Thư ký dự án là làm những gì?

29/09/2022 22:05
Thư ký dự án (Project Secretary) cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở nhiều ngành khác nhau. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm. Thông thường, thư ký dự án làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian, đặc biệt là tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thành.
Project Secretary (Thư ký dự án) phù hợp với những người có kỹ năng tổ chức tốt, khả năng làm việc nhóm đồng thời có kỹ năng giao tiếp tốt và luôn có sáng kiến tạo động lực trong công việc. Loại hình tổ chức sẽ quyết định chính xác đến vai trò và trách nhiệm của một thư ký dự án. Đây là công việc đòi hỏi ứng viên cần có trình độ và kỹ năng mềm tốt. Dù bạn ứng tuyển vị trí thư ký dự án hay thư ký tổng giám đốc thì ngoại hình cũng vô cùng quan trọng. Để đi tìm câu trả lời cho câu hỏi thư ký giám đốc xinh thôi đã đủ chưa, bạn đọc đừng bỏ lỡ thông tin chúng tôi cập nhật nhé. Dựa trên danh sách việc làm chúng tôi phân tích, nhiệm vụ của thư ký thường gồm những công việc dưới đây. thu ky du an la lam nhung gi
Việc làm thư ký dự án đang thu hút được rất nhiều ứng viên hiện nay
>> Tìm việc làm thư ký dự án tại Hồ Chí Minh (+106 việc làm, lương thưởng hấp dẫn)
>> Tìm việc làm thư ký dự án tại Hà Nội (+50 việc làm, thu nhập ổn định)

I. Công việc thường làm của thư ký dự án

1. Sắp xếp tài liệu

Lưu giữ tất cả tài liệu, hồ sơ, hợp đồng và hóa đơn quan trọng một cách ngăn nắp, hợp lý là một khía cạnh quan trọng trong vai trò của thư ký dự án. Họ triển khai hệ thống lưu trữ để tìm lại dễ dàng và nhanh chóng khi cần đến.

2. Trả lời thư và cuộc gọi

Một nhiệm vụ quan trọng khác của Project Secretary là trả lời email, thư và các cuộc gọi đến. Thư ký dự án là đấu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với bất cứ ai liên quan đến dự án. Quan trọng là họ phải luôn giữ được tác phong chuyên nghiệp và trả lời câu hỏi về thông tin liên quan đến dự án.

3. Đặt hàng thiết bị

Thư ký dự án liên hệ với các nhà cung cấp để đặt hàng thiết bị sử dụng cho các dự án và văn phòng, bao gồm phần mềm máy tính, trang thiết bị và đồ dùng văn phòng phẩm.

4. Xử lý hóa đơn

Project Secretary lập và thanh toán hóa đơn cho nhà thầu, khách hàng và nhà cung ứng trang thiết bị hay nguyên vật liệu của dự án. Họ xử lý các khoản thanh toán và đảm bảo hóa đơn được trả đúng hạn.

5. Tổ chức các cuộc họp

Thư ký dự án sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp của công ty cả trong và ngoài văn phòng, trong đó có quản lý lịch trình các cuộc họp và hội nghị cho toàn đội, báo đến nhân viên dự án khác.

6. Kỹ năng và bằng cấp cần có đối với Thư ký dự án

Thư ký dự án cần đánh máy và sử dụng máy tính thành thạo, là một người quyết đoán, có khả năng ưu tiên công việc hiệu quả, đồng thời có kỹ năng viết tốt. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên cho vị trí này có bằng cử nhân chuyên ngành thư ký, quản trị kinh doanh hay ngành tương tự, cũng như các kỹ năng sau đây:

Sử dụng máy tính thành thạo

Công việc của thư ký dự án liên quan nhiều đến sử dụng máy tính, từ trả lời email cho đến đánh máy, lập hóa đơn, cập nhật bảng tính, do đó ứng viên cần có kỹ năng công nghệ tốt để sử dụng các phần mềm mới nhanh chóng.

Giao tiếp tốt

Project Secretary thường phải tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại và giao tiếp với cấp trên, nếu không có kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt sẽ không thể đảm nhận công việc.
thu ky du an la lam nhung gi
Kinh nghiệm để trở thành thư ký dự án giỏi

Khả năng tổ chức

Thư ký dự án đảm nhận từ lưu trữ tài liệu, hồ sơ đến hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn để dọn dẹp văn phòng luôn ngăn nắp. Vì vậy, kỹ năng tổ chức công việc tốt sẽ mang đến nhiều thuận lợi và thành công cho người ở vị trí này.

