​Có nên gửi thư cảm ơn sau khi phỏng vấn?

Cách bạn thể hiện trong phỏng vấn quyết định kết quả tìm việc trúng tuyển hay không. Có những ứng viên có chuyên môn, kinh nghiệm nhưng vì kém kỹ năng mềm hoặc thái độ chưa thể hiện được sự chuyên nghiệp mà có thể bị loại đáng tiếc. Ngược lại, những bạn thành thạo các nguyên tắc giao tiếp, thể hiện thái độ tốt và khéo léo, biết gửi thư cảm ơn đúng thời điểm thì đôi khi, dù trong phỏng vấn chưa hoàn hảo, bạn vẫn có cơ hội được nhận việc.

MỤC LỤC:
1. Vì sao nên gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn?
2. Gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn cho ai?
3. Nên gửi thư cảm ơn qua email hay thư viết tay?
4. Cách viết thư cảm ơn sau phỏng vấn
5. Thời điểm lý tưởng nhất để gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn
6. Lỗi hay gặp khi viết thư cảm ơn sau phỏng vấn
7. Mẫu email cảm ơn nhà tuyển dụng sau phỏng vấn

1. Vì sao nên gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn?

Khác với quan điểm cho rằng gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn là một hành động "màu mè" và có thể làm phiền nhà tuyển dụng, thực tế, gửi thư cảm ơn đơn giản sau buổi trao đổi về công việc có thể giúp ích rất nhiều cho ứng viên. Một số lý do quan trọng xứng đáng để bạn chú ý gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn gồm có:

• Thể hiện sự lịch sự, chuyên nghiệp: Khi bạn xin việc, có những nhà tuyển dụng không liên hệ lại, không phản hồi bạn trong khi nhiều nhà tuyển dụng cảm thấy bạn phù hợp và mời bạn phỏng vấn. Rõ ràng, họ đã tin tưởng và trao cơ hội việc làm cho bạn, bạn đã được nói chuyện, thể hiện bản thân, thuyết phục họ rằng bạn là người phù hợp. Vậy thì tại sao bạn không cho thấy thái độ lịch sự, chuyên nghiệp của mình bằng cách cảm ơn họ vì tất cả?
• Cho thấy bạn trân trọng cơ hội việc làm: Thư cảm ơn sau phỏng vấn viết rằng bạn đã có trải nghiệm thế nào với công ty/ tổ chức và bạn hy vọng mình đã thể hiện tốt, rất hào hứng với kết quả chắc chắn là cách hay để cho thấy thái độ tích cực và sự trân trọng của bạn với vị trí việc làm tại công ty.
• Bổ sung thông tin, thế mạnh chưa cho thấy trong phỏng vấn: Một thực tế dễ thấy, dù chúng ta có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì vẫn không thể hoàn toàn không phạm lỗi trong phỏng vấn. Có những điều quan trọng, là thế mạnh của bạn nhưng vì khi giao tiếp, bạn bị tâm lý lo lắng làm lãng quên, bỏ sót thông tin. Lúc này, bạn có thể đề cập tới và nhấn mạnh trong thư cảm ơn sau đó.
• Tái khẳng định bạn là ứng viên phù hợp nhất: Lưu ý quan trọng là trong thư cảm ơn sau phỏng vấn, bạn đừng quên "tranh thủ" cơ hội tái khẳng định rằng mình rất yêu thích công việc và là người phù hợp nhất, có thể đóng góp cho công ty, cam kết,...
• "Nhắc" nhà tuyển dụng nhớ về bạn: Có rất nhiều ứng viên tham gia phỏng vấn cho một vị trí và không phải ai cũng để lại ấn tượng quá mạnh mẽ cho nhà tuyển dụng. Thông qua việc gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn - mà chắc chắn không phải ứng viên nào cũng làm - bạn đã phần nào thành công một lần nữa để lại dấu ấn cá nhân của mình.
• Thể hiện bộ kỹ năng mềm (giao tiếp, soạn thảo văn bản, hành chính văn phòng,...): Việc viết email, thư viết tay cảm ơn sau phỏng vấn tưởng đơn giản nhưng không phải ai cũng có khả năng trình bày, cấu trúc, hệ thống thông tin cho hay, cho đúng. Kỹ năng giao tiếp gián tiếp, kỹ năng thư tín thương mại và hành chính văn phòng vốn quan trọng với rất nhiều nghề nghiệp, vai trò sẽ được thể hiện qua cách bạn viết thư cảm ơn.

