Nhà tuyển dụng cần chuẩn bị gì khi phỏng vấn ứng viên qua video?

Mặc dù vẫn là phỏng vấn nhưng mỗi hình thức lại cần có cách tổ chức và phương pháp chuẩn bị, tiến hành khác nhau để đảm bảo kết quả tốt nhất. Phỏng vấn qua video đặc biệt cần thiết trong điều kiện ứng viên ở xa hoặc tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa, làm việc online. Nhà tuyển dụng và ứng viên không gặp trực tiếp nhưng vẫn có thể trao đổi, nhìn thấy phản ứng và từ đó đưa ra đánh giá. Để có một cuộc phỏng vấn video thành công và tuyển dụng được ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị rất nhiều cả từ thiết bị, quy trình và các câu hỏi.

MỤC LỤC:
I. Phỏng vấn qua video cần chuẩn bị những gì?
II. Các bước để tuyển dụng thành công nhờ phỏng vấn qua video

Nhà tuyển dụng cần lưu ý gì khi phỏng vấn qua video?

I. Phỏng vấn qua video cần chuẩn bị những gì?

1. Lập quy trình phỏng vấn

Trước hết, khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn qua video, nhà tuyển dụng cần lập kế hoạch chính thức cùng với toàn bộ nhóm tuyển dụng. Bạn cần hình dung về quy trình phỏng vấn mới khi nó được tiến hành từ xa. Cụ thể, những vấn đề cần xem xét gồm có: Bạn có phải yêu cầu ứng viên chuẩn bị gì hay không? Bạn có kế hoạch dự phòng không nếu bất ngờ mất tín hiệu kết nối, v.v.
Một lưu ý khác là khi lập quy trình phỏng vấn qua video, nhà tuyển dụng cần nhận thức rõ về vai trò quan trọng của giao tiếp. Một quy trình tiêu chuẩn, có sự thống nhất giữa các thành viên ban phỏng vấn, hỏi đúng trọng tâm sẽ đảm bảo không có thông tin sai lệch hay nhiều lỗi xuất hiện, khiến trải nghiệm của ứng viên tệ đi.

Đọc thêm: Thế nào là một cuộc phỏng vấn thành công?

2. Lựa chọn, cài đặt và kiểm tra thiết bị

Bất kể bạn chọn phần mềm phỏng vấn qua video nào thì điều quan trọng vẫn là bạn phải hiểu và có kinh nghiệm với các thao tác, với thiết bị. Tốt nhất là bạn hãy thực hiện một số nghiên cứu trước để tìm hiểu xem ứng viên có cần phải có thông tin đăng nhập nhất định, một địa chỉ email cụ thể hoặc tải xuống một nền tảng để tham gia cuộc trò chuyện hay không. Đảm bảo cung cấp tất cả thông tin này cho các ứng viên trước cuộc phỏng vấn để họ có thể tự mình trang bị.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tổ chức một vài cuộc phỏng vấn thử nghiệm với các thành viên trong nhóm phỏng vấn để đảm bảo mọi người đều hiểu cách thiết lập các chức năng video và âm thanh, tự tắt tiếng, chia sẻ màn hình và cuộc trò chuyện trong suốt cuộc phỏng vấn.

3. Thông báo sớm nhất có thể cho các ứng viên về cuộc phỏng vấn

Phỏng vấn video khi được thực hiện đúng cách thì có thể đảm bảo hiệu quả như phỏng vấn trực tiếp. Việc chuyển đổi sang phỏng vấn từ xa cũng có thể mang lại lợi ích cho nhà tuyển dụng và người tìm việc - ít nhất thì nhiều ứng viên sẽ không thấy căng thẳng như phỏng vấn trực tiếp. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng vẫn phải cung cấp cho ứng viên hướng dẫn rõ ràng về thiết bị mà họ sẽ cần để tham gia cuộc phỏng vấn - truy cập internet, phần mềm hoặc ứng dụng, không gian yên tĩnh, v.v.

