Trợ lý hành chính (Administrative Assistant hay Admin Assistant) là người thực hiện các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ giấy tờ, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc và hỗ trợ nhân viên khác trong công ty. Công việc nghe qua có vẻ đơn giản nhưng đây lại là vị trí không thể thiếu trong quy trình vận hành của bất cứ công ty, tổ chức nào. Họ góp phần quan trọng đảm bảo mọi hoạt động đều diễn ra suôn sẻ, theo đúng quy định và lịch trình đã đặt ra.

MỤC LỤC:
I. Trách nhiệm của trợ lý hành chính
II. Yêu cầu về bằng cấp đối với trợ lý hành chính
III. Những kỹ năng trợ lý hành chính cần có
IV. Mức lương của trợ lý hành chính cao hay thấp?
V. Môi trường làm việc của trợ lý hành chính
VI. So sánh sự khác biệt giữa thư ký và trợ lý hành chính
VII. Triển vọng nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến của trợ lý hành chính
VIII. Kinh nghiệm xin việc làm trợ lý hành chính
IX. Câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính

Những thông tin cần biết về việc làm trợ lý hành chính

Tìm hiểu công việc trợ lý hành chính

I. Trách nhiệm của trợ lý hành chính

• Trả lời điện thoại và chuyển tiếp đến phòng/ban được yêu cầu.
• Sắp xếp thời gian làm việc, lịch hẹn với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp.
• Chuẩn bị phòng họp và in ấn tài liệu trước mỗi cuộc họp.
• Phổ biến và giám sát việc thực hiện nội quy công ty của nhân viên.
• Hỗ trợ nhân viên công ty hoàn thiện các thủ tục hành chính.
• Giải đáp thắc mắc của nhân viên trong quá trình làm việc.
• Đặt hàng trang thiết bị văn phòng.
• Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên, khách hàng, đối tác,...
• Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên được cử đi công tác.
• Lập báo cáo thu chi cho hoạt động hành chính và nộp lên cấp trên định kì.

Đọc thêm: Trợ lý hành chính là làm gì? Mô tả công việc chi tiết

II. Yêu cầu về bằng cấp đối với trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính thường tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, Quản lý văn phòng, hoặc một ngành nghề có liên quan khác. Tuy nhiên, không phải nhà tuyển dụng nào cũng đưa ra yêu cầu quá khắt khe về mặt bằng cấp đối với ứng viên. Điều mà họ cần là một người nắm rõ các thủ tục hành chính văn phòng, thành thạo Microsoft Office và có kỹ năng tổ chức, giao tiếp tốt.
Thay vì đòi hỏi bằng cấp, nhiều công ty yêu cầu ứng viên cho vị trí trợ lý hành chính phải thành thạo ngoại ngữ, ít nhất là tiếng Anh, đặc biệt là trong những công ty có quy mô và định hướng quốc tế. Ngoại ngữ tốt thì mức lương chắc chắn sẽ cao hơn và cơ hội việc làm cũng rộng mở hơn.

III. Những kỹ năng trợ lý hành chính cần có

1. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy logic là cực kỳ quan trọng đối với những người làm công việc trợ lý hành chính. Họ là những người mà cấp trên, nhân viên khác trong công ty và thậm chí là cả khách hàng tìm đến mỗi khi có câu hỏi hay thắc mắc về những thông tin, chính sách, dự án, ... mới. Trợ lý hành chính sẽ phải lắng nghe, phân tích và nhìn nhận vấn đề đa chiều đồng thời vận dụng tư duy logic của mình để đưa ra phương án giải quyết phù hợp nhất.

Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề trong công việc

2. Kỹ năng công nghệ

Trợ lý hành chính sẽ phải vận dụng một loạt những công cụ, phần mềm, sản phẩm công nghệ khác nhau vào thực tế công việc như Microsoft Office, WordPress, Email, Outlook và rất nhiều phần mềm hỗ trợ công việc hành chính khác. Họ cũng phải sử dụng và đồng thời bảo quản những thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, máy quét, ... Công nghệ ngày càng phát triển, đòi hỏi họ phải liên tục cập nhật kiến thức, kỹ năng mới để có thể sử dụng hiệu quả những công cụ này.

Kỹ năng mềm vô cùng quan trọng đối với trợ lý hành chính

3. Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc

Công việc hành chính khá phức tạp, từ việc lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, thông tin nhân viên,... cho tới quản lý cơ sở vật chất, thực hiện các thủ tục hành chính, .... Vì vậy, nếu không có kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc, người trợ lý hành chính sẽ rất dễ rơi vào trạng thái khủng hoảng và bị quá tải trong công việc.

4. Kỹ năng lập kế hoạch

Một kỹ năng quan trọng khác đối với trợ lý hành chính là kỹ năng lập kế hoạch như lên lịch họp, lịch gặp gỡ với đối tác, kế hoạch dự phòng khi có một nhân viên bị ốm hay xây dựng quy trình thủ tục hành chính của công ty. Công việc luôn đòi hỏi phải có kế hoạch rõ ràng và chuẩn bị kỹ lưỡng trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.

5. Kỹ năng giao tiếp tốt

Kỹ năng giao tiếp tốt là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất đối với trợ lý hành chính bởi họ sẽ phải thường xuyên tương tác với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, ... có thể là trực tiếp hoặc thông qua điện thoại, email, tin nhắn. Yêu cầu đặt ra đối với những người làm công việc này là giọng nói to, rõ ràng và luôn luôn giữ thái độ tích cực. Ngoài ra, trợ lý hành chính cũng phải có kỹ năng lắng nghe, hiểu và thực hiện chính xác những yêu cầu, đề xuất từ cấp trên, đồng nghiệp hay khách hàng.

IV. Mức lương của trợ lý hành chính cao hay thấp?

Với mức lương khoảng 6 - 8 triệu đồng/tháng đối với những người chưa có kinh nghiệm làm việc, thu nhập của trợ lý hành chính được đánh giá là khá cao trên thị trường lao động hiện nay. Đối với những người đã có một vài năm kinh nghiệm làm việc trong ngành và chứng minh được năng lực tốt thì thu nhập có thể lên đến 9 - 12 triệu đồng/tháng. Khoản thu nhập này chưa được tính thêm các khoản tiền thưởng theo dự án, thưởng năng suất làm việc hay các phúc lợi khác từ công ty.

V. Môi trường làm việc của trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính làm việc trong môi trường công sở trong rất nhiều ngành nghề khác nhau. Có những người làm việc cho các tổ chức chính phủ, cơ quan nhà nước, cơ sở y tế, trường học, bệnh viện nhưng cũng có những người làm việc cho các công ty tư nhân.
Ở những công ty lớn thường có bộ phận hành chính riêng, khi đó, họ có thể được ngồi phòng riêng cùng với những đồng nghiệp khác cùng bộ phận. Tuy nhiên, trong những doanh nghiệp nhỏ, trợ lý hành chính thường chỉ có 1 - 2 người và sẽ phải chia sẻ không gian làm việc với những người thuộc bộ phận khác. Trợ lý hành chính thường được cấp máy tính và thậm chí là cả điện thoại riêng.

Việc làm trợ lý hành chính có áp lực không?

VI. So sánh sự khác biệt giữa thư ký và trợ lý hành chính

Hai từ trợ lý hành chính và thư ký thường được sử dụng để nói về cùng một vị trí công việc; tuy nhiên, đây lại là hai chức danh hoàn toàn khác biệt. Công việc của họ đôi khi có sự trùng khớp (do yêu cầu của từng công ty); tuy nhiên, trong hầu hết các thường hợp, trợ lý hành chính thường là bậc cao hơn là thực hiện công việc khó, phức tạp hơn so với thư ký.

1. Điểm giống nhau giữa trợ lý hành chính và thư ký

Cả trợ lý hành chính và thư ký đều đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận hành doanh nghiệp. Họ cùng sở hữu những kỹ năng như:

• Sự cẩn thận, tỉ mỉ.
• Kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản.
• Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
• Phong cách làm việc chuyên nghiệp.

Về mặt các kỹ năng chuyên môn, họ đều sử dụng thành thạo các công cụ và phần mềm hỗ trợ công việc hành chính như Microsoft Word, Excel, PowerPoint, phần mềm quản lý thông tin nhân viên,... và những thiết bị như máy in, máy quét,... Cả thư ký và trợ lý hành chính đều phải có sự nhiệt huyết và tận tâm tới công việc.