Đọc thêm: Cách gửi hồ sơ xin việc qua email nhanh chóng, hiệu quả

2. Gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn cho ai?

Trước khi bắt tay vào viết thư cảm ơn nhà tuyển dụng, một việc rất quan trọng mà chúng ta dễ bỏ qua đó là xác định đối tượng sẽ nhận thư của bạn. Một bức thư dù gửi theo hình thức nào cũng sẽ cần có người nhận rõ ràng. Những lựa chọn phổ biến và đúng đắn nhất cho bạn là:

• Cá nhân phỏng vấn bạn: Trường hợp bạn nhớ tên, chức vụ của ban phỏng vấn - một hay 2, 3 người thì có thể viết rõ rằng gửi cho ai, chức vụ là gì. Điều này thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng và cho thấy bạn đã rất tập trung, chú ý trong buổi trao đổi đó. Ví dụ, bạn viết rằng: "Kính gửi anh [tên] - chức vụ; chị [tên] - chức vụ".
• Bộ phận tuyển dụng: Có thể coi cách này là an toàn nhất khi bạn gửi thư cảm ơn tới bộ phận tuyển dụng của công ty, không cá nhân hóa bất kỳ ai và cũng vì thế mà tránh được gửi nhầm, sai người, viết sai tên,...
• Công ty, tổ chức: Một lựa chọn khác khi ứng viên viết thư cảm ơn sau phỏng vấn là hãy gửi tới công ty/ tổ chức. Đơn giản nhất, bạn chỉ cần viết là "Kính gửi quý công ty [tên công ty]". Cách này có phần khách sáo nhưng đủ chuyên nghiệp và cũng giảm thiểu tối đa nguy cơ bạn phạm lỗi trong xưng hô (trừ khi viết sai tên công ty).

3. Nên gửi thư cảm ơn qua email hay thư viết tay?

Có 2 hình thức cơ bản để viết và gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn tới nhà tuyển dụng đó là email (thư điện tử) và thư viết tay (gửi theo đường bưu điện hoặc qua chuyển phát nhanh, shipper). Để quyết định chọn hình thức nào, hãy cùng JobOKO tìm hiểu ưu và nhược điểm của từng phương thức gửi thư cảm ơn nhé.

3.1. Ưu, nhược điểm của gửi email cảm ơn sau phỏng vấn

Về ưu điểm, khi chọn soạn thảo và viết email cảm ơn sau phỏng vấn:

• Nhanh chóng, thuận tiện, nhà tuyển dụng có thể nhận được ngay sau khi bạn gửi.
• Có thể kiểm tra kỹ các lỗi và sửa kịp thời.
• Email cảm ơn sau phỏng vấn được định dạng đẹp, rõ ràng, gọn gàng.
• Không tồn tại vấn đề chữ viết tay xấu hay đẹp vì đánh máy theo font chữ tiêu chuẩn.
• Không cảm thấy quá dài dòng.

Nhược điểm:

• Email có thể "không may" bị xếp vào thư mục thư rác (spam) và nhà tuyển dụng không nhận được.

3.2. Ưu, nhược điểm của gửi thư viết tay cảm ơn sau phỏng vấn

Ưu điểm của thư xin việc viết tay:

• Bày tỏ thành ý rõ ràng, ấn tượng hơn.
• Thể hiện khả năng viết tay, chữ đẹp,...

Nhược điểm của thư xin việc viết tay:

• Thời gian gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn bản viết tay thường rất lâu, có thể tốn vài ngày mới tới.
• Nếu viết sai, bạn sẽ phải bỏ và viết lại hoàn toàn bản mới.
• Nguy cơ chữ khó đọc.
• Với một số nhà tuyển dụng, thư cảm ơn viết tay có thể bị cho là quá truyền thống, nếu không muốn nói là có chút "lạc hậu", "không theo kịp thời đại" công nghệ.

Kết luận: Gửi email thể hiện sự chuyên nghiệp hơn, nhanh chóng và thuận tiện hơn. Do đó, nếu muốn gửi thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau phỏng vấn, ứng viên nên chọn hình thức soạn và gửi email.

