​Mô tả công việc của Trợ lý Tổng Giám đốc

Nếu muốn trở thành Trợ lý Tổng Giám đốc thì bạn có cần phải đáp ứng yêu cầu gì đặc biệt hay không? Kỹ năng cần có của Trợ lý Tổng Giám đốc là gì? Hãy cùng JobOKO.com tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

I. Trợ lý Tổng Giám đốc là gì?

Trợ lý Tổng Giám đốc (General Director Assistant) là người chịu trách nhiệm hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc điều phối, chỉ đạo và lập kế hoạch hoạt động kinh doanh. Với tư cách là Trợ lý Tổng Giám đốc, bạn sẽ phải lên kế hoạch hàng tuần, thậm chí là hàng tháng cho công ty để đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ, quản lý các hoạt động trong công ty và hỗ trợ các nhân viên khác khi cần thiết.
Trợ lý Tổng Giám đốc là người được trao quyền điều hành công việc, do đó cần phải có kỹ năng quản lý cũng như tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Họ cũng phải có óc quan sát và biết đưa ra nhận xét đúng người, đúng thời điểm; sẵn sàng bắt tay vào giải quyết vấn đề khi được yêu cầu và không ngại khó ngại khổ trong công việc.

II. Mô tả công việc của Trợ lý Tổng Giám đốc

Tùy theo yêu cầu của từng tổ chức, doanh nghiệp mà người Trợ lý Tổng Giám đốc sẽ phải thực hiện những công việc khác nhau. Về cơ bản, Trợ lý Tổng Giám đốc sẽ phải cùng lúc thực hiện song song hai nhiệm vụ là hành chính và chuyên môn.

1. Công việc hành chính

Các công việc hành chính mà người trợ lý phải đảm nhận có thể là trực điện thoại, trả lời tin nhắn, email của các bên liên quan,... Người này cũng sẽ phải kiểm soát các loại tài liệu quan trọng của công ty bên cạnh việc quản lý lịch trình, lên kế hoạch cho các cuộc họp, hội nghị và đôi khi là cả các cuộc đàm phám với khách hàng.
Ở các doanh nghiệp nhỏ, Trợ lý Tổng Giám đốc có khi còn phải thực hiện các công việc liên quan đến tuyển dụng nhân sự như đăng bài tuyển dụng, duyệt CV của ứng viên, thực hiện các cuộc phỏng vấn qua điện thoại,... Nói tóm lại, những việc cần làm của một Trợ lý Tổng Giám đốc bao gồm:

• Tuyển dụng nhân viên mới cho phòng ban mà mình phụ trách.
• Đào tạo nhân viên.
• Lên kế hoạch làm việc hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Lên kế hoạch cho các sự kiện của phòng, ban.
• Tạo lập ngân sách cho các phòng ban và duy trì nguồn ngân sách trong cả năm để đảm bảo không bị bội chi.
• Theo dõi việc chi tiêu của phòng/ban nơi mình làm việc để phát hiện vấn đề còn thiếu sót và đưa ra giải pháp khắc phục khi cần thiết.
• Giải quyết khiếu nại, thắc mắc của nhân viên.
• Phụ trách các công việc hành chính khác.

2. Công việc chuyên môn

Trợ lý Tổng Giám đốc phải có kiến thức chuyên môn sâu về ngành nghề mà mình đang theo đuổi, đặc biệt là khi phải thực hiện nghiên cứu thị trường, hoàn thiện báo cáo, đàm phán với khách hàng khó tính hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh trong công việc,... Một người trợ lý chuyên nghiệp cũng sẽ cần phải có khả năng chịu áp lực cao trong công việc, hoàn thành mọi việc đúng deadline và biết ứng phó trong môi trường làm việc khắc nghiệt.
Công việc chuyên môn của Trợ lý Tổng Giám đốc bao gồm:

• Tổ chức và thực hiện các chương trình đào tạo hoặc trực tiếp đào tạo nhân viên mới.
• Đánh giá hiệu suất nhân viên và hướng dẫn họ khi cần thiết.
• Phân chia công việc cho nhân viên để đảm bảo hoàn thành dự án, hoạt động kinh doanh thông suốt hoặc đạt mục tiêu mới đề ra.
• Tham gia vào các cuộc họp có tính chất chuyên môn sâu trong độ công việc.
• Cùng với Tổng Giám đốc tham gia thực hiện các chiến lược mục tiêu trong sản xuất, kinh doanh.
• Phổ biến các kế hoạch, chiến lược làm việc mới tới nhân viên dưới quyền.
• Hỗ trợ các Giám đốc bộ phận khi cần thiết kể hoàn thành tốt mọi dự án và nhiệm vụ đã đề ra.
• Hỗ trợ quản lý khác trong công ty.
• Thay mặt cho một bộ phận hoặc toàn bộ công ty khi hợp tác với đối tác khác, các bên liên quan và thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

III. Phẩm chất và kỹ năng cần có của Trợ lý Tổng Giám đốc

Trợ lý Tổng Giám đốc trước hết phải là người đáng tin cậy để cấp trên có thể tự tin giao việc và khẳng định chúng sẽ được hoàn thành đúng thời hạn quy định. Người này cũng cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và tỉnh táo trong mọi hoàn cảnh khó khăn. Tinh thần sẵn sàng học hỏi và được đào tạo cũng là những yếu tố cực kỳ cần thiết.
Trong quá trình tìm kiếm ứng viên, nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ đòi hỏi ứng viên vị trí Trợ lý Tổng Giám đốc phải có những phẩm chất và kỹ năng sau:

• Kỹ năng lãnh đạo: Trợ lý Tổng Giám đốc cũng là một trong những vai trò vị trí lãnh đạo chủ chốt của công ty, phải giải quyết nhiều vấn đề tại nơi làm việc, tranh chấp giữa các nhân viên trong công ty, giữa công ty với khách hàng,...
• Khả năng theo sát công việc: Trợ lý Tổng Giám đốc phải làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của cấp trên. Dù mỗi người có một phong cách lãnh đạo khác nhau nhưng bất cứ vị sếp nào cũng đều muốn nhân viên của mình bám sát mọi công việc trong công ty mà đôi khi chẳng đưa ra một hướng dẫn cụ thể nào cả.
• Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc: Người trợ lý phải làm quen với cách vận hành doanh nghiệp và có hiểu biết sâu rộng về các sản phẩm, dịch vụ, quy trình của công ty. Chỉ có như vậy thì mới có thể đảm nhận bất cứ công việc nào, vào bất cứ thời điểm nào được yêu cầu và giải quyết mọi tình huống phát sinh. Không những thế, trợ lý Tổng Giám Đốc còn là người đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt đối tác và thậm chí là cả nhân viên cấp dưới.
• Sự quyết đoán: Tính quyết đoán là một phẩm chất không thể thiếu đối với người trợ lý bởi họ sẽ phải thay mặt Tổng Giám đốc giải quyết mọi công việc trong công ty khi người này vắng mặt. Để có thể làm được điều này thì bắt buộc phải có khả năng lập luận nhanh và ra quyết định nhanh chóng.
• Khả năng ngoại ngữ: Một doanh nghiệp muốn vươn lên tầm quốc tế thì bên cạnh các chiến lược kinh doanh hiệu quả, còn cần phải có những con người tài năng và có kỹ năng ngoại ngữ tốt, ít nhất là Tiếng Anh tốt. Trong đó, Tổng Giám đốc và trợ lý Tổng Giám đốc là những người đi đầu.

IV. Mức lương của Trợ lý Tổng Giám đốc

Theo một thống kê gần đây của Vietnam Salary thì mức lương Trợ lý Tổng Giám Đốc dao động trong một khoảng khá lớn từ 4,5 - 60 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, mức lương trung bình là từ 12,7 - 19,7 triệu đồng/tháng. Tại sao lại có sự khác biệt lớn như vậy? Lý do là bởi vì công việc mà người trợ lý cần phải làm trong trong mỗi công ty, doanh nghiệp là khác nhau. Nhiều công ty thậm chí còn sử dụng hai người Trợ lý Tổng Giám đốc cho hai công việc hành chính và chuyên môn riêng.
Một yếu tố khác cũng góp phần quan trọng vào sự chênh lệch này là kỹ năng đàm phán lương của ứng viên. Nếu như bạn tự tin vào những kỹ năng và kinh nghiệm của mình thì bạn có thể mạnh dạn đề xuất một mức lương cao. Nhưng ngược lại, nếu như mới ra trường và không thực sự xuất sắc thì lương tháng của bạn có thể sẽ ở mức dưới trung bình.
Trở thành Trợ lý Tổng Giám đốc là một thử thách khá lớn đối với bất cứ ai, dù là mới ra trường hay đã có nhiều năm kinh nghiệm, nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm giám đốc sản xuất hay trợ lý tổng giám đốc, giám đốc kinh doanh... thì hãy cân nhắc kỹ và đưa ra sự lựa chọn hợp lý cho bản thân. Hy vọng với những chi tiết mô tả công việc Trợ lý Tổng Giám đốc cùng rất nhiều thông tin việc làm hữu ích của Joboko.com, bạn đã biết được mình sẽ cần phải làm thế nào và rèn luyện những kỹ năng gì để có thể thành công trong công việc.

MỤC LỤC:
I. Trợ lý Tổng Giám đốc là gì?
II. Mô tả công việc của Trợ lý Tổng Giám đốc
III. Phẩm chất và kỹ năng cần có của Trợ lý Tổng Giám đốc
IV. Mức lương của Trợ lý Tổng Giám đốc