2. Điểm khác nhau giữa trợ lý hành chính và thư ký

2.1. Thư ký

Thư ký có thể là người đầu tiên mà bạn được gặp khi gọi điện hoặc đến thăm một công ty nào đó. Họ sẽ đóng vai trò như là một nhân viên lễ tân, chào hỏi và hướng dẫn khách hàng đến với đúng bộ phận mà người này cần. Đồng thời, thư ký sẽ thực hiện một số công việc khác như công tác văn thư, trả lời điện thoại, chuyển lời nhắn, ...
Thư ký cũng cần phải có kỹ năng tổ chức tốt bởi phải lên lịch làm việc hàng ngày/tuần/tháng cho nhân viên công ty, sắp xếp các cuộc hẹn với đối tác cho cấp trên, ... Ngoài ra, thư ký sẽ phải thực hiện các công việc như soạn thảo văn vản, nhập liệu, lưu trữ hồ sơ, ...
Hầu như bất cứ ai sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office, có kỹ năng tổ chức tốt và khả năng đa nhiệm đều có thể trở thành thư ký. Công việc này cũng chỉ yêu cầu bằng tốt nghiệp THPT trở lên.

2.2. Trợ lý hành chính

Ngược lại, công việc của trợ lý hành chính mang tính chất của người quản lý hơn là công việc thư ký. Họ cần phải đảm bảo mọi hoạt động trong công ty diễn ra một cách suôn sẻ; họ phải lên lịch làm việc, lên kế hoạch thực hiện các cuộc họp/hội thảo/sự kiện và tạo cơ sở dữ liệu cho thư ký nhập thông tin vào đó,...
Trợ lý hành chính cũng có thể phụ trách quản lý ngân sách của một bộ phận hoặc của toàn công ty và đảm nhiệm công việc của một kế toán trong việc quản lý hóa đơn, chứng từ, ...
Nếu như công việc thư ký chỉ yêu cầu bằng THPT thì để trở thành trợ lý hành chính, bạn cần phải có bằng tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học trở lên. Trợ lý hành chính có thể thực hiện công việc của thư ký khi cần thiết nhưng thư ký ít khi có thể thay thế trợ lý hành chính.

Phân biệt sự khác nhau giữa trợ lý hành chính và thư ký

Đọc thêm: Nghề trợ lý, thư ký: Không chuyên nghiệp thì khó thành công

VII. Triển vọng nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến của trợ lý hành chính

Trong thời gian tới, nhu cầu tuyển trợ lý hành chính có thể sẽ giảm nhẹ bởi những công nghệ tự động mới, tiên tiến đã có thể thay thế con người làm những công việc đơn giản, khiến cho quy mô của bộ phận hành chính trong các công ty bị thu hẹp đi đáng kể. Tuy nhiên, đối với những người có kinh nghiệm làm việc và có thể làm chủ công nghệ thì cơ hội làm việc vẫn sẽ rộng mở.
Trợ lý hành chính cũng có rất nhiều cơ hội để thăng tiến lên những vị trí cao hơn trong công ty như Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Tổ chức Hành chính, Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp hay thậm chí là quản lý dự án. Những người có nền tảng kiến thức tốt về vận hành doanh nghiệp và có đủ bằng cấp, chứng chỉ cần thiết còn có thể trở thành lãnh đạo công ty. Cũng có nhiều trợ lý hành chính chuyển hướng sang các lĩnh vực khác như nhân sự hoặc kế toán sau một thời gian làm việc.

VIII. Kinh nghiệm xin việc làm trợ lý hành chính

Nhu cầu tuyển dụng trợ lý hành chính giảm không có nghĩa là bạn sẽ không thể tìm được việc tốt lương cao. Áp dụng ngay những kinh nghiệm xin việc làm trợ lý hành chính dưới đây để tìm cho mình công việc phù hợp nhất nhé.

1. Hướng đến những ngành nghề có nhu cầu tuyển dụng cao

Trợ lý hành chính là một công việc khá linh hoạt và có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì thế, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu tìm việc trong những ngành có nhu cầu tuyển dụng cao như y tế, chăm sóc sức khỏe, sản xuất, bất động sản, dịch vụ tài chính và công nghệ. Sau đó mới bắt đầu cân nhắc tới địa điểm, quy mô công ty và yêu cầu công việc.

2. Khẳng định giá trị của bản thân

Có tới 94% chủ doanh nghiệp khẳng định rằng trợ lý hành chính là một trong những vị trí không thể thiếu trong công ty. Vì vậy, trong quá trình ứng tuyển và phỏng vấn, hãy cố gắng khẳng định giá trị của bản thân và những cách thức cụ thể mà bạn có thể mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Bạn sẽ hỗ trợ họ như thế nào, sẽ đóng góp những gì cho công ty,...?

3. Nhấn mạnh kỹ năng mềm

Tất cả những kỹ năng mềm, từ thái độ làm việc nghiêm túc, kỹ năng quản lý thời gian cho tới kỹ năng giao tiếp và tổ chức công việc hiệu quả, ... đều cực kỳ quan trọng đối với vị trí trợ lý hành chính. Hãy đảm bảo tất cả những kỹ năng mà nhà tuyển dụng yêu cầu (được nêu trong mô tả công việc) đều được nhấn mạnh trong CV ứng tuyển của bạn. Bạn cũng nên chuẩn bị các ví dụ cụ thể để chứng minh cho những kỹ năng đó trong quá trình phỏng vấn.

Cách xin việc làm trợ lý hành chính nhanh chóng, hiệu quả

4. Trau dồi kỹ năng công nghệ

Những ứng viên am hiểu và sử dụng thành thạo những công nghệ mới phục vụ cho công việc hành chính thường được ưu tiên hơn trong quá trình tuyển dụng. Điều này có nghĩa là bạn không chỉ nên nêu ra những kỹ năng bắt buộc phải có mà còn cả những còn phải khẳng định khả năng tiếp thu những công nghệ mới. Hãy liệt kê một hoặc một vài phần mềm cụ thể mà bạn thường xuyên sử dụng trong công việc.

5. Tùy chỉnh CV xin việc

CV xin việc phải làm nổi bật được những kỹ năng mà bạn có và đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng. Ví dụ, họ đưa ra yêu cầu ứng viên trúng tuyển sẽ phải lên kế hoạch du lịch hàng năm cho công ty và lập báo cáo chi phí thì bạn nên đưa kỹ năng lập kế hoạch và quản lý ngân sách vào CV xin việc trợ lý hành chính. Nếu có thể, hãy mô tả bản thân bằng chính những từ khóa được sử dụng trong bản mô tả công việc.

IX. Câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính

Có rất nhiều câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính mà nhà tuyển dụng có thể đưa ra để kiểm tra năng lực ứng viên. Bạn hãy tìm hiểu và tìm cách trả lời để có thể vượt qua những câu hỏi dễ đơn giản và ghi điểm tối đa. Một số câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính bạn có thể tham khảo như:

• Tại sao bạn lại ứng tuyển vào công việc này và điều gì khiến bạn nghĩ rằng mình sẽ trở thành trợ lý hành chính giỏi?
• Bạn đối mặt với áp lực, căng thẳng trong công việc như thế nào?
• Bạn đã từng làm trợ lý hành chính trước đây chưa? Kinh nghiệm mà bạn có là gì?
• Bạn hình dung về lịch trình làm việc của mình như thế nào trong vai trò trợ lý hành chính? Bạn có sẵn sàng làm ngoài giờ không?
• Kể về khoảng thời gian bạn không hòa hợp được với ai đó nơi công sở và cách giải quyết của bạn là gì?

Công việc ngành hành chính thực sự phù hợp với những bạn sinh viên mới ra trường hoặc những người đang muốn chuyển việc nhưng chưa biết chọn nghề nào để học hỏi được nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Tìm việc làm trợ lý hành chính không quá khó bởi có cơ hội nghề nghiệp, thăng tiến cao, đặc biệt, bạn có thể trở thành trưởng phòng hành chính hoặc quản lý dự án với mức lương hậu hĩnh.