4. Cách viết thư cảm ơn sau phỏng vấn

4.1. Cấu trúc các phần của thư cảm ơn sau khi phỏng vấn

• Tiêu đề thư/ tiêu đề email (subject).
• Lời chào, kính gửi nhà tuyển dụng.
• Bạn là ai [ứng viên phỏng vấn vị trí nào, thời gian nào].
• Lý do bạn viết thư (cảm ơn công ty, tổ chức đã dành thời gian).
• Bạn đã có trải nghiệm như thế nào khi ứng tuyển và tham gia phỏng vấn.
• Khẳng định bạn là ứng viên phù hợp.
• Kỳ vọng trúng tuyển và háo hức trở thành nhân viên của công ty.
• Mong chờ nhận được kết quả phỏng vấn/ phản hồi.
• Ký và ghi rõ họ tên, kèm chữ ký có phương thức liên lạc.

4.2. Nội dung nhất định phải có trong thư cảm ơn sau phỏng vấn

4.3. Cách viết từng phần

• Tiêu đề thư cảm ơn sau phỏng vấn: Có 2 cách cơ bản để bạn đảm bảo email cảm ơn sau phỏng vấn của mình được nhà tuyển dụng mở và đọc, đó là reply email trao đổi về việc ứng tuyển, mời phỏng vấn và cách thứ hai là soạn thư mới với cấu trúc phần subject tiêu chuẩn với cấu trúc "THƯ CẢM ƠN-HỌ TÊN-VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN-THỜI GIAN PHỎNG VẤN".
• Lời chào đầu thư (phần Kính gửi): Ở đây, bạn hãy chọn đúng "đối tượng" nhận thư cảm ơn của mình (như gợi ý ở phần 2), viết hoa chữ cái đầu tên riêng và/ hoặc tên bộ phận, phòng ban. Ví dụ: "Kính gửi Phòng Tuyển dụng Công ty [tên công ty]" hoặc "Kính gửi Quý Công ty [tên công ty]". Trường hợp, người phỏng vấn bạn là giám đốc bộ phận, bạn biết rõ họ tên thì có thể viết: "Kính gửi Anh/ Chị [họ tên], [chức danh]".
• Giới thiệu bản thân: Tiếp theo đó, bạn sẽ cần tự giới thiệu về mình, hãy viết rằng bạn là ai, phỏng vấn vị trí nào, thời gian nào vì nhà tuyển dụng có thể đã trao đổi với nhiều ứng viên trong một ngày nên có thể cụ thể thời gian nhé. Ví dụ: "Em/ Tôi là [họ tên], ứng viên vị trí [tên vai trò công việc bạn ứng tuyển], tham gia phỏng vấn tại công ty vào ngày [ngày tháng] lúc [giờ]".
• Lý do viết thư: Bạn có thể đã viết ngay từ tiêu đề thư rằng tài liệu này là một thư cảm ơn sau phỏng vấn nhưng khi vào nội dung thư, bạn vẫn cần viết rõ lý do để tường minh nhất có thể. Nguyên tắc ở đây là để đảm bảo nhà tuyển dụng không xem thư của bạn là thư rác hoặc được gửi vì mục đích khác (ứng tuyển, hỏi kết quả phỏng vấn, gửi bài test nếu có,...). Bạn có thể trình bày như sau: "Em/ Tôi viết thư này là để gửi lời cảm ơn tới [người nhận/ quý công ty/ bộ phận tuyển dụng] vì đã trao cơ hội phỏng vấn và trao đổi cởi mở những nội dung truyền cảm hứng cho em/ tôi trong buổi phỏng vấn vừa qua".
• Nội dung chính trong thư: Sau những lời mở đầu và tự giới thiệu, thư cảm ơn sau phỏng vấn cần được chuyển sang nội dung chính và thực tế, đây mới là "mục đích" để bạn gửi lá thư này.

