Việc làm trưởng phòng nhân sự (550 việc)

Trưởng phòng nhân sự là mắt xích quan trọng trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân tài đóng góp cho quá trình hình thành và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Họ là người chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và giám sát hoạt động của nhân sự trong doanh nghiệp, là cầu nối giữa sếp và nhân viên các phòng ban. Để tìm hiểu chi tiết về công việc trưởng phòng nhân sự, bạn đọc hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây.

MỤC LỤC:
I. Trưởng phòng nhân sự là làm gì?
II. Trưởng phòng nhân sự cần thành thạo những kỹ năng nào?
III. Yêu cầu về bằng cấp của Trưởng phòng nhân sự
IV. Làm thế nào để trở thành Trưởng phòng nhân sự giỏi?
V. Tiêu chí đánh giá KPI của Trưởng phòng nhân sự là gì?
VI. Cơ hội và thách thức của trưởng phòng nhân sự
VII. Kinh nghiệm xin việc làm Trưởng phòng nhân sự
VIII. Câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng nhân sự

Để trở thành trưởng phòng nhân sự giỏi cần những yếu tố gì?

I. Trưởng phòng nhân sự là làm gì?

Dưới đây là các công việc cần làm của Trưởng phòng nhân sự:

• Tuyển dụng và đào tạo nhân sự: Hiểu biết về các quy định của doanh nghiệp cũng như khả năng phát hiện tiềm năng trong mỗi ứng viên thể hiện qua CV xin việc và vòng phỏng vấn, Trưởng phòng nhân sự tham gia trực tiếp vào quy trình tuyển dụng nhân tài phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
• Hướng dẫn và đánh giá hoạt động của phòng tuyển dụng: Trưởng phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và đánh giá việc thực hiện các kế hoạch và chính sách nhân sự của một phòng ban để đảm bảo mục tiêu chung của doanh nghiệp. Các kế hoạch cần thực hiện của phòng tuyển dụng là "rao" tin tuyển dụng khắp các diễn đàn, mạng xã hội, các trang tin tuyển dụng; tiếp nhận và xử lý CV xin việc để chọn các ứng viên tiềm năng vào vòng phỏng vấn; xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn và tiêu chí chọn ứng viên để tìm ra những ứng viên xuất sắc cho công ty.
• Xây dựng chương trình gia tăng hiệu quả công việc cho nhân viên: Trưởng phòng nhân sự tiến hành đánh giá định kỳ năng lực của từng thành viên trong doanh nghiệp cũng như tình hình hoạt động của doanh nghiệp nói chung; đồng thời xây dựng chương trình khen thưởng cho nhân viên có thành tích xuất sắc.
• Giải thích cho nhân viên mới các vấn đề trong quy trình tuyển dụng: Xây dựng và điều hòa văn hóa doanh nghiệp là một trong những trọng trách của một Trưởng phòng nhân sự. Bởi vậy, họ cần phân tích và giải thích cho các ứng viên mới các vấn đề về mối quan hệ giữa nhân viên, nắm rõ năng lực cá nhân của từng ứng viên và lên kế hoạch xây dựng và đào tạo cụ thể. Từ đó, nhân viên mới có thể xác định liệu rằng đây có phải là môi trường phù hợp nhất với họ hay không và tạo cơ hội để họ phát triển tiềm năng của bản thân.
• Trở thành "đại sứ văn hóa" doanh nghiệp: Quản lý nhân sự góp phần xây dựng một doanh nghiệp quy củ và kỷ luật, từ đó hình thành một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh. Được làm việc trong môi trường đoàn kết và gần gũi, ứng viên sẽ làm việc hiệu quả và lâu dài cho doanh nghiệp.
• Xây dựng các hoạt động team building, ngoại khóa cho nhân viên: Các hoạt động team building được tổ chức thường xuyên sẽ giúp giảm bớt căng thẳng và tiếp thêm năng lượng cho nhân viên, đồng thời "kéo gần" các khoảng cách và gia tăng tương tác giữa các nhân viên trong các phòng ban.
• Quản lý bảng lương và thực hiện trả lương cho nhân viên: Trưởng phòng nhân sự còn đảm nhiệm việc theo dõi và thống kê bảng lương cho nhân viên dựa vào số ngày làm việc, tiền thưởng và việc tham gia chế độ bảo hiểm của từng cá nhân.
• Xây dựng và thay mặt ban giám đốc kí hợp đồng với nhân viên: Trưởng phòng nhân sự thu nhận kết quả đánh giá nhân viên thử việc và chính thức từ giám đốc các bộ phận và thay mặt Ban giám đốc thực hiện kí kết hợp đồng chính thức đối với nhân viênthử việc và tiếp tục ra hạn hợp đồng với các nhân viên chính thức.
• Quản lý và bảo mật tài liệu cho doanh nghiệp: Bên cạnh đó, bảo quản và bảo mật tài liệu quan trọng cho doanh nghiệp cũng là trách nhiệm của Trưởng phòng nhân sự. Tài liệu có thể được in thành bản cứng hay được lưu trữ trên hệ thống quản trị của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Để leo lên vị trí trưởng phòng nhân sự cần những tố chất gì?

II. Trưởng phòng nhân sự cần thành thạo những kỹ năng nào?

2.1. Kỹ năng giao tiếp

Khả năng giao tiếp thông thạo bằng lời và bằng văn bản khiến Trưởng phòng nhân sự truyền đạt rõ ràng các thông điệp của Ban giám đốc tới toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời, họ có thể xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đồng nghiệp và nhân viên trong các phòng ban hiệu quả. Các bạn cùng tìm hiểu thêm về Kỹ năng giao tiếp để ứng dụng cho các vị trí việc làm đạt được kết quả tốt nhất cho bản thân.

2.2. Khả năng lãnh đạo

Để quản lý hiệu quả công việc của phòng nhân sự nói chung và việc thực hiện nội quy chung của các nhân viên trong công ty, Trưởng phòng nhân sự cần thành thạo kỹ năng lãnh đạo. Đồng thời, tầm nhìn lãnh đạo còn thể hiện trong việc xây dựng các chính sách cho doanh nghiệp.

2.3. Kỹ năng làm việc nhóm

Thường xuyên trao đổi công việc với các nhân viên trong phòng ban yêu cầu Trưởng phòng nhân sự làm việc nhóm hiệu quả, nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu và các quy định chung. Công việc được hoàn thành nhanh chóng khi có Kỹ năng làm việc nhóm. Kỹ năng này còn tạo nên sự liên kết nhất định đồng thời hỗ trợ cho công việc đạt kết quả như mong đợi.

2.4. Kỹ năng quản lý thời gian

Một ngày của Trưởng phòng nhân sự bắt đầu bằng một chuỗi dài các lịch trình như lựa chọn hồ sơ xin việc và sắp xếp buổi phỏng vấn giữa Ban giám đốc với các ứng viên mới, tổ chức các hoạt động team building,... Bởi vậy, Trưởng phòng nhân sự cần sắp xếp lịch trình làm việc khoa học, sử dụng các ứng dụng ghi chú để ưu tiên những việc quan trọng và tránh bỏ sót lịch trình nào bạn nhé. Chắc chắn kỹ năng quản lý thời gian đối với các bạn chúng ta không thể bỏ qua, hãy cùng tìm hiểu để đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu công việc của bản thân.

2.5. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Khi giải quyết các vấn đề về nhân sự, Trưởng phòng nhân sự cần bình tĩnh xử lý các tình huống phát sinh như tìm hiểu lý do nhân viên nghỉ việc và dựa vào đóng góp của nhân viên đó với công ty. Trưởng phòng nhân sự sẽ thuyết phục họ ở lại hay phải tiếp tục rao tin tuyển dụng. Kỹ năng giải quyết vấn đề còn giúp người làm nhân sự đưa ra những phương án nhanh chóng và hợp lý nhất để khắc phục mọi công việc không như mong đợi.
Cùng với đó là một trưởng phòng nhân sự cũng không thể bỏ qua các kỹ năng phân tích. Bởi đây là một trong số những kỹ năng cần thiết dành cho các bạn phân tích và đánh giá công việc đưa ra những cách làm việc hiệu quả nhất. Hãy cùng tham khảo ngay kỹ năng phân tích để đạt được kết quả công việc như mong đợi nhé.

2.6. Thành thạo công nghệ

Bên cạnh việc sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Microsoft Word, phần mềm trình chiếu Power Point hay bảng tính Excel, trưởng phòng nhân sự còn cần tận dụng tối đa tính năng chia sẻ đa phương tiện của mạng xã hội Facebook, Twitter, Zalo, Instagram,... để "rao" tin tuyển dụng nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí tìm kiếm ứng viên phù hợp cho các dự án mới của doanh nghiệp. Kỹ năng công nghệ hỗ trợ quản trị nhân sự tiết kiệm thời gian đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty.

III. Yêu cầu về bằng cấp của Trưởng phòng nhân sự

Để ứng tuyển Trưởng phòng nhân sự, bạn cần phải có bằng Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị hành chính, Quản lý nhân sự,... Hiện nay, có rất nhiều trường Đại học có đào tạo chuyên ngành này như Đại học Nội vụ, Đại học Lao động - Xã hội, Học viện Hành chính Quốc gia, Đại học Công đoàn, Đại học Kinh tế Quốc dân,...
Hoàn thành các khóa học này, bạn sẽ có đầy đủ kiến thức chuyên môn về 6 lĩnh vực cơ bản trong ngành nhân sự như tiền lương và phúc lợi, quan hệ lao động, quản trị chiến lược, hoạch định kế hoạch nhân sự và củng cố nguồn lực,... Khi đó, bạn sẽ có thể tự tin ứng tuyển vào các vị trí nhân sự, thậm chí là ở các công ty lớn.
Nhiều ứng viên hiện nay còn theo học các chứng chỉ quốc tế về quản trị nguồn nhân lực như HRCI, PHR, CEBS,... Những chứng chỉ này cộng với nền tảng tiếng Anh tốt sẽ là vũ khí giúp ứng viên vị trí Trưởng phòng nhân sự chinh phục nhà tuyển dụng nhanh và hiệu quả nhất.

IV. Làm thế nào để trở thành Trưởng phòng nhân sự giỏi?

Con đường để trở thành một Trưởng phòng nhân sự giỏi chưa bao giờ là dễ dàng. Tuy nhiên, những gì bạn nhận được sẽ thực sự rất đáng giá. Hãy làm theo các bước dưới đây của JOBOKO.com để tạo nên một nền tảng vững chắc cho sự nghiệp nhân sự của mình.

1. Nắm vững các chức năng của bộ phận nhân sự

Cả sự nghiệp của những người làm nghề nhân sự đều xoay quanh nhân viên, từ tuyển dụng, đào tạo, cho tới chế độ phúc lợi,... Để làm tốt những công việc này, bạn cần phải:

• Trau dồi kiến thức chuyên môn về tuyển dụng nhân sự.
• Đầu tư học tập những kiến thức về đào tạo và phát triển nhân viên.
• Tìm hiểu về các chế độ tiền lương và phúc lợi cho nhân viên theo quy định của Nhà nước và công ty.
• Nắm vững các quy định của Bộ luật Lao động.
• Tìm hiểu thế nào là một môi trường làm việc lý tưởng đối với nhân viên và cố gắng tạo môi trường để nhân viên phát triển.

2. Rèn luyện các kỹ năng mềm cần thiết

Rèn luyện các kỹ năng mềm cần thiết cũng là một bước quan trọng giúp bạn trở thành một Trưởng phòng nhân sự giỏi. Đây chính là cơ sở để bạn hoàn thành tốt các chức năng là nhiệm vụ của bộ phận nhân sự. Hãy luôn cố gắng:

• Rèn luyện sự linh hoạt và khả năng xử lý tình huống tốt
• Thành thạo kỹ năng giải quyết xung đột giữa nhân viên với nhân viên, nhân viên với cấp trên, ... và tạo dựng văn hóa doanh nghiệp.
• Nuôi dưỡng niềm đam mê với nghề nhân sự.
• Học kỹ năng lắng nghe.

Đọc thêm: Những kỹ năng mềm cần thiết giúp bạn thành công trong mọi lĩnh vực

3. Nâng cao năng lực chuyên môn

Công việc nhân sự vốn vô cùng phức tạp; vì vậy, để thành công, bạn cần phải học cách tư duy và hành động chiến lược.

• Học hỏi kiến thức liên quan đến quản lý dự án

Công việc của Trưởng phòng nhân sự phụ thuộc rất nhiều vào việc hợp tác nhóm và lập kế hoạch dài hạn. Khi đó, kỹ năng quản lý dự án sẽ giúp bạn vận hành công việc một cách hiệu quả. Ví dụ, khi thực hiện một chương trình đào tạo cho nhân viên, bạn sẽ phải lập kế hoạch thời gian, hoạch định ngân sách và quản lý các nguồn tài nguyên. Điều này cũng tương tự như khi xây dựng quy trình tuyển dụng và thực hiện các công việc trong quản trị nguồn nhân lực khác.

• Ưu tiên giá trị cốt lõi

Trong quá trình làm việc, bạn sẽ phải đưa ra rất nhiều quyết định quan trọng như nên chọn ứng viên nào, có nên báo cáo sự việc này lên cấp trên hay không, có nên tăng lương cho nhân viên, .... Nhiều khi, những câu hỏi này có thể khiến bạn bị kiệt sức nếu như không thể tìm ra cơ sở cho những quyết định của mình. Trong những trường hợp như vậy, hãy luôn cân nhắc đến giá trị cốt lõi cho công ty và hành động theo lý trí, sự chính trực của bản thân.

• Làm việc dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế

Là một Trưởng phòng nhân sự, bạn cần phải học cách để tận dụng dữ liệu thống kê về nhân viên, bảng lương, hiệu suất làm việc, điểm hài lòng của nhân viên, thị trường lao động, .... khi cần phải đưa ra các quyết định quan trọng.

• Vận dụng công nghệ vào phục vụ công việc

Khi công nghệ ngày càng phát triển, các công việc cơ bản như tính toán lương, lưu trữ thông tin nhân viên, một số bước trong quy trình tuyển dụng, ... đang dần được tự động hóa bởi các phần mềm HR. Việc sử dụng những công nghệ này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác mà còn rút ngắn thời gian làm việc, giúp bạn có nhiều thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.

V. Tiêu chí đánh giá KPI của Trưởng phòng nhân sự là gì?

1. Chi phí tuyển dụng

Để tuyển dụng nhân sự đảm bảo đủ số lượng và năng lực đạt yêu cầu với từng dự án, Trưởng phòng nhân sự cần thực hiện đăng tuyển dụng "mất phí" trên các website tuyển dụng và các trang web. Bởi vậy, họ cần tìm cách rút ngắn thời gian và chi phí tìm kiếm ứng viên để đạt KPI nhanh chóng nhất.

2. Lợi nhuận doanh nghiệp

Lợi nhuận của doanh nghiệp gia tăng đã phần nào phản ánh chất lượng của các ứng viên bạn tuyển dụng. Bởi vậy, doanh thu trở thành tiêu chí đánh giá KPI của Trưởng phòng nhân sự.

3. Năng suất làm việc của nhân viên

Bên cạnh đó, KPI của Trưởng phòng nhân sự còn thể hiện ở hiệu suất làm việc của nhân viên. Thực tế, việc tuyển dụng được ứng viên tiềm năng phù hợp với vị trí tuyển dụng phụ thuộc phần lớn vào khả năng thấu hiểu năng lực và tạo cơ hội phát huy hết tiềm năng trong mỗi ứng viên của Trưởng phòng nhân sự.