Quản lý thời gian

Thư ký dự án không chỉ chịu trách nhiệm quản lý thời gian của mình mà còn cả thời gian của quản lý, từ việc kiểm tra lịch họp đến lịch trình trong một vài tháng tới.

Ưu tiên công việc hiệu quả

Thư ký dự án cần xác định nhiệm vụ nào cần ưu tiên thực hiện trước và quản lý lượng công việc của mình hiệu quả mà không cần sự giám sát liên tục của cấp trên.
Cùng với vị trí thư ký dự án, hiện nay cũng có thêm nhiều vị trí thư ký khác được tuyển dụng như thư ký tổng giám đốc hay thư ký giám đốc, thư ký kinh doanh. Mỗi công việc sẽ đảm nhiệm chức năng khác nhau. Nhìn chung vẫn cần phải có kỹ năng nghiệp vụ cần thiết như vị trí thư ký tổng giám đốc sẽ có một số nhiệm vụ cụ thể là theo dõi, tổ chức lịch làm việc của tổng giám đốc, cung cấp thông tin, điều chỉnh thời gian, địa điểm... Việc làm thư ký giám đốc cũng có những chức năng tương tự. Hai công việc này đều cần người thư ký phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.
Trong quá trình xin việc làm thư ký, gửi CV là bước quan trọng để bạn được nhà tuyển dụng mời phỏng vấn. Vì vậy, làm thế nào để tạo được CV chuyên nghiệp, đẹp cả hình thức và nội dung là điều nhiều bạn thắc mắc. Nhất là nên đưa những kỹ năng gì vào CV xin việc ứng tuyển vị trí thư ký để thu hút nhà tuyển dụng. Đừng lo lắng, với những bí quyết tìm việc làm thư ký mà Joboko chia sẻ, chắc hẳn bạn sẽ nhanh chóng có được vị trí mong muốn.
>> Để nhận tin tuyển dụng thư ký dự án nhanh nhất, bạn đọc truy cập vào Joboko.com ngay nhé.
>> Rất nhiều mẫu Cv xin việc thư ký đã được Joboko.com cập nhật sẵn, bạn đọc cùng tham khảo nhé.