• Kết thư: Ở phần cuối cùng của thư cảm ơn sau phỏng vấn, bạn có một số sự lựa chọn - một là cảm ơn, hai là tiếp tục bày tỏ rằng bạn đang chờ kết quả phỏng vấn, ba là "thúc giục" nhà tuyển dụng - sau đó ký và ghi rõ họ tên. Ví dụ: "Một lần nữa cảm ơn quý công ty đã dành thời gian cho tôi"; hoặc "Xin vui lòng liên lạc với em/ tôi nếu có thông tin nào anh/ chị muốn biết thêm chi tiết".
• Chữ ký: Chữ ký trong email không bắt buộc nhưng thường thì sẽ là cách để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp. Chữ kỹ cũng tiện cho nhà tuyển dụng trường hợp muốn liên hệ với bạn qua số điện thoại.

4.4. Định dạng thư cảm ơn sau phỏng vấn

• Tiêu đề email nên viết hoa có dấu hoặc không dấu.
• Font chữ 13 hoặc 13.5, kiểu chữ Times New Roman.
• Căn lề cân đối.
• Các đoạn có khoảng cách rõ ràng, dễ đọc.
• Kiểm tra lại dấu chấm câu, chính tả, diễn đạt.
• Kính gửi và phần Kính thư có thể in nghiêng.
• Những cụm từ/ keyword trong thư mà bạn muốn làm nổi bật thì có thể in đậm.
• Chiều dài của thư cảm ơn sau phỏng vấn nên được giới hạn trong 1 trang - khoảng 250 - 350 từ tất cả.

Đọc thêm: Cách hỏi thăm kết quả phỏng vấn đúng cách

5. Thời điểm lý tưởng nhất để gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn

Thư cảm ơn sau phỏng vấn cần thiết, có ý nghĩa quan trọng nhưng không phải mọi thời điểm đều thích hợp để bạn gửi tới nhà tuyển dụng. Thời điểm có tính chất quyết định vì nếu quá muộn thì sẽ thư cảm ơn sẽ mất đi ý nghĩa.
Thời điểm lý tưởng nhất để gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn là: Trong vòng 24h sau phỏng vấn. Lúc này, nhà tuyển dụng và bạn vừa mới trao đổi nên vẫn còn ấn tượng, hơn nữa, bạn cũng sẽ cho thấy sự chú tâm, coi trọng cơ hội việc làm của mình.

6. Lỗi hay gặp khi viết thư cảm ơn sau phỏng vấn

• Quên tiêu đề email: Đây là một lỗi cực kỳ phổ biến mà nhiều người hay mắc phải, cả trong công việc, email ứng tuyển hay thư cảm ơn sau phỏng vấn đều có trường hợp "quên" viết tiêu đề email hoặc tiêu đề không đúng chuẩn. Một email không có tiêu đề hầu như sẽ bị coi là thư rác vì đối phương có thể không muốn click mở thư để đọc xem trong đó viết gì, nếu có đọc thì nhà tuyển dụng cũng cho rằng bạn không chuyên nghiệp. Trong khi đó, nếu đặt tiêu đề email không đúng chuẩn - nghĩa là không giúp nhà tuyển dụng hình dung nội dung trong thư thì "hậu quả" cũng tương tự. Chẳng hạn, bạn viết thư cảm ơn sau phỏng vấn nhưng chỉ viết tiêu đề có tên bạn hoặc "Thư cảm ơn" thì nhà tuyển dụng có thể thấy khó hiểu.
• Cảm ơn không đúng "đối tượng": So với lỗi quên tiêu đề email thì việc ứng viên gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn mà cảm ơn sai đối tượng thì còn "kém duyên" và bất lịch sự hơn rất nhiều. Bạn đã tham gia phỏng vấn và ngay từ khi bắt đầu buổi trao đổi, chắc chắn nhà tuyển dụng cũng sẽ giới thiệu với bạn họ là ai, chức vụ thế nào. Nếu bạn không nhớ rõ ràng, thay vì viết sai tên của người nhận thì hãy chọn giải pháp an toàn, đó là cảm ơn "bộ phận tuyển dụng", "ban tuyển dụng" hoặc "quý công ty" nhé.
• Thư quá ngắn hoặc quá dài: Như đã đề cập ở trên, một bức thư cảm ơn sau phỏng vấn nên được giới hạn độ dài trong khoảng 250 - 350 từ là tối đa. Việc bạn viết quá ngắn thì rất có thể nội dung thư chưa đầy đủ - ví dụ như chỉ cảm ơn mà không nhắc tới thế mạnh của bạn, việc bạn phù hợp với vai trò như thế nào. Một tình huống khác là thư cảm ơn sau phỏng vấn quá dài, tới 2 hoặc 3 trang sẽ trở thành một bức thư "kể lể", dài dòng và lan man mà không nhà tuyển dụng nào muốn đọc.
• Nội dung không đúng trọng tâm: Thực tế, dù là với CV xin việc, thư xin việc hay thư cảm ơn sau phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ không đọc kỹ từng câu từng chữ bạn viết. Họ sẽ đọc lướt để nắm bắt các từ khóa quan trọng, thể hiện được nội dung chính. Nếu thư cảm ơn sau phỏng vấn của bạn có trọng tâm, nhà tuyển dụng sẽ thấy ngay và có thể đọc lại kỹ hơn và có ấn tượng tốt hơn với bạn, còn ngược lại thì rất có thể nội dung thư cũng sẽ nhanh chóng "trôi tuột" đi.
• Chỉ cảm ơn, không bao gồm các thông tin cần thiết khác: Trong thư cảm ơn thì lời cảm ơn dĩ nhiên là quan trọng và cần có, nhưng mục đích bạn gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn cho nhà tuyển dụng còn là để tái khẳng định bạn là ứng viên phù hợp. Đừng quên bất kỳ thông tin chính nào trong email cảm ơn gửi nhà tuyển dụng mà JobOKO đã đề cập tới ở trên nhé.
• Có lỗi chính tả, lỗi diễn đạt: Câu quá dài, vòng vo hay có lỗi chính tả - dù chỉ 1 lỗi duy nhất cũng vẫn là sai sót khó có thể chấp nhận vì sẽ bị cho là bạn qua loa, không kiểm tra kỹ, ngay cả với một văn bản chỉ có vài trăm chữ.

7. Mẫu email cảm ơn nhà tuyển dụng sau phỏng vấn

7.1. Mẫu email cảm ơn sau phỏng vấn cho ứng viên chưa có kinh nghiệm

7.2. Mẫu thư cảm ơn sau phỏng vấn cho ứng viên ít kinh nghiệm

7.3. Mẫu thư cảm ơn sau phỏng vấn cho ứng viên nhiều kinh nghiệm

Khác với ứng viên fresher hoặc ứng viên ít kinh nghiệm, khi đã có nhiều kinh nghiệm, bạn nên chú ý viết thư cảm ơn sau phỏng vấn với nội dung làm "tỏa sáng" thế mạnh là các trải nghiệm thực tế trong môi trường chuyên nghiệp của mình.
"Tiêu đề (Subject): THƯ CẢM ƠN SAU PHỎNG VẤN - LÊ TRẦN NGUYÊN - LẬP TRÌNH VIÊN
Kính gửi: Bộ phận Tuyển dụng Công ty [tên công ty],
Tên tôi là Lê Trần Nguyên, một lập trình viên có 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực lập trình web và game, đã tham gia phỏng vấn vị trí Lập trình viên Senior tại công ty vào ngày [ngày/ tháng/ năm] vừa qua.
Tôi viết email này với mong muốn được bày tỏ sự cảm ơn tới quý công ty, đặc biệt là các Anh/ Chị đã tham gia buổi phỏng vấn. Trải nghiệm phỏng vấn với những chuyên gia IT và chuyên gia nhân sự đã giúp ích tôi nhìn nhận và đánh giá xu hướng ngành đầy đủ, chính xác hơn cũng như có động lực và định hướng rõ ràng hơn.
Với kinh nghiệm của mình, tôi đã tham gia ít nhất 2 dự án phát triển game có lượt tải tới hơn 1 triệu lượt trên kho ứng dụng. Tôi tự tin rằng với xuất phát điểm là sinh viên tốt nghiệp ngành Khoa học máy tính của trường đại học top đầu cả nước và những kinh nghiệm quý báu trong 3 năm làm việc sẽ giúp tôi nhanh chóng thích nghi và thể hiện xuất sắc trong vai trò Lập trình viên Senior tại công ty.
Vui lòng liên lạc nếu Anh/ Chị muốn biết thêm bất kỳ thông tin nào để ra quyết định tuyển dụng dễ dàng hơn. Tôi rất mong chờ được biết kết quả phỏng vấn cuối cùng!
Kính thư,
Lê Trần Nguyên".

7.4. Mẫu thư cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh