyển dụng nhân sự (do một số công ty yêu cầu Nhân viên hành chính hỗ trợ quy trình tuyển dụng).

Những yêu cầu về bằng cấp và kỹ năng đối với nhân viên hành chính

V. Những khó khăn nhân viên hành chính phải đối diện

Đi cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, yêu cầu về chất lượng nhân sự cũng ngày một tăng lên. Đối với nhân viên hành chính, việc tìm người giờ đây không chỉ cần đủ về "lượng" mà còn phải đảm bảo cả về "chất". Điều này đã đặt ra không ít thách thức cho lĩnh vực hành chính - nhân sự cũng như cho chính người lao động đang có nhu cầu tìm việc.

Sự cạnh tranh dưới nhiều hình thức

Không chỉ cạnh tranh với các đối thủ ở doanh nghiệp khác, người làm hành chính giờ đây còn phải đối diện với sự phát triển chóng mặt của công nghệ tuyển dụng và quản lý nhân sự tự động hóa. Điều này khiến vị trí của họ dễ bị "đe dọa" hơn, buộc họ phải không ngừng học hỏi, nâng cấp bản thân 1 cách toàn diện và triệt để nhất.

Sự thay đổi chóng mặt của xu thế tuyển dụng

Việc thành thạo công nghệ thông tin, tiếp thu tin tức mới cũng như cập nhật những xu thế tuyển dụng "hot" là điều nhân viên hành chính nào cũng phải làm được. Vấn đề này đặt ra thách thức lớn, đặc biệt đối với những nhân sự "có tuổi" trong việc "bắt kịp" thời đại.

Sự "mới lạ" của nhân sự GenZ

Không thể phủ nhận làn sóng GenZ đã và đang ngày càng vượt trội ở mọi mặt. Các bạn trẻ với nền tảng giáo dục cao hơn, môi trường phát triển thuận lợi và tiến bộ hơn đã thành công đem đến sự mới lạ cho thị trường lao động trong và ngoài nước. Tuy nhiên bên cạnh sự tài năng, nhiệt huyết, sáng tạo thì đa số các lao động GenZ thường thích khám phá, thử sức ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Từ đó, tạo ra tình trạng "nhảy việc" với tần suất lớn. Đây cũng chính là 1 điều khiến bao nhân viên hành chính phải đau đầu.

VI. Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hành chính thường gặp

Khi tham gia phỏng vấn vị trí Nhân viên hành chính, bạn có thể gặp phải một loạt các câu hỏi đa dạng từ nhà tuyển dụng. Thông thường, những câu hỏi này nhằm mục đích để NTD tìm hiểu về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và tính cách của ứng viên.
Một số câu hỏi phổ biến mà bạn có thể gặp là:
  • "Bạn có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính không?"
  • "Bạn đã từng xử lý tình huống khó khăn nào trong công việc trước đó chưa?"
  • "Bạn có kỹ năng quản lý thời gian và công việc tốt không?"
  • "Tại sao bạn cho rằng bản thân phù hợp với vị trí này?".
Để thành công trong cuộc phỏng vấn, bạn cần chuẩn bị kỹ càng và biết cách trả lời mỗi Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hành chính một cách tự tin và rõ ràng, đừng quên đưa ra các ví dụ cụ thể từ quá trình làm việc và học tập của mình.

VII. Bí quyết trở thành Nhân viên hành chính giỏi

Bằng cấp không phải là yếu tố quyết định bạn có thể trở thành một Nhân viên hành chính giỏi hay không. Ngược lại, những người thành công ở vị trí này là nhờ các phẩm chất đáng quý như:

  • Sự cẩn thận, tỉ mỉ: Công việc của Nhân viên hành chính chủ yếu liên quan đền hồ sơ, giấy tờ, lưu trữ thông tin; bởi vậy, sự cẩn thận, tỉ mỉ là yếu tố không thể thiếu. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải có kỹ năng làm việc khoa học và biết cách vận dụng công nghệ thông tin vào quá trình làm việc.

  • Sự chăm chỉ, tận tâm và nghiêm túc với công việc: Công việc của Nhân viên hành chính tuy không đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao nhưng khối lượng công việc lại rất lớn. Nếu không thực sự chăm chỉ và nghiêm túc, họ sẽ không thể hoàn thành công việc hoặc là dẫn đến sai sót trong lưu trữ thông tin, quản lý hồ sơ,...

  • Tinh thần sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ mọi người: Như đã nói ở trên, Nhân viên hành chính là trung tâm liên lạc của tất cả nhân viên trong công ty - nơi mà họ tìm đến để được hỗ trợ, được giải đáp thắc mắc. Điều này đòi hỏi Nhân viên hành chính phải là người vui vẻ, cởi mở và luôn sẵn sàng giúp đỡ mọi người. Đây không chỉ là một yếu tố giúp thành công mà còn là điều kiện bắt buộc đối với những người làm công việc này.

Khi nói tới công việc Nhân viên hành chính, nhiều người sẽ cho rằng đây là công việc không yêu cầu bằng cấp, kỹ năng và ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, để thành công ở vị trí này, họ cũng cần phải có nền tảng kiến thức vững chắc về hoạt động hành chính cũng như rất nhiều kỹ năng mềm quan trọng khác. Đây là một vị trí quan trọng, đóng góp một phần không hề nhỏ vào quy trình vận hành doanh nghiệp. Vì vậy, nếu có ý định nộp CV xin việc Nhân viên Hành chính thì bạn cần lưu ý để đáp ứng yêu cầu nhé.
Cùng với đó, bạn đọc khi có ý định làm công việc hành chính cũng nên tìm hiểu 4 kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính nhân sự. Qua đây việc trau dồi kiến thức, học tập và rèn luyện kỹ năng cho bản thân sẽ trở nên dễ dàng và đạt kết quả tốt hơn. Thực tế có rất nhiều công việc, tuy nhiên để tìm việc làm ổn định và phù hợp thì không phải dễ dàng. Do đó, bạn hãy cùng tham khảo những cách lựa chọn nghề nghiệp trên Blog để ứng dụng cho nhu cầu tìm việc của mình hiệu quả cao.

Như vậy, có thể thấy thách thức luôn đi kèm với cơ hội. Để có thể vượt qua những khó khăn và mở ra tương lai phát triển trong ngành, các nhân viên hành chính phải không ngừng học hỏi, trau dồi, thiết lập mindset linh hoạt và luôn sẵn sàng tiếp thu những điều mới. Chỉ có như vậy, cơ hội thăng tiến của bạn mới ngày càng rộng mở, đem đến nhiều kết quả tích cực vượt ngoài mong đợi.

Trên đây là những chia sẻ về thách thức và cơ hội dành cho nhân viên hành chính trong bối cảnh đầy biến động của thị trường tuyển dụng hiện nay. Hi vọng bài viết đã đem lại cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Đừng quên chia sẻ những điều này đến người thân và bạn bè để cùng nhau tiến bộ từng ngày nhé.

Xem thêm: Tìm việc làm nhân viên văn phòng

Đọc thêm: Công việc của một nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Đọc thêm: Câu hỏi tình huống cho Nhân viên Hành chính

MỤC LỤC:
I. Thực trạng việc làm hành chính hiện nay​
II. Mô tả công việc, mức lương của Nhân viên hành chính​​
III. Nhân viên hành chính có phải Nhân viên nhân sự?
IV. Nhân viên hành chính có yêu cầu bằng cấp không?
V. Những khó khăn nhân viên hành chính phải đối diện
VI. Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hành chính thường gặp
VII. Bí quyết để trở thành một Nhân viên hành chính giỏi

  • Hỗ trợ NTD:
  • 0962.107.888