Receptionist là gì? Yêu cầu công việc nhân viên lễ tân

Receptionist (nhân viên lễ tân) đang dần trở thành một nghề phổ biến với nhiều bạn trẻ. Vậy nhiệm vụ cụ thể của vị trí này là gì và yêu cầu trình độ, kỹ năng như thế nào?

MỤC LỤC:
I. Tổng quan về Receptionist
II. Mức lương của Receptionist​
III. Receptionist cần có những kỹ năng gì?
IV. Chuẩn bị gì khi xin việc Receptionist?

I. Tổng quan về Receptionist

1. Receptionist là gì?

Receptionist có thể làm việc tại các khách sạn, cơ sở lưu trú, toà nhà, văn phòng công ty. Receptionist ở khách sạn phụ trách nhận đặt phòng, đón tiếp khách, xử lý các tình huống phát sinh trong thời gian khách lưu trú. Trong khi đó, lễ tân toà nhà hoặc văn phòng xử lý một loạt các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính, bao gồm trả lời điện thoại, tiếp đón khách, chuẩn bị phòng họp và đào tạo, v.v.

Đọc thêm: ​Nhân viên lễ tân chỉ cần ngoại hình thôi đã đủ chưa?

2. Mô tả chi tiết công việc

Tùy thuộc vào nơi làm việc, Receptionist có thể đảm nhiệm các công việc khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, Receptionist phụ trách các nhiệm vụ sau:

• Chào hỏi khách lưu trú (khách sạn) hoặc khách đến thăm/làm việc tại văn phòng với thái độ tích cực, chuyên nghiệp và thân thiện.
• Hỗ trợ khách hàng tìm đường quanh văn phòng (nếu cần).
• Thông báo thông tin cho khách hàng khi cần thiết.
• Giúp duy trì an ninh tại nơi làm việc bằng cách phát hành, kiểm tra và thu thập giấy tờ tuỳ thân (chứng minh thư, hộ chiếu) khi cần thiết và duy trì nhật ký khách ra vào toà nhà, văn phòng.
• Hỗ trợ nhiều công việc hành chính bao gồm sao chép, fax, ghi chú và lên kế hoạch du lịch.
• Chuẩn bị phòng họp và đào tạo.
• Trả lời điện thoại một cách chuyên nghiệp và định tuyến các cuộc gọi khi cần thiết.
• Hỗ trợ đồng nghiệp với các nhiệm vụ hành chính.
• Trả lời, chuyển tiếp và sàng lọc các cuộc gọi điện thoại.
• Sắp xếp và phân phối thư.
• Thuê, quản lý và phát triển đội ngũ hành chính cơ sở.
• Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời.
• Lên lịch hẹn.

3. Yêu cầu công việc

Với công việc Receptionist, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có:

• Bằng cao đẳng hoặc đại học trong lĩnh vực du lịch, hành chính.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm lễ tân hoặc liên quan.

II. Mức lương của Receptionist

Theo khảo sát thì mức lương của Receptionist ở Việt Nam dao động từ 3 triệu đến 22,5 triệu/tháng, tùy thuộc vào hình thức làm việc, năng lực, kinh nghiệm và hiệu suất.

III. Receptionist cần có những kỹ năng gì?

Bên cạnh trình độ học vấn, các chứng chỉ đào tạo dịch vụ và kinh nghiệm làm việc, Receptionist cũng cần sở hữu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc của mình.

1. Kỹ năng hành chính - văn thư

Do tính chất công việc, mỗi nhân viên Receptionist cần có kỹ năng hành chính - văn thư tốt, bao gồm soạn thảo, xử lý tài liệu và thành thạo các công cụ hỗ trợ như máy in, điện thoại, v.v. Đó cũng là những nhiệm vụ cơ bản, hàng ngày mà nhân viên lễ tân phải thực hiện.

2. Kỹ năng giao tiếp, ứng xử

Receptionist là "bộ mặt", tạo ấn tượng đầu tiên tích cực cho khách sạn hoặc văn phòng. Vậy nên, họ buộc phải là người có kỹ năng giao tiếp và ứng xử tốt, luôn bình tĩnh, nhã nhặn và cẩn thận, chú ý đến từng chi tiết.

3. Tác phong chuyên nghiệp

Tác phong chuyên nghiệp của Receptionist giúp họ xử lý các tình huống phát sinh một cách gọn gàng, hợp lý. Bên cạnh đó, tác phong chuyên nghiệp còn thể hiện ở việc chăm chút ngoại hình, trang phục và trang điểm theo đúng quy định của nơi làm việc. Chắc chắn đơn vị nào cũng mong muốn tuyển nhân viên lễ tân đáp ứng đầy đủ được mọi yêu cầu công việc và hoàn thành công việc tốt để đem đến kết quả như mong đợi.

4. Biết lắng nghe

Biết lắng nghe là kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ công việc nào, đặc biệt là những vị trí yêu cầu tiếp xúc với nhiều người như Receptionist. Kỹ năng lắng nghe tốt sẽ giúp nhân viên lễ tân hiểu, ghi nhận yêu cầu của khách đến lưu trú hoặc đến làm việc, từ đó tối đa hoá sự hài lòng của họ.

IV. Chuẩn bị gì khi xin việc Receptionist?

Chuẩn bị trước đáp án cho các câu hỏi trước khi xin việc có thể giúp bạn thành công với vị trí Receptionist. Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến nhất trong cuộc phỏng vấn nhân viên lễ tân:

• Bạn có thể kể về một tình huống phát sinh mà bạn từng xử lý khi làm Receptionist không?
• Theo bạn, trách nhiệm chính của Receptionist là gì?
• Bạn có thích tương tác với những người xung quanh không?
• Trung bình mỗi ngày, bạn tương tác với bao nhiêu người?
• So với các ứng viên khác, bạn cảm thấy điểm mạnh của mình là gì?
• Công việc trước đây của bạn có yêu cầu tuân theo loại giao thức bảo mật nào không?
• Bạn quen thuộc với loại hệ thống viễn thông nào?
• Với vai trò là một Receptionist, bạn sẽ làm gì để giúp công ty tăng doanh thu, giảm chi phí hoặc tiết kiệm thời gian?
• Bạn kỳ vọng những gì với vị trí Receptionist?
• Bạn có sẵn sàng làm thêm giờ nếu cần không?

Nắm được những câu hỏi phỏng vấn nhân viên lễ tân phổ biến sẽ giúp bạn biết cách trả lời sao cho khéo léo để thuyết phục nhà tuyển dụng nhất. Vì vậy, bạn hãy tham khảo để tự mình tập luyện, nâng cao kỹ năng phỏng vấn giúp vượt qua vòng phỏng vấn dễ dàng. Đừng quên việc đầu tiên khi đi xin việc là cần một bản CV xin việc nhân viên lễ tân đúng chuẩn, thu hút được nhà tuyển dụng để cơ họi trúng tuyển tăng cao.