Nhân viên hành chính nhân sự (HCNS) là người cộng tác và hỗ trợ đắc lực đằng sau các bộ phận khác trong công ty. Trách nhiệm chính của họ là tập trung hỗ trợ trưởng phòng nhân sự hoàn thành tốt các công việc liên quan đến tuyển dụng, nhân sự.
Nhân viên hành chính nhân sự là vị trí quan trọng không thể thiếu trong những công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều bạn sinh viên trẻ mới ra trường vẫn chưa hiểu rõ về công việc nhân viên hành chính nhân sự là gì, yêu cầu kỹ năng ra sao. Nhằm giúp bạn đọc có thông tin hữu ích về nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự, JOBOKO giới thiệu việc làm này chi tiết trong bài viết sau.
Công việc cụ thể của nhân viên hành chính nhân sự là gì?
I. Mô tả công việc của Nhân viên hành chính nhân sự
Công việc của Nhân viên hành chính nhân sự đa dạng và tùy theo yêu cầu từng doanh nghiệp, công ty cụ thể. Tuy nhiên, nhìn chung thì họ phải đảm nhận các việc làm chính như:
- Tổ chức và lưu giữ hồ sơ lao động.
- Thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ công ty (chẳng hạn như nhân viên nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ phép năm...)
- Lập, quản lý và lưu giữ giấy tờ về các chính sách và thủ tục nhân sự.
- Liên kết với các đối tác bên ngoài như công ty bảo hiểm, bệnh viện đóng bảo hiểm y tế cho nhân viên và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
- Trả lời thắc mắc của nhân viên về các vấn đề liên quan đến nhân sự.
- Hỗ trợ phòng kế toán bằng việc cung cấp các thông tin nhân sự có liên quan (ví dụ số ngày nghỉ phép, ngày nghỉ ốm và số ngày làm việc).
- Lên kế hoạch nghỉ mát cho nhân viên công ty, sắp xếp chỗ ở cho nhân viên và lãnh đạo đi công tác, xử lý các loại chi phí liên quan.
- Tham gia vào các dự án của phòng nhân sự (chẳng hạn như hỗ trợ tổ chức sự kiện ngày hội việc làm).
II. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên hành chính nhân sự
Để có thể dễ dàng trúng tuyển, thành công, thăng tiến trên con đường làm
nhân viên hành chính nhân sự, ứng viên cần đáp ứng được những yêu cầu của nhà tuyển dụng như:
- Kinh nghiệm làm việc ở vị trí HCNS hoặc vị trí có liên quan.
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (MS Office).
- Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý nhân sự như HRIS hay HRMs.
- Nắm rõ các quy định của Luật Lao động.
- Kỹ năng tổ chức tốt, ưu tiên các dự án quan trọng.
- Khả năng giao tiếp qua điện thoại, email và trực tiếp. Tham khảo bài viết về kỹ năng giao tiếp để hoàn thiện kỹ năng hơn.
- Có bằng Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh và các ngành liên quan.
III. Phẩm chất của một nhân viên HCNS giỏi
Một nhân viên hành chính nhân sự xuất sắc là người có nền tảng kiến thức và sở hữu các kỹ năng mềm, kỹ năng hành chính văn phòng. Bên cạnh đó, bản thân mỗi ứng viên cũng cần có các phẩm chất để phù hợp với lĩnh vực. Một số phẩm chất quan trọng nhất với nhân viên hành chính nhân sự là:
- Khéo léo trong xây dựng mối quan hệ: Nghề nhân sự là làm việc giữa người với người, vừa cần có sự tương tác và giao tiếp tốt lại vừa cần sự nhạy cảm và tinh tế, tâm lý để đoán biết đối phương và điều chỉnh hành vi, cách trao đổi, hợp tác ăn ý nhất. Nhân viên hành chính nhân sự biết cách xây dựng và duy trì mối quan hệ sẽ làm việc hiệu quả và phát triển sự nghiệp lâu dài.
- Kiên nhẫn, biết lắng nghe: Nhân viên hành chính nhân sự hỗ trợ Trưởng phòng hành chính nhân sự để quản lý vấn đề hành chính - nhân sự - tuyển dụng trong doanh nghiệp, cung cấp một môi trường làm việc tốt và xây dựng văn hóa công ty. Sự kiên nhẫn cũng như khả năng lắng nghe tích cực giúp bạn trao đổi tốt hơn, được sếp và đồng nghiệp, các nhân viên công ty tin tưởng hơn.
- Kỷ luật và công bằng: Trong nhiều trường hợp, nhân viên hành chính nhân sự sẽ giải đáp thắc mắc cho nhân viên và giúp họ phân xử khi có xung đột, bất đồng. Do vậy, trước hết bản thân bạn phải là người có kỷ luật, sau đó là có khả năng giữ lập trường trung lập, xử lý công bằng.
- Chăm chỉ, chịu được áp lực: Nhân viên hành chính nhân sự làm công việc văn phòng nhưng họ không hề nhàn nhã như nhiều người vẫn tưởng. Sự chăm chỉ, cẩn thận và biết sắp xếp công việc, chịu được áp lực là phẩm chất quan trọng giúp bạn hoàn thành tốt công việc.
Để trở thành nhân viên nhân sự giỏi các bạn cần làm gì?
Các vai trò như nhân viên hành chính nhân sự hay nhân viên nhân viên nhân sự tuyển dụng không yêu cầu quá cao về bằng cấp nhưng lại chú trọng đến kinh nghiệm và năng lực làm việc thực tế. Bạn có thể học đúng ngành hoặc làm trái ngành nhưng hãy chủ động rèn luyện, tích lũy kinh nghiệm và phát triển kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính nhân sự.
Khi có ý định tìm việc làm nhân viên hành chính nhân sự, để xem mình có khả năng đảm nhận hay không thì bạn cần tìm hiểu kỹ về mô tả công việc. Điều này còn giúp bạn biết cách đề cập kỹ năng, kinh nghiệm theo yêu cầu ở tin tuyển dụng vào CV xin việc để trở thành ứng viên phù hợp nhất. Quá trình tạo CV cũng sẽ là bước quan trọng mang đến cơ hội việc làm tốt cho ứng viên, vì vậy nếu bạn yêu thích việc làm này, đừng bỏ qua tham khảo các
mẫu CV xin việc hành chính nhân sự sẵn có với hướng dẫn chi tiết JOBOKO chia sẻ.
Hoặc nếu bạn muốn đảm nhận vị trí cao hơn là trưởng phòng nhân sự thì việc chuẩn bị cần phải kỹ càng hơn. Do đó, bộ
câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng nhân sự mà JOBOKO cập nhật hứa hẹn sẽ giúp bạn chinh phục được những nhà tuyển dụng khó tính nhất. Nếu bạn đã chuẩn bị kỹ càng về kiến thức và kỹ năng qua việc tìm hiểu các câu hỏi phỏng vấn thì hãy tự tin để có công việc như ý muốn.
MỤC LỤC:
I. Mô tả công việc của Nhân viên hành chính nhân sự
II. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Nhân viên hành chính nhân sự
III. Phẩm chất của một nhân viên HCNS giỏi
Đọc thêm: Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hành chính nhân sự
Đọc thêm: 4 kỹ năng cần có của một Nhân viên hành chính nhân sự