4. Tạo không gian phỏng vấn phù hợp

Một bước quan trọng khác nhà tuyển dụng cần chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn video là tạo một không gian phỏng vấn phù hợp, đồng thời nhắc ứng viên, tốt nhất là có môi trường đủ yên tĩnh, đủ ánh sáng. Chất lượng video là yếu tố quyết định chất lượng cuộc phỏng vấn nên nếu ứng viên gặp khó khăn khi nghe hoặc nhìn thấy người phỏng vấn, họ sẽ gặp khó khăn khi kết nối với công ty và công việc.

5. Chuẩn bị quy trình phản hồi

Cuối cùng, nhà tuyển dụng cũng nên chuẩn bị sẵn các quy trình phản hồi, đưa ra đánh giá sơ bộ với ứng viên cũng như lắng nghe ý kiến của họ về trải nghiệm phỏng vấn với công ty. Một giải pháp đơn giản là bạn có thể gửi ứng viên bảng khảo sát đơn giản, hỏi về cảm nhận của ứng viên, họ có cảm thấy hài lòng không, còn muốn cải thiện gì hay không, v.v. Những nhận xét có thể giúp nhà tuyển dụng nhận ra vấn đề và thay đổi, kịp thời rút kinh nghiệm.

Đọc thêm: 5 Điều nhà tuyển dụng cần chú ý khi phỏng vấn ứng viên

II. Các bước để tuyển dụng thành công nhờ phỏng vấn qua video

1. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể

Là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn cần hiểu rằng phỏng vấn qua video cũng quan trọng như phỏng vấn trực tiếp. Những báo cáo cho thấy khi phỏng vấn qua video, 55% giao tiếp là phi ngôn ngữ, 38% khác được truyền đạt qua giọng nói và số lượng thông tin bạn cung cấp chỉ chiếm khoảng 7%. Bạn nên chú ý đến giao tiếp bằng mắt, ngồi thẳng và gật đầu để thể hiện rằng bạn đang theo dõi những gì ứng viên đang nói. Đừng quên mỉm cười để cổ vũ họ chia sẻ về kinh nghiệm, kỹ năng làm việc, các kỳ vọng và mong muốn với công việc và môi trường làm việc.

2. Lựa chọn trang phục phù hợp

Bản thân người phỏng vấn cần ăn mặc lịch sự, gọn gàng vì đó là cách để bạn thể hiện sự tôn trọng với ứng viên. Việc ăn mặc như bạn thường mặc trong văn phòng giúp ứng viên cảm nhận được văn hóa công ty và có trải nghiệm tích cực hơn.

Bí quyết để tuyển dụng thành công qua video

3. Làm nổi bật văn hóa công ty

Các ứng viên không thể trực tiếp trải nghiệm văn hóa công ty của bạn trong cuộc phỏng vấn qua video, vì vậy hãy làm nổi bật văn hóa của bạn trong suốt cuộc trò chuyện. Nhấn mạnh các giá trị cốt lõi và sứ mệnh của công ty, chia sẻ những câu chuyện về các sự kiện, chương trình đào tạo hoặc các chuyến du lịch hàng năm, v.v. xen vào nội dung của cuộc phỏng vấn sẽ giúp ứng viên dễ hình dung hơn và bị thu hút hơn.

4. Đặt câu hỏi tập trung, nhất quán

Bất kể hình thức phỏng vấn nào, cả trực tiếp và qua video đều chỉ thành công một khi nhà tuyển dụng đặt câu hỏi tập trung, nhất quán. Điều này sẽ đảm bảo phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn, đồng thời giữ công bằng giữa các ứng viên, không có thiên vị vì đánh giá không chính xác. Ngoài ra, bạn cũng nên giới hạn số câu hỏi phỏng vấn và thời gian cho mỗi cuộc phỏng vấn, ví dụ như từ 15 - 20 phút cho 1 ứng viên.
Phỏng vấn qua video có những ưu điểm như thuận tiện, tiết kiệm chi phí trong khi vẫn đảm bảo hiệu quả tuyển dụng. Để tổ chức các cuộc phỏng vấn qua video thành công, cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tập trung vào tất cả các bước của quy trình.