VI. Cơ hội và thách thức của trưởng phòng nhân sự

3.1. Cơ hội

3.1.1. Mức lương theo năng lực

Mức lương của Trưởng phòng nhân sự dao động từ 4 - 20 triệu đồng/tháng phụ thuộc vào số năm kinh nghiệm. Bởi vậy, nếu bạn có đủ đam mê và năng lực quản lý nhân sự thì hãy tích lũy kiến thức và kinh nghiệm ngay từ bây giờ để sở hữu mức lương cao nhất nhé.

3.1.2. Môi trường làm việc

"Đầu quân" cho vị trí Trưởng phòng nhân sự, ứng viên có cơ hội làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp với tinh thần đoàn kết, gắn bó và được học hỏi các kỹ năng trong lĩnh vực quản lý và đào tạo nhân sự.

3.1.3. Cơ hội thăng tiến

Làm việc chăm chỉ với tinh thần cầu tiến, Trưởng phòng nhân sự có cơ hội thăng tiến trở thành giám đốc nhân sự với mức lương lên đến 112,5 triệu đồng/năm.

3.2. Thách thức

3.2.1. Xu hướng nhân sự không ổn định

Trưởng phòng nhân sự thường xuyên phải đối mặt và giải quyết các trường hợp nhân sự nghỉ khi hết hạn hợp đồng hoặc không phù hợp trong quá trình thử việc. Lúc này, việc tìm kiếm một nhân sự phù hợp với yêu cầu của vị trí công việc khiến họ cảm thấy áp lực và phải "vắt kiệt" sức tìm kiếm một ứng viên phù hợp khác.

3.2.2. Trách nhiệm "cầu nối trung gian" giữa nhân viên với doanh nghiệp

Thay mặt Ban giám đốc, Trưởng phòng nhân sự phải truyền đạt chính xác các quyết định, chính sách và các quy định chung của doanh nghiệp bởi chỉ cần sai một chi tiết nhỏ, họ có nguy cơ phải chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc.

VII. Kinh nghiệm xin việc làm Trưởng phòng nhân sự

Trên thực tế, bất cứ ai có kiến thức và kinh nghiệm hoặc là tinh thần sẵn sàng học hỏi đều có thể trở thành một nhân viên hoặc chuyên viên trong ngành nhân sự. Tuy nhiên, để vươn lên vị trí Trưởng phòng nhân sự thì mọi chuyện lại không đơn giản như vậy. Khi đó, bạn cần phải:

1. Lên kế hoạch tìm việc cụ thể

Trước khi bắt đầu tìm việc làm Trưởng phòng nhân sự, hãy lên cho mình một kế hoạch cụ thể, cũng như việc nhà tuyển dụng lên kế hoạch tìm kiếm nhân viên mới. Bạn sẽ tìm việc khi nào? Bạn sẽ nghỉ việc ở công ty cũ trước hay đi tìm việc trước? Văn phòng làm việc trong phạm vi nào? Mức lương là bao nhiêu? Thời gian làm việc như thế nào?

2. Chỉ tập trung vào những việc quan trọng nhất

Bạn cần phải liệt kê những công việc quan trọng nhất mà mình cần thực hiện và chỉ tập trung vào đó. Đừng lãng phí thời gian vào những việc vô ích như spam email/điện thoại của nhà tuyển dụng, mang một bản CV đi ứng tuyển vào rất nhiều vị trí khác nhau, .... Thay vào đó, hãy lựa chọn một công việc cụ thể theo những tiêu chí đã đặt ra ở trên, tùy chỉnh CV và ứng tuyển một cách thật nghiêm túc.

3. Tạo dựng các mối quan hệ trong công việc

Dù đối với bất cứ vị trí nào thì các mối quan hệ trong công việc cũng sẽ giúp bạn đẩy nhanh quá trình tìm việc của mình và cũng có rất nhiều cách khác nhau để bạn tạo dựng quan hệ với những người xung quanh, cả trực tiếp và trực tuyến: thông qua các sự kiện, talkshow chia sẻ kinh nghiệm, qua mạng xã hội, ....

4. Tùy chỉnh CV

Khi nhà tuyển dụng nhận được tới 100 - 200 CV nhưng lại chỉ cần tuyển một người duy nhất thì chắc chắn họ sẽ tập trung vào những CV bắt mắt và đáp ứng tốt nhất yêu cầu của họ. Bên cạnh đó, mỗi CV thường chỉ có chưa tới 10 giây để chinh phục nhà tuyển dụng. Vì thế, bạn cần phải đảm bảo CV ngắn gọn, bố cục rõ ràng, chỉ tập trung vào những kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng nhất.

5. Tuân thủ đúng các hướng dẫn và quy tắc khi ứng tuyển

Có những hành động của ứng viên bị nhà tuyển dụng đánh giá thấp hoặc thậm chí khiến họ tức giận, đặc biệt là đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự như ứng tuyển một cách bừa bãi vào những vị trí mà mình không đủ trình độ và kinh nghiệm. Họ có thể đánh giá bạn là một người thiếu chuyên nghiệp và chỉ đang gửi CV hàng loạt.
Tồi tệ hơn, còn có những ứng viên nói dối trong CV xin việc Trưởng phòng nhân sự hoặc cố tình bịa đặt thông tin để đánh lừa nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, họ lại cho thấy khuyết điểm của việc không tìm hiểu thông tin kỹ lưỡng trước khi ứng tuyển hoặc phỏng vấn.
Ứng tuyển Trưởng phòng nhân sự, bạn cần phải tuyệt đối tránh những lỗi này. Đồng thời, tuân thủ đúng những hướng dẫn và quy tắc mà nhà tuyển dụng đưa ra. Bạn làm việc trong ngành nhân sự nên lại càng phải hiểu rõ những điều này hơn ai hết. Kỳ vọng của nhà tuyển dụng đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự thường cao hơn bất cứ một vị trí nào khác trong công ty.

Làm thế nào để ứng tuyển việc làm Trưởng phòng nhân sự nhanh chóng?

VIII. Câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng nhân sự

Trưởng phòng nhân sự là vị trí mơ ước của nhiều người, tuy nhiên, để có thể tận hưởng những lợi ích từ công việc này, trước hết, bạn cần phải vượt qua vòng phỏng vấn. Tham khảo một số câu hỏi phỏng vấn phổ biến dưới đây để biết cách trả lời sao cho đạt kết quả tốt nhất:

• Phẩm chất nào giúp bạn trở thành một trưởng phòng nhân sự giỏi?
• Chiến lược tuyển dụng của bạn là gì? Làm thế nào để tìm kiếm nhân tài cho công ty?
• Trên cương vị là trưởng phòng nhân sự, bạn sẽ phối hợp với các phòng ban khác như thế nào? Tại sao?
• Theo bạn, phòng nhân sự có vai trò như thế nào đối với sự phát triển chung của toàn công ty?
• Nếu phải thông báo một tin không mấy tích cực cho nhân viên trong công ty, bạn sẽ làm thế nào?

Xem thêm: Câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng nhân sự và cách trả lời hay
Vị trí trưởng phòng nhân sự nhiều người tìm việc mong muốn đảm nhận nhưng không phải ai cũng có khả năng. Với những yêu cầu và tiêu chuẩn riêng cho nhân sự vị trí này, bạn phải vượt qua các ứng viên tiềm năng khác để giành tấm vé có được công việc như ý muốn. Tuy nhiên, bạn đừng quên tìm hiểu kỹ càng những yêu cầu công việc trưởng phòng nhân sự phải thực hiện trước khi ứng tuyển để tránh lãng phí thời gian bởi không đủ khả năng đáp ứng và bỏ dở giữa chừng.