Bình luận

Bài viết mới

Thư ký dự án (Project Secretary) cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở nhiều ngành khác nhau. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm. Thông thường, thư ký dự án làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian, đặc biệt là tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thành.
Nghề lái xe cần có sức chịu đựng bền bỉ và sự can đảm vì công việc rất khó khăn bởi họ ở trên đường hầu như cả ngày. Với những người yêu thích làm việc ngoài trời thì đây là một công việc lý tưởng. Nếu bạn muốn biết tất cả thông tin về vị trí nhân viên lái xe văn phòng, trước khi nộp đơn xin ứng tuyển thì hãy cùng chúng tôi tham khảo danh sách công việc cụ thể dưới đây.
Những vấn đề liên quan đến tài chính của doanh nghiệp muốn kiểm soát chặt chẽ, chi tiêu, đầu tư hợp lý thì không thể thiếu vai trò của Chuyên viên tài chính . Một chuyên viên tài chính chuyên nghiệp, ngoài trình độ chuyên môn còn cần nhiều yếu tố khác.
Một nhân viên thu ngân giỏi ngoài kỹ năng chuyên môn thì không thể thiếu các tố chất, kỹ năng mềm quan trọng. Sở hữu những đặc điểm này, dù ứng tuyển vị trí nhân viên thu ngân hay bất cứ công việc nào, ứng viên cũng được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Vậy hãy cùng JOBOKO khám phá tố chất cần có của nhân viên thu ngân cụ thể nhé.
Đơn xin việc có thể được sử dụng như tài liệu tham khảo thêm trong trường hợp nhà tuyển dụng cần tìm hiểu về ứng viên để đưa ra quyết định tuyển dụng. Vì vậy, nếu bạn chưa chỉnh sửa nội dung hay chỉ đơn giản là chứa lỗi sai chính tả đều sẽ có thể trở thành lý do khiến mình mất điểm, "trượt" ngay vòng đầu.
JobOKO
06/04/2022 10:30
Trong thời điểm đại dịch Covid - 19 bùng phát trở lại, nhiều người chuyển sang làm việc online hay ứng tuyển CTV online tại nhà vì thu nhập ổn, thời gian linh hoạt và nhiều cơ hội. Tuy nhiên, giữa bạt ngàn các công việc, bạn sẽ không dễ gì có được công việc làm tại nhà như ý nếu thiếu các lời khuyên, hướng dẫn chi tiết.
JobOKO
30/08/2022 06:39
Trong rất nhiều ngành nghề, từ kinh doanh, tài chính đến giáo dục thì Tư vấn viên là vị trí được tuyển dụng phổ biến. Với sức cạnh tranh cao, muốn thành công trong sự nghiệp tư vấn viên thì ngoài trau dồi kỹ năng, bạn còn cần nắm được mẹo hành nghề hữu ích.
JobOKO
24/02/2022 11:30
Nhân viên kinh doanh dự án được coi là một trong những vai trò hấp dẫn nhất khi nhắc đến các công việc nhân viên kinh doanh vì thu nhập tốt, nhiều triển vọng. Tuy nhiên, nếu muốn làm Nhân viên kinh doanh dự án thì điều bạn phải quan tâm trước tiên là lựa chọn đúng chuyên ngành học.
JobOKO
21/02/2021 07:30
Chuyên viên tư vấn tài chính (hay Financial advisor) là người hỗ trợ công ty đầu tư tài chính và quản lý tài sản, đồng thời xử lý các vấn đề liên quan đến bảo hiểm, đầu tư cho khách hàng. Vậy, một chuyên viên tư vấn tài chính cần hành trang gì để bắt đầu và thành công trong sự nghiệp?
JobOKO
14/05/2020 19:45
Thiết kế đồ họa là nghệ thuật sử dụng các yếu tố thiết kế để truyền tải thông điệp hoặc tạo ra một sự ảnh hưởng. Công việc của một chuyên viên thiết kế đồ họa đóng vai trò rất quan trọng cho sự thành công của một chiến dịch quảng bá. Nếu các bạn đang thắc mắc nhân viên thiết kế đồ họa là làm những công việc gì thì đừng bỏ qua bài viết mô tả công việc của Joboko.com dưới đây nhé!
JobOKO
20/06/2022 05:44
Theo đuổi ngành ngoại ngữ, các bạn trẻ có đa dạng cơ hội việc làm tốt, trong đó phải kể đến Phiên dịch viên. Nếu muốn ứng tuyển Phiên dịch, bạn cần biết yêu cầu công việc ra sao, những ai thì phù hợp.
JobOKO
20/03/2022 15:30
Kỹ sư an toàn lao động (Health Safety Engineer) là người chịu trách nhiệm đảm bảo môi trường làm việc an toàn nhất cho nhân viên trong công ty. Họ có thể làm việc trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau như xây dựng, sản xuất,...
JobOKO
08/03/2022 08:30
Nếu như bạn có niềm yêu thích, đam mê với ngành tiếp thị nhưng chỉ vừa mới ra trường, thiếu kinh nghiệm hoặc chuyển từ lĩnh vực khác sang, bắt đầu với vai trò trợ lý marketing có thể là một lựa chọn tốt. Qua những nhiệm vụ hàng ngày, bạn dần làm quen với công việc, học hỏi được nhiều kiến thức và kỹ năng để tiến xa hơn, chuyên sâu hơn.
JobOKO
16/05/2020 16:30
Có thể bạn đã nghe qua đến nghề trợ lý nhân sự nhưng không biết trợ lý nhân sự, Assistant HR Manager là làm gì? Bài viết dưới đây Joboko sẽ phác thảo qua cho bạn chân dung một trợ lý nhân sự, trong ngành nhân sự tuyển dụng hiện nay.
JobOKO
13/07/2021 16:30
Trợ lý, thư ký được coi là một nghề "làm dâu trăm họ". Họ được không ít người khen nhưng cũng lắm người chê. Họ chỉ đứng dưới một người nhưng lại đứng trên nhiều người. Chính vì vậy mà nghề trợ lý , thư ký: Không chuyên nghiệp thì khó thành công.
Giải thưởng của chúng tôi: